Корпоративные рассылки: скрытая сторона емейл маркетинга

Емейл-рассылки принято использовать в качестве канала общения с подписчиками и клиентами. Но email может быть не менее полезен для внутреннего маркетинга. Корпоративные рассылки для сотрудников при правильном применении помогают решить массу важных задач:

• Заменить совещания, отнимающие у работников много времени;

• Своевременно проинформировать не только центральный офис, но и даже самые отдаленные филиалы о значимых изменениях в работе компании;

• Познакомить новичков с организацией рабочего процесса на предприятии;

• Сплотить команду;

• Создавать и поддерживать высокий уровень мотивации;

• Оптимизировать коммуникацию внутри компании и обеспечить своевременное выполнение поставленных задач.

Топ 5 инфоповодов для корпоративных рассылок

Причины для отправки писем могут быть самыми разнообразными, здесь мы собрали пятерку популярных примеров тем корпоративных рассылок:

• Приглашение на корпоративное мероприятие;

• Информирование об успехах компании;

• Анонс предстоящего тимбилдинга или результаты уже проведенного;

• Информирование об изменениях в коллективе, днях рождения в команде;

• Ежемесячный дайджест.

Для чего делать корпоративную рассылку именно через сервисы рассылок?

• Вам важно сегментировать базу: можно будет выбирать группы сотрудников по отделу, филиалу, специализации и другим параметрам. Например, проинформировать о ближайшей конференции всех маркетологов, или отправить приглашение на новогодний корпоратив всем сотрудникам, у которых есть дети.

• Нужно контролировать факт прочтения. Особенно это важно, когда ваши письма касаются рабочих моментов, а не только организационных

• Можно настроить автоматизированные рассылки - отправку ежемесячных уведомлений о сроках сдачи отчетов, поздравление с днем рождения и информирование команды о наличии именинников в текущем месяце, и много всего другого, что может потребоваться как для сплочения коллектива, так и для ускорения решения рабочих вопросов.

• Можно создавать мультиканальные цепочки и информировать сотрудников не только с помощью емейл рассылок, но и СМС-ками или через вайбер.

• Можно делать красивые HTML шаблоны писем в корпоративном стиле.

Корпоративная рассылка  может быть сделана как в HTML, так и Plain Text email, в любом случае она выполнит свои функции - проинформирует коллектив о важных событиях:

Приглашение на корпоративное мероприятие

Кстати, это может быть не только совещание или обучающий семинар. Таким же способом можно приглашать на любые корпоративные мероприятия.

 Информирование об успехах компании

Не обязательно дожидаться конца месяца, чтобы включить информацию о важном достижении в ежемесячный дайджест. Хорошие новости нужно сообщать сразу! Это даст команде чувство гордости за проделанную работу и дополнительную мотивацию. Как может выглядеть такая информационная рассылка - покажет пример, приведенный ниже:

Анонс предстоящего мероприятия и/или результаты уже проведенного

 Это как раз тот случай, когда необходимо делать серию писем. В суматохе рабочего дня “неважную” рассылку с корпоративной почты об очередных совместных активностях могут и не открыть. А вот если письмо отправить повторно и дополнить новыми деталями, то у такого мероприятия появится больше шансов собрать немалое количество воодушевленных участников. Кроме того, нужно дать сотрудникам время на принятие решения. Те, кто не проявил энтузиазма после первого письма, возможно, уже готовы изменить свое мнение.

Для тех, кто так и не решился присоединиться к команде активистов, как и для участников, стоит сделать письмо с итогами и результатами. Глядишь, в следующий раз подтянутся и остальные.

Информирование изменениях в коллективе - появлении новичков или уходе сотрудников

Чтобы заранее проинформировать коллектив о появлении нового сотрудника, стоит отправить письмо с краткой информацией о новичке: можно указать имя, должность и несколько вариантов способов связи. И не забудьте добавить фото!

Проведение опросов

Как проще всего собрать нужную информацию? Правильно, провести опрос! Сделать это можно и в емейл рассылке:

Подведение итогов

Если напомнить сотрудникам о том, что пришло время подготовки отчетов, вероятность получить их своевременно увеличивается:

Не забыть о поздравлениях

Поздравления от коллег - вроде мелочь, но и она может поднять настроение имениннику. Поэтому можно внедрить практику информирования сотрудников о предстоящих в коллективе Днях рождения. Отправку этого письма тоже можно автоматизировать. Позаботьтесь о том, чтобы в коллективе знали о памятной дате заранее - отправлять напоминание о Дне рождения лучше за 2-3 дня до самого события. И не забудьте создать условную группу, из которой виновник торжества будет исключен. Письмо может иметь такой вид:

Самому же имениннику отправляется поздравление от компании:

Цепочки писем к мероприятиям

Приглашайте на демо сессии, семинары и другие корпоративные мероприятия в емейл рассылках. Сделайте простую цепочку: приглашение, регистрация, напоминание. Вот одно из таких писем:

Автоматизация корпоративных рассылок

 Глядя на такой перечень корпоративных писем, можно подумать, что один человек с этим не справится, тем более HR менеджер, у которого и так хватает своих прямых обязанностей, кроме емейл рассылок. На самом деле отправку как минимум части писем можно автоматизировать. Например, сделать шаблон письма с напоминанием о необходимости заполнить ежемесячный отчет и настроить сценарий для отправки этого сообщения в последний день каждого месяца. Ниже - пример сценария запуска корпоративной рассылки и самого письма:

Не все сотрудники подписаны на рассылки, поэтому в сценарии используется блок “обязательный емейл”, благодаря чему каждый адресат получит письмо.

Серии писем в корпоративных рассылках: улучшаем командный результат

Кроме развлечения, информирования и сплочения команды, корпоративные рассылки могут решать и другие важные задачи. В частности, создавать здоровую конкуренцию и мотивировать сотрудников с большим усердием относиться к своей работе и показывать максимальный результат.

Например, сеть турагентств провела конкурс среди сотрудников и руководителей подразделений, главными призами в котором были поездка в Нью-Йорк и тур в Турцию.

Согласитесь, за такой бонус стоило побороться!

Механика конкурса

Для получения главного приза нужно показать лучший результат по двум показателям:

• Продажи двухнедельных туров;

• Доля продаж luxury отелей.

Менеджер, победивший в обоих номинациях, получает недельный тур в Турцию, а руководитель агентства - поездку в Нью-Йорк. Если руководитель достигнет лучших показателей самостоятельно, он может получить оба приза. Поэтому каждый заинтересован в достижении максимального личного результата, а руководитель мотивирован помогать своим подопечным в покорении новых высот.

От идеи к воплощению

Чтоб донести идею конкурса до всех потенциальных участников и поддерживать мотивацию и волю к победе на стабильно высоком уровне, была создана серия писем.

Всего было создано 4 шаблона:

• Информационное письмо от руководителя с анонсом акции

• Письмо от директора по маркетингу с промежуточными итогами

• Письмо от координатора соревнований с напоминанием и дополнительной порцией мотивации

• Письмо от генерального директора с итогами соревнований.

Во второе и третье письма подставлялись данные с личными результатами менеджера и его команды по двум показателям, в зависимости от этого менялся контент сообщений:

Ниже приводятся примеры писем из этой цепочки:

Первое сообщение с темой «Поздравляю, ты выиграл поездку в Турцию!» отправлялось от генерального директора сети турагентств. Письмо с такой темой невозможно не открыть!  Личное обращение в рассылке руководителя к сотруднику сети - это еще один способ дать почувствовать каждому причастность к команде, важность своего вклада в дело компании и поверить в свои силы и реальную возможность победы.  Фишка письма - перечень простых и выполнимых шагов, которые помогут добиться повышения показателей:

Второе сообщение - от директора по маркетингу, и в нем - подведение промежуточных итогов и дополнительные рекомендации для улучшения результата:

Третье сообщение с темой “Как думаешь, кто платит тебе и мне зарплату” - от координатора акции. Уже сама тема заставляет сотрудника мобилизовать все свои силы. В письме содержится призыв поднажать для улучшения результата:

Четвертое сообщение - объявление победителей и результатов. Положительный момент такого письма в том, что все сотрудники увидели, какой результат может принести победу, и что он достижим.

Такие корпоративные соревнования, анонсируемые и поддерживаемые с помощью емейл рассылок, позволяют добиться максимума и повысить продуктивность работы команды.

Рассылки для оптимизации бизнес-процессов в компании

Емейл рассылки можно интегрировать в рабочие процессы - письма, информирующие о появлении новых заказов, заявок и обращений клиентов помогут менеджерам быстрее отреагировать на эти события, а руководству - проконтролировать факт принятия задач в работу и оценить время реакции сотрудников, что позволит объективно определить KPI и справедливо мотивировать лучших.

Такую систему работы успешно внедрила компания АТЛ. Для этого создавались две триггерные цепочки:

• “У вас новый заказ”;

• “Запрос на обратный звонок”.

Триггерная серия уведомлений о заказе запускается следующим сценарием:

Как только в систему поступает новый заказ, отправляется письмо и пуш уведомление в тот филиал и именно тому сотруднику, который будет отвечать за его оформление и своевременное выполнение. Через полчаса факт прочтения письма проверяется, и если менеджер его все еще не открыл, то аналогичное сообщение отправляется его руководителю. И этот факт должен мотивировать сотрудника регулярно проверять почту и оперативно реагировать на появление задач. Руководству же такая система уведомлений помогает увидеть результативность работы подчиненных.

О запросе на обратный звонок менеджеру по работе с клиентами тоже отправляется емейл и пуш. В данном случае используется такой мультиканальный сценарий:

Есть и другие примеры корпоративных рассылок, помогающих подразделениям наладить взаимодействие и улучшить рабочие процессы, об этом можно почитать в нашей статье, посвященной мультиканальным триггерным цепочкам для сотрудников и тому, как они стали эффективным инструментом повышения качества обслуживания.