Сервисы для тайм-менеджмента

В эпоху пандемии Covid-19 изменилось все: от привычного жизненного уклада до рабочих задач и методов их выполнения. Если в этих обстоятельствах ежедневный список дел кажется неподъемным — не стоит опускать руки. Возьмите на вооружение один или несколько сервисов тайм-менеджмента из этой статьи — это наверняка поможет восстановить и поддерживать пресловутый work-life баланс. Главное —помнить:  вполне можно играть роль многорукого Шивы, оставаясь эффективным и счастливым, если правильно распоряжаться своим временем. Освоить искусство все успевать помогут многочисленные сервисы для тайм-менеджмента. Их можно разделить на четыре группы:

• программы для планирования (в них можно составлять планы и списки с привязкой к дате и времени);

• сервисы для заметок(записывать свои мысли и идеи — полезная привычка. Так вы избавитесь от необходимости держать все в голове и точно не забудете что-нибудь важное);

• сервисы для контроля (незаменимы для самодисциплины). 

Сервисы для планирования

1. Google Календарь

Лучшие решения всегда лежат на поверхности — так и в случае с сервисами тайм-менеджмента. Всем известный Google Календарь — понятный и простой сервис, который позволяет распланировать дела. Сервис бесплатный.

Приложение присылает уведомления о каждом внесенном в него мероприятии. Эту опцию можно использовать в письмах. Например, если необходимо пригласить на мероприятие через емейл-рассылку, вставьте в письмо кнопку “Добавить в календарь”. 

Как сгенерировать ссылку, чтобы при переходе по ней в календарь пользователя автоматически добавлялось мероприятие, анонсируемое в рассылке, можно почитать в этой статье. Помимо этого, в приложении есть опция создания совместных календарей, что сильно помогает при командном планировании. 

Приложение бесплатное.

2. GTasks

Понятный и полезный сервис. Подойдет тем, кто ценит простоту и минимализм.

С его помощью можно:

• ставить задачи себе, друзьям, членам семьи, коллегам,

• создавать списки дел,

• отправлять напоминания.

Используя этот сервис, вы не пропустите важную задачу и сможете сфокусироваться на главном. Есть синхронизация с Google.

Пользователи Gmail могут найти это приложение, не выходя из своей почты:

Существуют версии как для яблочных устройств, так и для гаджетов на Android. Сервис бесплатный

3. Any.DO

Это популярный планировщик, в котором удобно составлять списки дел, размещать их в личные или рабочие папки, задавать начало рабочей недели. Миллионы пользователей во всем мире уже используют этот планировщик в том или ином виде и с его помощью успевают сделать больше и существенно экономят время на задачах. Приложение синхронизируется с почтой, благодаря чему письма можно превращать в задачи. В этом планировщике можно добавлять заметки и напоминания.

Any.DO можно использовать в виде мобильного приложения для iOS или Android или как расширение браузера Chrome, существует также отдельная версия для ПК.

В базовом варианте приложением можно пользоваться бесплатно, премиум-версия стоит $5,99 в месяц.

4. Todoist

Еще одно приложение, которое позволяет привести все сферы жизни в порядок.

Доступность функций зависит от выбранного пакета использования сервиса.

Но даже в бесплатной версии есть такие опции, как:

• Возможность вести до 5 активных проектов.

• Добавление до 5 пользователей в проект.

• Загрузка файлов до 5 МБ.

• Сохранение истории активности за 1 неделю.

Стоимость платных пакетов — от 3 до 6 долларов в месяц, они больше заточены под организацию работы команд.

В этом сервисе можно:

• приоритизировать задачи,

• разбивать задачи на подзадачи,

• синхронизироваться с Gmail.

Для личного использования этот сервис полезен  возможностью создавать списки книг для прочтения, фильмов для просмотра, необходимых покупок, а также другие виды списков в альтернативных категориях на свое усмотрение.

У приложения есть русскоязычный интерфейс. Оно представлено в версиях для IOS и Android.

Новым пользователям для ознакомления с функционалом сервиса отправляются онбординг письма:

А тем, кто создал задачу и не выполнил ее в срок, приходят емейл-рассылки с напоминаниями:

5. Evernote

Приложение с широкой функциональностью, предназначенное для того, чтобы:

• добавлять мультимедийные элементы;

• привязывать информацию к местоположению;

• писать заметки и статьи.

Можно сказать, что это приложение — одно из самых универсальных для решения вопросов с планированием и напоминаниями.

Есть бесплатная версия, а также пакеты “Премиум” и “Бизнес”, для тех, кому нужен расширенный функционал.

6. Trello

Хорошо подходит для организации совместной работы над проектами в небольших командах, некоторые используют это приложение и для планирования своих личных задач.

Для каждой задачи в этом сервисе создается карточка на виртуальной доске, куда можно добавлять исполнителей, метки, документы, комментарии, а также установить дедлайн. Перечень доступных опций отображается в самой карточке:

Приложение позволяет интегрировать дополнительные сервисы, например, Dropbox, Slack, Evernote и другие.

Есть бесплатная версия и два платных пакета с разным объемом дополнительных функций, предназначенные для фрилансеров и для больших команд.

Сервисы для заметок

7. Google Keep

Google Keep можно использовать совместно с Google Календарем — эти сервисы прекрасно дополняют друг друга. Здесь можно составлять списки, делать рукописные и голосовые заметки, добавлять записи с изображениями. Этот сервис подходит для того, чтобы быстро делать заметки в любых ситуациях, когда недостаточно времени на детальное описание идеи или задачи во всех подробностях, например, когда нужно законспектировать доклад спикера на конференции:

8. Skitch

Это бесплатный сервис для заметок от создателей Evernote. В нем можно делать снимки, которые потом легко дополнять своими заметками и комментариями. Это приложение для тех, кто лучше всего воспринимает визуальную информацию.

9. ColorNote

Приложение для любителей стикеров, по функционалу напоминающее Google Keep. Удобно для заметок и напоминаний. Подходит для ОС Android.

10. OneNote

Альтернатива Evernote, созданная корпорацией Microsoft. В этом приложении к заметкам можно добавлять теги, например: позвонить клиенту, обсудить с командой, запомнить. Использование бесплатное.

Сервисы для контроля времени

Не исключено, что они даже более важны, чем сервисы для планирования, поскольку проблема с нехваткой времени часто заключается не в слишком большом объеме задач, а в неконтролируемом расходовании этого невосполнимого ресурса. Некоторые приложения позволяют отследить, сколько времени вы тратите на ежедневную рутину и на другие задачи, и таким образом найти способы оптимизации своего графика. Другие предназначены для того, чтобы помочь сфокусироваться и исключить отвлекающие факторы, например, соцсети и новости.

11. Toggl

Чтобы решить проблему, нужно найти ее причины. И в этом вам поможет тайм-трекер Toggl. С его помощью можно контролировать время, затрачиваемое на каждую задачу, определить, когда оно расходуется неэффективно, и своевременно принять меры для исправления ситуации. Куда уходят драгоценные минуты и часы, можно увидеть во вкладке Timeline, если, конечно же, корректно включать трекер, начиная каждую новую активность:

Для личного использования есть бесплатный пакет, для команд тариф в месяц от 8 usd.

12. RescueTime

С помощью этого трекера можно отследить, сколько времени уходит на задачи. Помимо этого сервис предлагает челендж-тренинг для улучшения навыков конструктивного использования времени, а также отдельный пакет для организации работы команд. У каждого пакета есть бесплатный тестовый период.

13. SelfControl

Полезная программа для блокировки доступа к развлекательным ресурсам в рабочее время. Сайты для блокировки пользователь выбирает самостоятельно. Это бесплатное приложение доступно для Mac OS.

14. Focus Booster

Если вы хотите использовать популярный в тайм-менеджменте метод «Помидора», то Focus Booster как раз то приложение, которое будет сигнализировать вам о том, что пора переключиться в альтернативный режим. Если кратко, то суть «Помидора» заключается в том, что задачи разбиваются на отрезки по 35-45 минут с 5-10 минутным перерывом после каждого такого промежутка. Переменки называют “помидорами”, отсюда и его название.

После каждой четвертой перемены «помидора» рекомендуется делать перерыв на 15-30 минут.

15. Everhour

Это приложение интегрируется с другими инструментами для организации работы, в частности, Asana, Trello, Jira. С его помощью пользователи могут фиксировать время, потраченное на задачи, согласовывать работу внутри команды, решать организационные вопросы. В личном кабинете можно сформировать отчеты за нужный период, свериться с рабочими графиками коллег, получить срез использования времени по каждому из своих проектов:

Вывод

Сервисы для тайм-менеджмента позволяют:

• “Разгрузить” ум;

• Определить, куда уходит время;

• Распределить рабочую нагрузку;

• Использовать энергию в нужном направлении;

• Упорядочить хаос в делах и структурировать задачи;

• Приоритизировать дела на этапе составления списков и фокусироваться на главном;

• Научиться самодисциплине;

• Повысить продуктивность на работе и освободить время для личных дел;

• Обрести контроль над своей жизнью.

Чтобы использование сервисов для тайм-менеджмента дало ожидаемый результат, нужно честно ответить себе на вопрос, какую проблему вы хотите решить с помощью такого приложения, а затем выбрать один или парочку тех, которые позволят справиться именно с этой задачей.

Например,

• Если цель — повысить самодисциплину, вам в помощь сервисы-контроллеры;

• Если хотите справиться с забывчивостью и выполнять задачи своевременно — используйте сервисы для заметок или планировщики

• Если требуется организовать работу команды — посмотрите, какие предложения для команд есть у представленных выше планировщиков, или подберите в качестве альтернативы похожий сервис.