Web Summit 2021. Краткий обзор масштабного мероприятия

Web Summit ежегодно встречает гостей в Altice Arena. Исключением стал прошлый год по всем известным причинам, но тем трепетнее было ожидание этой встречи. В этом году было всего 40 000 участников. “Всего?” – спросите вы. Да, ведь для сравнения в 2019 году было 70 000 посетителей. Но это не помешало провести ивент активно и интересно.

О самом формате мероприятия я не буду рассказывать – держите ссылку на предыдущий опыт. В этот раз немного поговорим о самой поездке, докладах, нетворкинге и, конечно же, о рассылках.

Особенности поездки на Web Summit 2021

В этом году условия въезда менялись на ходу за счет миграции стран по карантинным зонам. Поэтому проверять обновления приходилось практически каждые 3 часа. Благо, организаторы тоже позаботились об участниках, отправляя уведомления, что нужно с собой взять.

Дополнительные документы, которые понадобились:

• Заполненная онлайн-форма о вакцинации для транзитных стран. Например, в нашем случае изначально требовалось заполнить две анкеты – для Австрии и Португалии. Но затем австрийская стала необязательной вакцинированным пассажирам, а заполнение понадобилось только тем, кто летит с тестом.

• Пригласительное письмо от Web Summit. Его, кстати, у нас на таможне не спрашивали, но запросили информацию о гостинице.

• Сертификат о вакцинации или о негативном тесте в распечатанном виде. Нужно было предъявлять сертификат не только в аэропорту, но и ежедневно перед тем, как войти на само мероприятие. Можно было и в приложении показывать код, но с бумажным проходить было быстрее, так как сверяли только ФИО и название вакцины, а с телефонов еще и сканировали.

Кроме того, стендистов предупредили, что раздаточные материалы в этом году будут запрещены. Но что это за конференция без сувениров? Поэтому все равно мелкими порциями все выдавали материалы, и замечания организаторов скорее были просто для приличия.

Второй внезапный момент: если в прошлый раз достаточно было улыбнуться и поприветствовать человека, то теперь такой подход не работал из-за маски. Приходилось прилагать гораздо больше усилий, чтобы завязать с кем-то диалог. Но с этой неприятностью мы тоже справились, только посмотрите на наши довольные лица, когда удалось снять маску:

Немного о рассылках конференции

Email и push-рассылки – это неотъемлемая часть конференции. Что мне нравится в емейлах от Web Summit:

• Элегантное оформление. Вроде все в цветах ивента, но тем не менее так гармонично и так интересно с ними играются из письма в письмо.

• Их действительно хочется читать. Письма ежедневно отправляются тем, кто купил билет, и в каждом можно найти полезную информацию о гостиницах, как быстро пройти регистрацию, каких спикеров стоит посетить и т. д.
  В этом году, конечно, каждое второе письмо содержало информацию о ковидных ограничениях, ведь этот вопрос сейчас стоит достаточно остро.

Еще один канал связи, который используют организаторы, – мобильные пуши. Основные типы рассылок в приложении:

• организационные. Сюда входит информирование о регистрации, в каких точках можно ее пройти, что с собой взять и т. д.
• запросы в друзья,
• напоминания о докладах, на которые вы ранее подписались,
• ежедневные опросы “Как прошел ваш день”. Мелочь, а приятно, что каждый голос будет учтен и услышан.

О докладах и выставке

На Web Summit украинское комьюнити – самое большое. Из нового и приятного – то, что украинские стартапы впервые представлены с единым стендом страны, а также 14 стартапов презентовали себя со сцены. Подробнее ребята описали в статье.

По поводу докладов: будет не совсем правдой сказать, что для маркетолога, а особенно email-маркетолога, представили какие-то полезные кейсы или инсайты. У себя в блоге мы их собрали уже предостаточно)  Скорее, в этом году был шанс посмотреть на то, куда движется мир, и вдохновиться интересными докладчиками.

Зато доклады были действительно на любой вкус. Например, можно было услышать:

• Ярких представителей Португалии: премьер-министра, министра экономики, мэра Лиссабона, местных блогеров и т. д. Все только лишь с единой целью – влюбить всех присутствующих не только в мероприятие, а и в этот город и страну.

• Ayọ Tometi, соосновательницу Black Lives Matter. Вдохновляющий доклад о том, с чего все начиналось и как развивается сообщество.

• Владимира Кличко, титулованного боксера и основателя KLITSCHKO Ventures. Доклад был не о боксе, а об инвестициях.

• Tinie Tempah, музыканта. А вот тут очевидно и предсказуемо, что речь шла о музыке и продюсировании.

• Гарри Каспарова, шахматного гроссмейстера, который, помимо двух докладов, еще дал мастер-класс по одновременной игре в шахматы.

• Ole Obermann, руководитель музыкального отдела в TikTok. Доклад был о будущем музыки в ТикТоке и ее влиянии на участников сообщества.

Но все-таки доклады здесь – не самое важное, ведь записи докладов с главной сцены сразу же публиковали в открытом доступе. Посмотреть их можно по ссылке. Главная цель для многих участников – это нетворкинг. Так что сразу переходим к нему.

Как быть эффективным на Web Summit

Да, некоторые из этих советов достаточно очевидны. Но! Мы там были и знаем, что далеко не все им следуют. Поэтому на всякий случай соберем их еще раз)

Общие советы

1. Установить мобильное приложение минимум за неделю до мероприятия. Во-первых, организаторы вынудят вас это сделать. Во-вторых, в нем есть достаточно полезные функции, с которыми не помешает разобраться.

• Заполните профиль, а особенно интересы. По ним другие пользователи легко смогут находить вас. А если вы будете добавляться в друзья, то сразу понятно, кто вы и о чем с вами можно пообщаться.

• Заполните расписание, чтобы не пропускать интересные доклады. Оповещения будут приходить в мобильных пушах, так что сложно будет что-либо пропустить.

• Проверьте все вкладки, которые там есть. В первый день попадались собеседники, которые вообще не понимали, что делать с приложением, как добавить собеседника, где находится список добавленных и т. д.
  Хотя там нет ничего сложного и изучение не займет больше 10 минут, зато в день мероприятия вы будете во всеоружии. 

2. Пройти регистрацию на Web Summit заранее. За два дня до ивента открывается регистрация в аэропорту, что существенно экономит время в день мероприятия.
   Но в этом году случилось нечто непредвиденное) Те немногие, кто регистрировался день в день, не стояли в очереди: у них была своя быстрая линия. И из этого у нас сразу вытекает следующий пункт.

3. Приходите за 30-40 минут до начала мероприятия. Особенность Web Summit осталась без изменений: если прийти на досмотр к началу или хоть на 20-30 минут позже, велик шанс простоять в очереди. В этом году бейджи сканировали до входа раза 3-4, прощупывали браслеты, а также смотрели сертификаты. Даже при том, что волонтеры работали не покладая рук, в очереди перед входом можно было простоять от часа и больше.
   Конечно, если вы успешно знакомитесь и продаете прямо в толпе, то очереди не должны вас пугать. Но на мой взгляд, лучше общаться в более комфортной обстановке.

4. Назначайте встречи еще до события. Приложение и заполненный профиль отлично в этом помогут. Кроме самого приложения, в соцсетях и тематических сообществах по хэштегам и меткам можно находить участников, которые только собираются или уже в Лиссабоне.

5. Добавляйтесь в тематические чаты и группы заранее. Там вы сможете найти единомышленников, скоординироваться для встреч на Night Summit (вечеринки после основной программы), запланировать встречи и т. д.

6. Не возлагайте надежд на Wi-Fi) Это уже стало легендой, почему “Веб Саммит” переехал из Дублина в Лиссабон. Да, именно из-за нестабильности Wi-Fi. В этом году были незначительные проблемы с соединением, но все же лучше запасаться визитками или позаботиться о мобильном интернете.

7. Продавайте и во время обедов. Пока вы стоите в очереди или ищете место, где бы сесть, везде есть шанс завязать непринужденную беседу, которая перерастет в нечто большее.
   А если такой цели нет, то можно просто провести время в приятной компании. Для меня уже стало мини-традицией хоть раз за Web Summit пообедать с кем-то из команды Booking.com. Всегда приятно узнавать, что у них новенького, особенно в столь неоднозначное время.

8. Внимательно читайте описание на стендах. Обойти все стенды за день и выслушать все презентации – это задача не из легких. По опыту отдельных посетителей, которые стремглав бросались в общение со всеми подряд, получается обойти максимум половину стендистов. Таким образом можно пропустить кого-то действительно интересного, ведь каждый день стендисты меняются, и уже завтра нужно со всеми знакомиться заново.
   Цените свое время. Особенно, когда у вас еще есть желание послушать доклады.

9. Делайте пометки о людях. Важно записать, о чем вы общались с человеком, к чему пришли, нужна ли ему ваша информация вообще. Если вы завели достаточно много знакомств за 4 дня и приложение пополняется новыми контактами, то вспомнить потом какую-либо информацию о собеседнике будет трудно. Нет ручки под рукой? Так отправьте сообщение собеседнику с кратким саммари диалога.

10. Когда вы устали общаться, разверните ваш бейдж. Мы думали, что это наша  находка, но на самом деле таким лайфхаком многие тоже пользуются и довольно успешно ?

Для стендистов

1. Подготовьте несколько вариантов презентации. Например, для участников и инвесторов, в pdf и видеоформате, с обзором разных аспектов и кейсов. Также будьте готовы к тому, что интернет может пропадать и все материалы должны быть доступны в офлайне.

2. Давайте понятное описание на стенде. Большинство посетителей будут смотреть сначала на название, а затем сразу же на описание и только потом решать, нужен ли им контакт с вами и стоит ли подойти поближе. Конечно, это не избавит вас полностью от зевак или тех, кто сам пытается что-то продать на вашем же стенде, но поток нецелевых значительно уменьшит.
   
   

3. Подготовьте ответы на частые вопросы: о команде, о позиционировании, и, естественно, коротко о вас. Так как стендов много и посетитель желает их все обойти, то нужно действовать быстро и уметь заинтересовать его.

4. Быстро выявляйте интересы собеседника. Если вы презентуете себя всем только ради получения скана бейджа, то эта тактика обречена, ведь можно упустить кого-то действительно стоящего. 

5. Почитайте, о чем писали в блогах и постах участники предыдущих конференций. Так как история Web Summit начинается с 2009 года, то, поверьте, в сети уже есть немало описанных кейсов и историй. Только не отвлекайтесь на “где лучше поесть” и “что лучше посмотреть” – это все действительно отлично написано, но не важно для поставленной задачи.

6. Носите брендированную одежду не только на стенде. Делайте печать интересной, чтобы хотелось ее разглядывать и спрашивать, чем же вы занимаетесь. Например, когда мы переходили из секции в секцию, нас ловили люди и спрашивали: “What is eSputnik? I saw so many people with this title”. На самом деле нас было не так-то и много, и мы просто примелькались) 
   Команду Stripo.email чаще останавливали текущие пользователи, которые хотели поблагодарить или узнать, что нового появилось в продукте.

7. Назначайте встречи на стенде заранее. Отличный канал для этого – ваши соцсети, особенно LinkedIn, и в том числе приложение конференции.

8. Подготовьте какой-то интерактив. Даже если нет возможности позвать на свой стенд гитаристов или баскетболистов (а в этом году они были), то вполне неплохо заходят тесты и квизы как для сбора баз, так и для более расслабленного общения между участниками.

9. Целевых клиентов просите об альтернативных видах общения, а не только сканируйте бейджик. Да, потом можно будет выгрузить емейл и имя, но мне несколько раз попадались подставные личности или те, кого днем с огнем не сыщешь в соцсетях, а так хотелось.
   Например, можно предложить сразу же добавиться в LinkedIn. Там ведь такая же несложная механика, как и в приложении: просто отсканируйте код собеседника – и он уже точно ваш)

Будет здорово, если вы дополните наш список своими идеями и наблюдениями, как участвовать в таких масштабных мероприятиях с пользой. А нам лишь хочется пожелать, чтобы наконец-то все вернулось на круги своя и можно было улыбаться новым знакомым без масок)

До новых встреч в нашем блоге!