16 вересня 2021
5546
18 хв
0.00
Сервіси для тайм-менеджменту
В епоху пандемії Covid-19 змінилося все: від звичного життєвого укладу до робочих завдань та методів їхнього виконання. Якщо в цих обставинах щоденний перелік справ здається непідйомним — не варто опускати руки. Візьміть на озброєння один або кілька сервісів тайм-менеджменту із цієї статті — це напевно допоможе відновити і підтримувати горезвісний work-life баланс. Головне — пам'ятати: цілком можна грати роль багаторукого Шіви, залишаючись ефективним і щасливим, якщо правильно розпоряджатися своїм часом. Опанувати мистецтво все встигати допоможуть численні сервіси для тайм-менеджменту. Їх можна розділити на чотири групи: (нижче їх три)
-
програми для планування (в них можна складати плани і переліки з прив'язкою до дати й часу);
-
сервіси для нотаток (записувати свої думки та ідеї — корисна звичка. Так ви позбавитеся потреби тримати все в голові й напевно не забудете про щось важливе);
-
сервіси для контролю (незамінні для самодисципліни).
Сервіси для планування
1. Google Календар
Найкращі рішення завжди лежать на поверхні — так і у випадку із сервісами тайм-менеджменту. Всім відомий Google Календар — зрозумілий і простий сервіс, який дозволяє розпланувати справи. Сервіс безкоштовний.
Додаток надсилає повідомлення про кожний внесений до нього захід. Дану опцію можна використовувати в листах. Наприклад, якщо потрібно запросити на захід через емейл-розсилку, вставте до листа кнопку "Додати в календар".
Як згенерувати посилання, щоб при переході за ним у календар користувача автоматично додавався захід, анонсований у розсилці, можна прочитати в цій статті. Крім того, у програмі є опція створення спільних календарів, що дуже допомагає під час командного планування.
Додаток безкоштовний.
2. GTasks
Зрозумілий і корисний сервіс. Придатний для тих, хто цінує простоту й мінімалізм.
Із його допомогою можна:
-
ставити завдання собі, друзям, членам сім'ї, колегам;
-
створювати переліки справ;
-
надсилати нагадування.
Використовуючи цей сервіс, ви не пропустите важливе завдання і зможете сфокусуватися на головному. Є синхронізація з Google.
Користувачі Gmail можуть знайти цей додаток, не виходячи зі своєї пошти:
Існують версії як для яблучних пристроїв, так і для гаджетів на Android. Сервіс безкоштовний.
3. Any.DO
Це популярний планувальник, в якому зручно складати переліки справ, додавати їх в особисті або робочі папки, задавати початок робочого тижня. Мільйони користувачів у всьому світі вже використовують цей планувальник у тому чи іншому вигляді і з його допомогою встигають зробити більше і суттєво заощаджують час на завданнях. Додаток синхронізується з поштою, завдяки чому листи можна перетворювати на завдання. У цьому планувальнику можна додавати замітки й нагадування.
Any.DO можна використовувати у вигляді мобільного додатку для iOS чи Android або як розширення браузера Chrome, існує також окрема версія для ПК.
У базовому варіанті додатком можна користуватися безкоштовно, преміум-версія коштує $ 5,99 на місяць.
4. Todoist
Ще один додаток, який дозволяє привести всі сфери життя до ладу.
Доступність функцій залежить від вибраного пакета використання сервісу.
Але навіть у безкоштовній версії є такі опції, як:
-
Можливість вести до 5 активних проектів.
-
Додавання до 5 користувачів до проекту.
-
Завантаження файлів до 5 МБ.
-
Збереження історії активності за 1 тиждень.
Вартість платних пакетів — від 3 до 6 доларів на місяць, вони більшою мірою заточені під організацію роботи команд.
У цьому сервісі можна:
-
пріоритизувати завдання,
-
розбивати завдання на підзавдання,
-
синхронізуватися із Gmail.
Для особистого використання цей сервіс корисний можливістю створювати списки книг для прочитання, фільмів для перегляду, необхідних покупок, а також інші види списків в альтернативних категоріях на власний розсуд.
У додатку є російськомовний інтерфейс. Він представлений у версіях для IOS та Android.
Новим користувачам для ознайомлення з функціоналом сервісу надсилаються онбордингові листи:
А тим, хто створив завдання і не виконав його вчасно, надходять емейл-розсилки з нагадуваннями:
Бажаєте створювати листи в eSputnik?
5. Evernote
Додаток із широкою функціональністю, призначений для того, щоб:
-
додавати мультимедійні елементи;
-
прив'язувати інформацію до місцеположення;
-
писати замітки і статті.
Можна сказати, що цей додаток — один із найбільш універсальних для вирішення питань щодо планування та нагадувань.
Є безкоштовна версія, а також пакети "Преміум" та "Бізнес" для тих, кому потрібен розширений функціонал.
6. Trello
Добре підходить для організації спільної роботи над проектами в невеликих командах, дехто використовує цю програму також для планування своїх особистих завдань.
Для кожного завдання в цьому сервісі створюється картка на віртуальній дошці, куди можна додавати виконавців, мітки, документи, коментарі, а також встановити дедлайн. Перелік доступних опцій відображається в самій картці:
Додаток дозволяє інтегрувати додаткові сервіси, наприклад Dropbox, Slack, Evernote та інші.
Є безкоштовна версія і два платних пакети з різним обсягом додаткових функцій, призначені для фрілансерів і для великих команд.
Сервіси для нотаток
7. Google Keep
Google Keep можна використовувати разом із Google Календарем — ці сервіси чудово доповнюють один одного. Тут можна складати переліки, робити рукописні та голосові нотатки, додавати записи із зображеннями. Цей сервіс підходить для того, щоб швидко робити нотатки в будь-яких ситуаціях, коли бракує часу на детальний опис ідеї або завдання в усіх подробицях, наприклад коли потрібно законспектувати доповідь спікера на конференції:
8. Skitch
Це безкоштовний сервіс для нотаток від авторів Evernote. У ньому можна робити знімки, які потім легко доповнювати своїми нотатками і коментарями. Ця програма для тих, хто найкраще сприймає візуальну інформацію.
9. ColorNote
Додаток для любителів стікерів, за функціоналом нагадує Google Keep. Зручно для нотаток і нагадувань. Підходить для ОС Android.
10. OneNote
Альтернатива Evernote, створена корпорацією Microsoft. У цьому додатку до нотаток можна додавати теги, наприклад: подзвонити клієнтові, обговорити з командою, запам'ятати. Використання безкоштовне.
Сервіси для контролю часу
Ймовірно, вони навіть важливіші, ніж сервіси для планування, оскільки проблема браку часу часто полягає не в надто великому обсязі завдань, а в неконтрольованому витрачанні цього невідновлюваного ресурсу. Деякі програми дозволяють відстежити, скільки часу ви витрачаєте на щоденну рутину і на інші завдання, і таким чином знайти шляхи оптимізації свого графіка. Інші призначені для того, щоб допомогти сфокусуватися і виключити відволікаючі фактори, наприклад соцмережі та новини.
11. Toggl
Щоб вирішити проблему, потрібно знайти її причини. І в цьому вам допоможе тайм-трекер Toggl. Із його допомогою можна контролювати час, що витрачається на кожне завдання, визначити, коли він витрачається неефективно, і своєчасно вжити заходів для виправлення ситуації. Куди йдуть дорогоцінні хвилини та години, можна побачити у вкладці Timeline, якщо, звичайно ж, коректно включати трекер, починаючи кожну нову активність:
Для особистого використання є безкоштовний пакет, для команд — тариф на місяць від $8.
12. RescueTime
За допомогою цього трекера можна відстежити, скільки часу витрачається на завдання. Крім цього сервіс пропонує челендж-тренінг для покращення навичок конструктивного використання часу, а також окремий пакет для організації роботи команд. У кожного пакета є безкоштовний тестовий період.
13. SelfControl
Корисна програма для блокування доступу до розважальних ресурсів у робочий час. Сайти для блокування користувач вибирає самостійно. Це безкоштовний додаток доступний для Mac OS.
14. Focus Booster
Якщо ви бажаєте використовувати популярний у тайм-менеджменті метод «Помідора», то Focus Booster — саме той додаток, який сигналізуватиме вам, що настав час перейти до альтернативного режиму. Якщо коротко, то суть «Помідора» полягає в тому, що завдання розбиваються на відтинки по 35-45 хвилин із 5-10-хвилинною перервою після кожного такого проміжку. Перерви називають "помідорами", звідси і його назва.
Після кожної четвертої перерви «помідора» рекомендується робити перерву на 15-30 хвилин.
15. Everhour
Цей додаток інтегрується з іншими інструментами для організації роботи, зокрема Asana, Trello, Jira. За його допомоги користувачі можуть фіксувати час, витрачений на завдання, погоджувати роботу всередині команди, вирішувати організаційні питання. В особистому кабінеті можна сформувати звіти за потрібний період, звіритися з робочими графіками колег, отримати зріз використання часу за кожним із своїх проектів:
Висновки
Сервіси для тайм-менеджменту дозволяють:
-
"Розвантажити" розум;
-
Визначити, куди витрачається час;
-
Розподілити робоче навантаження;
-
Використовувати енергію в потрібному напрямку;
-
Впорядкувати хаос у справах і структурувати завдання;
-
Пріоритезувати справи на етапі складання списків і фокусуватися на головному;
-
Навчитися самодисципліні;
-
Підвищити продуктивність на роботі і звільнити час для особистих справ;
-
Отримати контроль над своїм життям.
Щоб використання сервісів для тайм-менеджменту принесло очікуваний результат, треба чесно відповісти собі на запитання, яку проблему ви бажаєте вирішити за допомогою такого додатку, а потім вибрати один або кілька таких, які дозволять впоратися саме з цим завданням.
Наприклад:
-
Якщо мета — підвищити самодисципліну, вам допоможуть сервіси-контролери;
-
Якщо бажаєте впоратися із неуважністю і виконувати завдання вчасно — використовуйте сервіси для нотаток або планувальники;
-
Якщо потрібно організувати роботу команди — подивіться, які пропозиції для команд є у наведених вище планувальників, або виберіть як альтернативу подібний сервіс.