Сервіси для тайм-менеджменту

В епоху пандемії Covid-19 змінилося все: від звичного життєвого укладу до робочих завдань та методів їхнього виконання. Якщо в цих обставинах щоденний перелік справ здається непідйомним — не варто опускати руки. Візьміть на озброєння один або кілька сервісів тайм-менеджменту із цієї статті — це напевно допоможе відновити і підтримувати горезвісний work-life баланс. Головне — пам'ятати: цілком можна грати роль багаторукого Шіви, залишаючись ефективним і щасливим, якщо правильно розпоряджатися своїм часом. Опанувати мистецтво все встигати допоможуть численні сервіси для тайм-менеджменту. Їх можна розділити на чотири групи: (нижче їх три)

• програми для планування (в них можна складати плани і переліки з прив'язкою до дати й часу);

• сервіси для нотаток (записувати свої думки та ідеї — корисна звичка. Так ви позбавитеся потреби тримати все в голові й напевно не забудете про щось важливе);

• сервіси для контролю (незамінні для самодисципліни).

Сервіси для планування

1. Google Календар

Найкращі рішення завжди лежать на поверхні — так і у випадку із сервісами тайм-менеджменту. Всім відомий Google Календар — зрозумілий і простий сервіс, який дозволяє розпланувати справи. Сервіс безкоштовний.

Додаток надсилає повідомлення про кожний внесений до нього захід. Дану опцію можна використовувати в листах. Наприклад, якщо потрібно запросити на захід через емейл-розсилку, вставте до листа кнопку "Додати в календар".

Як згенерувати посилання, щоб при переході за ним у календар користувача автоматично додавався захід, анонсований у розсилці, можна прочитати в цій статті. Крім того, у програмі є опція створення спільних календарів, що дуже допомагає під час командного планування.

Додаток безкоштовний.

2. GTasks

Зрозумілий і корисний сервіс. Придатний для тих, хто цінує простоту й мінімалізм.

Із його допомогою можна:

• ставити завдання собі, друзям, членам сім'ї, колегам;

• створювати переліки справ;

• надсилати нагадування.

Використовуючи цей сервіс, ви не пропустите важливе завдання і зможете сфокусуватися на головному. Є синхронізація з Google.

Користувачі Gmail можуть знайти цей додаток, не виходячи зі своєї пошти:

Існують версії як для яблучних пристроїв, так і для гаджетів на Android. Сервіс безкоштовний.

3. Any.DO

Це популярний планувальник, в якому зручно складати переліки справ, додавати їх в особисті або робочі папки, задавати початок робочого тижня. Мільйони користувачів у всьому світі вже використовують цей планувальник у тому чи іншому вигляді і з його допомогою встигають зробити більше і суттєво заощаджують час на завданнях. Додаток синхронізується з поштою, завдяки чому листи можна перетворювати на завдання. У цьому планувальнику можна додавати замітки й нагадування.

Any.DO можна використовувати у вигляді мобільного додатку для iOS чи Android або як розширення браузера Chrome, існує також окрема версія для ПК.

У базовому варіанті додатком можна користуватися безкоштовно, преміум-версія коштує $ 5,99 на місяць.

4. Todoist

Ще один додаток, який дозволяє привести всі сфери життя до ладу.

Доступність функцій залежить від вибраного пакета використання сервісу.

Але навіть у безкоштовній версії є такі опції, як:

• Можливість вести до 5 активних проектів.

• Додавання до 5 користувачів до проекту.

• Завантаження файлів до 5 МБ.

• Збереження історії активності за 1 тиждень.

Вартість платних пакетів — від 3 до 6 доларів на місяць, вони більшою мірою заточені під організацію роботи команд.

У цьому сервісі можна:

• пріоритизувати завдання,

• розбивати завдання на підзавдання,

• синхронізуватися із Gmail.

Для особистого використання цей сервіс корисний можливістю створювати списки книг для прочитання, фільмів для перегляду, необхідних покупок, а також інші види списків в альтернативних категоріях на власний розсуд.

У додатку є російськомовний інтерфейс. Він представлений у версіях для IOS та Android.

Новим користувачам для ознайомлення з функціоналом сервісу надсилаються онбордингові листи:

А тим, хто створив завдання і не виконав його вчасно, надходять емейл-розсилки з нагадуваннями:

5. Evernote

Додаток із широкою функціональністю, призначений для того, щоб:

• додавати мультимедійні елементи;

• прив'язувати інформацію до місцеположення;

• писати замітки і статті.

Можна сказати, що цей додаток — один із найбільш універсальних для вирішення питань щодо планування та нагадувань.

Є безкоштовна версія, а також пакети "Преміум" та "Бізнес" для тих, кому потрібен розширений функціонал.

6. Trello

Добре підходить для організації спільної роботи над проектами в невеликих командах, дехто використовує цю програму також для планування своїх особистих завдань.

Для кожного завдання в цьому сервісі створюється картка на віртуальній дошці, куди можна додавати виконавців, мітки, документи, коментарі, а також встановити дедлайн. Перелік доступних опцій відображається в самій картці:

Додаток дозволяє інтегрувати додаткові сервіси, наприклад Dropbox, Slack, Evernote та інші.

Є безкоштовна версія і два платних пакети з різним обсягом додаткових функцій, призначені для фрілансерів і для великих команд.

Сервіси для нотаток

7. Google Keep

Google Keep можна використовувати разом із Google Календарем — ці сервіси чудово доповнюють один одного. Тут можна складати переліки, робити рукописні та голосові нотатки, додавати записи із зображеннями. Цей сервіс підходить для того, щоб швидко робити нотатки в будь-яких ситуаціях, коли бракує часу на детальний опис ідеї або завдання в усіх подробицях, наприклад коли потрібно законспектувати доповідь спікера на конференції:

8. Skitch

Це безкоштовний сервіс для нотаток від авторів Evernote. У ньому можна робити знімки, які потім легко доповнювати своїми нотатками і коментарями. Ця програма для тих, хто найкраще сприймає візуальну інформацію.

9. ColorNote

Додаток для любителів стікерів, за функціоналом нагадує Google Keep. Зручно для нотаток і нагадувань. Підходить для ОС Android.

10. OneNote

Альтернатива Evernote, створена корпорацією Microsoft. У цьому додатку до нотаток можна додавати теги, наприклад: подзвонити клієнтові, обговорити з командою, запам'ятати. Використання безкоштовне.

Сервіси для контролю часу

Ймовірно, вони навіть важливіші, ніж сервіси для планування, оскільки проблема браку часу часто полягає не в надто великому обсязі завдань, а в неконтрольованому витрачанні цього невідновлюваного ресурсу. Деякі програми дозволяють відстежити, скільки часу ви витрачаєте на щоденну рутину і на інші завдання, і таким чином знайти шляхи оптимізації свого графіка. Інші призначені для того, щоб допомогти сфокусуватися і виключити відволікаючі фактори, наприклад соцмережі та новини.

11. Toggl

Щоб вирішити проблему, потрібно знайти її причини. І в цьому вам допоможе тайм-трекер Toggl. Із його допомогою можна контролювати час, що витрачається на кожне завдання, визначити, коли він витрачається неефективно, і своєчасно вжити заходів для виправлення ситуації. Куди йдуть дорогоцінні хвилини та години, можна побачити у вкладці Timeline, якщо, звичайно ж, коректно включати трекер, починаючи кожну нову активність:

Для особистого використання є безкоштовний пакет, для команд — тариф на місяць від $8.

12. RescueTime

За допомогою цього трекера можна відстежити, скільки часу витрачається на завдання. Крім цього сервіс пропонує челендж-тренінг для покращення навичок конструктивного використання часу, а також окремий пакет для організації роботи команд. У кожного пакета є безкоштовний тестовий період.

13. SelfControl

Корисна програма для блокування доступу до розважальних ресурсів у робочий час. Сайти для блокування користувач вибирає самостійно. Це безкоштовний додаток доступний для Mac OS.

14. Focus Booster

Якщо ви бажаєте використовувати популярний у тайм-менеджменті метод «Помідора», то Focus Booster — саме той додаток, який сигналізуватиме вам, що настав час перейти до альтернативного режиму. Якщо коротко, то суть «Помідора» полягає в тому, що завдання розбиваються на відтинки по 35-45 хвилин із 5-10-хвилинною перервою після кожного такого проміжку. Перерви називають "помідорами", звідси і його назва.

Після кожної четвертої перерви «помідора» рекомендується робити перерву на 15-30 хвилин.

15. Everhour

Цей додаток інтегрується з іншими інструментами для організації роботи, зокрема Asana, Trello, Jira. За його допомоги користувачі можуть фіксувати час, витрачений на завдання, погоджувати роботу всередині команди, вирішувати організаційні питання. В особистому кабінеті можна сформувати звіти за потрібний період, звіритися з робочими графіками колег, отримати зріз використання часу за кожним із своїх проектів:

Висновки

Сервіси для тайм-менеджменту дозволяють:

• "Розвантажити" розум;

• Визначити, куди витрачається час;

• Розподілити робоче навантаження;

• Використовувати енергію в потрібному напрямку;

• Впорядкувати хаос у справах і структурувати завдання;

• Пріоритезувати справи на етапі складання списків і фокусуватися на головному;

• Навчитися самодисципліні;

• Підвищити продуктивність на роботі і звільнити час для особистих справ;

• Отримати контроль над своїм життям.

Щоб використання сервісів для тайм-менеджменту принесло очікуваний результат, треба чесно відповісти собі на запитання, яку проблему ви бажаєте вирішити за допомогою такого додатку, а потім вибрати один або кілька таких, які дозволять впоратися саме з цим завданням.

Наприклад:

• Якщо мета — підвищити самодисципліну, вам допоможуть сервіси-контролери;

• Якщо бажаєте впоратися із неуважністю і виконувати завдання вчасно — використовуйте сервіси для нотаток або планувальники;

• Якщо потрібно організувати роботу команди — подивіться, які пропозиції для команд є у наведених вище планувальників, або виберіть як альтернативу подібний сервіс.