14 мая 2021
7595
18 мин
5.00
Сервисы для тайм-менеджмента
В эпоху пандемии Covid-19 изменилось все: от привычного жизненного уклада до рабочих задач и методов их выполнения. Если в этих обстоятельствах ежедневный список дел кажется неподъемным — не стоит опускать руки. Возьмите на вооружение один или несколько сервисов тайм-менеджмента из этой статьи — это наверняка поможет восстановить и поддерживать пресловутый work-life баланс. Главное —помнить: вполне можно играть роль многорукого Шивы, оставаясь эффективным и счастливым, если правильно распоряжаться своим временем. Освоить искусство все успевать помогут многочисленные сервисы для тайм-менеджмента. Их можно разделить на четыре группы:
-
программы для планирования (в них можно составлять планы и списки с привязкой к дате и времени);
-
сервисы для заметок(записывать свои мысли и идеи — полезная привычка. Так вы избавитесь от необходимости держать все в голове и точно не забудете что-нибудь важное);
-
сервисы для контроля (незаменимы для самодисциплины).
Сервисы для планирования
1. Google Календарь
Лучшие решения всегда лежат на поверхности — так и в случае с сервисами тайм-менеджмента. Всем известный Google Календарь — понятный и простой сервис, который позволяет распланировать дела. Сервис бесплатный.
Приложение присылает уведомления о каждом внесенном в него мероприятии. Эту опцию можно использовать в письмах. Например, если необходимо пригласить на мероприятие через емейл-рассылку, вставьте в письмо кнопку “Добавить в календарь”.
Как сгенерировать ссылку, чтобы при переходе по ней в календарь пользователя автоматически добавлялось мероприятие, анонсируемое в рассылке, можно почитать в этой статье. Помимо этого, в приложении есть опция создания совместных календарей, что сильно помогает при командном планировании.
Приложение бесплатное.
2. GTasks
Понятный и полезный сервис. Подойдет тем, кто ценит простоту и минимализм.
С его помощью можно:
-
ставить задачи себе, друзьям, членам семьи, коллегам,
-
создавать списки дел,
-
отправлять напоминания.
Используя этот сервис, вы не пропустите важную задачу и сможете сфокусироваться на главном. Есть синхронизация с Google.
Пользователи Gmail могут найти это приложение, не выходя из своей почты:
Существуют версии как для яблочных устройств, так и для гаджетов на Android. Сервис бесплатный
3. Any.DO
Это популярный планировщик, в котором удобно составлять списки дел, размещать их в личные или рабочие папки, задавать начало рабочей недели. Миллионы пользователей во всем мире уже используют этот планировщик в том или ином виде и с его помощью успевают сделать больше и существенно экономят время на задачах. Приложение синхронизируется с почтой, благодаря чему письма можно превращать в задачи. В этом планировщике можно добавлять заметки и напоминания.
Any.DO можно использовать в виде мобильного приложения для iOS или Android или как расширение браузера Chrome, существует также отдельная версия для ПК.
В базовом варианте приложением можно пользоваться бесплатно, премиум-версия стоит $5,99 в месяц.
4. Todoist
Еще одно приложение, которое позволяет привести все сферы жизни в порядок.
Доступность функций зависит от выбранного пакета использования сервиса.
Но даже в бесплатной версии есть такие опции, как:
-
Возможность вести до 5 активных проектов.
-
Добавление до 5 пользователей в проект.
-
Загрузка файлов до 5 МБ.
-
Сохранение истории активности за 1 неделю.
Стоимость платных пакетов — от 3 до 6 долларов в месяц, они больше заточены под организацию работы команд.
В этом сервисе можно:
-
приоритизировать задачи,
-
разбивать задачи на подзадачи,
-
синхронизироваться с Gmail.
Для личного использования этот сервис полезен возможностью создавать списки книг для прочтения, фильмов для просмотра, необходимых покупок, а также другие виды списков в альтернативных категориях на свое усмотрение.
У приложения есть русскоязычный интерфейс. Оно представлено в версиях для IOS и Android.
Новым пользователям для ознакомления с функционалом сервиса отправляются онбординг письма:
А тем, кто создал задачу и не выполнил ее в срок, приходят емейл-рассылки с напоминаниями:
Хотите создавать письма в eSputnik?
5. Evernote
Приложение с широкой функциональностью, предназначенное для того, чтобы:
-
добавлять мультимедийные элементы;
-
привязывать информацию к местоположению;
-
писать заметки и статьи.
Можно сказать, что это приложение — одно из самых универсальных для решения вопросов с планированием и напоминаниями.
Есть бесплатная версия, а также пакеты “Премиум” и “Бизнес”, для тех, кому нужен расширенный функционал.
6. Trello
Хорошо подходит для организации совместной работы над проектами в небольших командах, некоторые используют это приложение и для планирования своих личных задач.
Для каждой задачи в этом сервисе создается карточка на виртуальной доске, куда можно добавлять исполнителей, метки, документы, комментарии, а также установить дедлайн. Перечень доступных опций отображается в самой карточке:
Приложение позволяет интегрировать дополнительные сервисы, например, Dropbox, Slack, Evernote и другие.
Есть бесплатная версия и два платных пакета с разным объемом дополнительных функций, предназначенные для фрилансеров и для больших команд.
Сервисы для заметок
7. Google Keep
Google Keep можно использовать совместно с Google Календарем — эти сервисы прекрасно дополняют друг друга. Здесь можно составлять списки, делать рукописные и голосовые заметки, добавлять записи с изображениями. Этот сервис подходит для того, чтобы быстро делать заметки в любых ситуациях, когда недостаточно времени на детальное описание идеи или задачи во всех подробностях, например, когда нужно законспектировать доклад спикера на конференции:
8. Skitch
Это бесплатный сервис для заметок от создателей Evernote. В нем можно делать снимки, которые потом легко дополнять своими заметками и комментариями. Это приложение для тех, кто лучше всего воспринимает визуальную информацию.
9. ColorNote
Приложение для любителей стикеров, по функционалу напоминающее Google Keep. Удобно для заметок и напоминаний. Подходит для ОС Android.
10. OneNote
Альтернатива Evernote, созданная корпорацией Microsoft. В этом приложении к заметкам можно добавлять теги, например: позвонить клиенту, обсудить с командой, запомнить. Использование бесплатное.
Сервисы для контроля времени
Не исключено, что они даже более важны, чем сервисы для планирования, поскольку проблема с нехваткой времени часто заключается не в слишком большом объеме задач, а в неконтролируемом расходовании этого невосполнимого ресурса. Некоторые приложения позволяют отследить, сколько времени вы тратите на ежедневную рутину и на другие задачи, и таким образом найти способы оптимизации своего графика. Другие предназначены для того, чтобы помочь сфокусироваться и исключить отвлекающие факторы, например, соцсети и новости.
11. Toggl
Чтобы решить проблему, нужно найти ее причины. И в этом вам поможет тайм-трекер Toggl. С его помощью можно контролировать время, затрачиваемое на каждую задачу, определить, когда оно расходуется неэффективно, и своевременно принять меры для исправления ситуации. Куда уходят драгоценные минуты и часы, можно увидеть во вкладке Timeline, если, конечно же, корректно включать трекер, начиная каждую новую активность:
Для личного использования есть бесплатный пакет, для команд тариф в месяц от 8 usd.
12. RescueTime
С помощью этого трекера можно отследить, сколько времени уходит на задачи. Помимо этого сервис предлагает челендж-тренинг для улучшения навыков конструктивного использования времени, а также отдельный пакет для организации работы команд. У каждого пакета есть бесплатный тестовый период.
13. SelfControl
Полезная программа для блокировки доступа к развлекательным ресурсам в рабочее время. Сайты для блокировки пользователь выбирает самостоятельно. Это бесплатное приложение доступно для Mac OS.
14. Focus Booster
Если вы хотите использовать популярный в тайм-менеджменте метод «Помидора», то Focus Booster как раз то приложение, которое будет сигнализировать вам о том, что пора переключиться в альтернативный режим. Если кратко, то суть «Помидора» заключается в том, что задачи разбиваются на отрезки по 35-45 минут с 5-10 минутным перерывом после каждого такого промежутка. Переменки называют “помидорами”, отсюда и его название.
После каждой четвертой перемены «помидора» рекомендуется делать перерыв на 15-30 минут.
15. Everhour
Это приложение интегрируется с другими инструментами для организации работы, в частности, Asana, Trello, Jira. С его помощью пользователи могут фиксировать время, потраченное на задачи, согласовывать работу внутри команды, решать организационные вопросы. В личном кабинете можно сформировать отчеты за нужный период, свериться с рабочими графиками коллег, получить срез использования времени по каждому из своих проектов:
Вывод
Сервисы для тайм-менеджмента позволяют:
-
“Разгрузить” ум;
-
Определить, куда уходит время;
-
Распределить рабочую нагрузку;
-
Использовать энергию в нужном направлении;
-
Упорядочить хаос в делах и структурировать задачи;
-
Приоритизировать дела на этапе составления списков и фокусироваться на главном;
-
Научиться самодисциплине;
-
Повысить продуктивность на работе и освободить время для личных дел;
-
Обрести контроль над своей жизнью.
Чтобы использование сервисов для тайм-менеджмента дало ожидаемый результат, нужно честно ответить себе на вопрос, какую проблему вы хотите решить с помощью такого приложения, а затем выбрать один или парочку тех, которые позволят справиться именно с этой задачей.
Например,
-
Если цель — повысить самодисциплину, вам в помощь сервисы-контроллеры;
-
Если хотите справиться с забывчивостью и выполнять задачи своевременно — используйте сервисы для заметок или планировщики
-
Если требуется организовать работу команды — посмотрите, какие предложения для команд есть у представленных выше планировщиков, или подберите в качестве альтернативы похожий сервис.
Глеб Стародынов 2 года назад