Арина Оголь

Email-маркетолог

Как настроить папки в Gmail

Практически каждый пользователь Gmail сталкивался с тем, что нужные письма попадают в “Промоакции” или “Форумы”, а хотелось бы видеть их в “Несортированных”, чтобы никогда не пропускать. Эту проблему легко решить: достаточно просто настроить папки в Gmail.

Как письма распределяются по вкладкам

Для начала давайте разберемся, какие письма в какие папки попадают:

  • “Несортированные” – это чаще всего приглашения, переписки с контактами, которые вам известны, или письма, не попавшие ни в одну папку.

Несортированные

  • “Соцсети” – все уведомления из ваших социальных сетей.

Соцсети

  • “Промоакции” – рекламные и проморассылки об уведомлениях и скидках, акциях и распродажах.

Промоакции

Стоит обратить внимание, что в “Промоакциях” также существует вкладка “Лучшее”. Как и по каким критериям письма попадают в нее, можно прочитать в этой статье.

  • “Оповещения” – как правило, автоматические уведомления. Обычно сюда распределяются транзакционные письма, статусы заказа, напоминания и т. д.

Оповещания

  • “Форумы” – сообщения из форумов.

Форумы

Last post

Настройка папок вручную

Теперь, когда мы уже разобрались, как письма попадают в определенные вкладки, перейдем к ручной сортировке писем в папках в Gmail.

Вариант 1. Перемещение писем

Лично в моей папке “Промоакции” вечно творится хаос, но есть компании и бренды, проморассылки которых пропускать не хотелось бы. Поэтому именно их я перемещаю во вкладку “Несортированные”. Как это сделать:

  1. Перейдите в нужную папку (не обязательно “Промоакции”), выберите нужного отправителя и переместите письмо в необходимую папку.

Перемещение

  1. После этого на экране появится уведомление. Если вы хотите, чтобы все письма этого отправителя отображались в нужной папке, подтвердите действие, нажав “Да”.

Подтвержденные

Теперь все письма от welcome@makeup.com.ua в моей почте будут попадать в “Несортированные”, а это значит, что я буду получать уведомления об этих письмах и чаще читать их.

Вариант 2. Настройка фильтров

Этот способ подойдет для тех, кто хочет настроить автоматическое попадание писем в нужную папку, чтобы не перемещать их каждый раз либо переместить все уже существующие письма с определенными параметрами.

  1. Кликните по настройкам (шестеренка) в верхнем правом углу экрана.

  2. Выберите пункт “Все настройки”:

Все настройки

  1. Далее перейдите во вкладку “Фильтры и заблокированные адреса” и нажмите “Создать новый фильтр”.

Фильтры и заблокированные адреса

  1. Если я хочу, чтобы все письма от отправителя info@artintrovert.ru попадали в папку “Несортированные”, нужно заполнить форму:

Форма

  • От: от какого адресата полученные письма вы хотите переместить;

  • Кому: адрес получателя. Если пропустить поле (как на скрине), автоматически переместится в вашей основной почте;

  • Тема: конкретная тема или слова, которые может содержать тема письма;

  • Содержит слова: какие слова есть в письме;

  • Не содержит слова: если эти слова есть в письме, письмо не переместится;

  • Размер: задайте необходимый размер письма.;

Есть чекбоксы “Есть прикрепленные файлы” и “Не искать в чатах” – выберите тот, который актуален для вас. После нажмите на кнопку “Создать фильтр”.

  1. Кликните по списку в строке “Добавить категорию” и выберите нужную для вас.

Добавить категорию

Помимо этого, все письма, подходящие под заданный фильтр, можно удалить, переслать, отметить как прочитанные и т. д.

  1. Поставьте галочки напротив “Добавить категорию”, обязательно “Применить фильтр к N существующим цепочкам писем” и нажмите “Создать фильтр”.

Применить к фильтр

Теперь все эти письма есть в той папке, которую вы выбрали. В нашем случае – “Несортированные”.

Несортированные

Если нужно удалить этот фильтр, снова перейдите в “Фильтры и заблокированные адреса”, выберите нужный и нажмите “Удалить”.

Применение фильтров

В таком случае уже существующие письма останутся в папке, в которую были помещены. А следующие будут попадать автоматически в ту вкладку, откуда мы их перемещали.

Вариант 3. Удаление папок

Если вы хотите, чтобы, например, все письма из папки “Форумы” попадали в “Несортированные”, можно просто выключить исходную папку. Для этого необходимо перейти во “Все настройки”, вкладку “Папка “Входящие”.

Папка "Входящие"

Далее в перечне папок выберите ту, которую необходимо отключить. Отключить нельзя только папку “Несортированные”:

Тип папки "Входящие"

Для примера мы отключили папку “Форумы”. После этого в самом низу страницы нажмите “Сохранить изменения”.

Перейдя на главную страницу своей почты, вы увидите, что отключенной папки больше нет, а все письма из нее переместились в “Несортированные”.

Папки

Точно таким же способом все папки можно вернуть, просто подтвердив их в настройках. Все письма сразу вернутся в нужную папку, а не останутся в “Несортированных”.

Вариант 4. Создание ярлыков

Письма можно помечать разными ярлыками и сортировать по категориям.

Примеры ярлыков

При этом слева в меню появятся пункты с этими ярлыками, а в них, соответственно, помеченные письма.

Ярлыки

Чтобы создать ярлыки, нужно перейти во “Все настройки”, вкладку “Ярлыки”.

Ярылки

Опуститесь в самый низ и нажмите “Создать ярлык”.

Создать ярлык

Присвойте имя ярлыку. Если хотите, чтобы ярлык находился в определенной группе ярлыков, выберите “Разместить ярлык под:”.

Новый ярлык

Создайте ярлык.

Найдите нужное письмо, кликните по нему правой кнопкой мыши и присвойте нужный ярлык.

Присвоить ярлык

После этого письмо помечается и попадает в выбранную папку. У нас – “Макияж”:

Ярлык "Макияж"

Вариант 5. Настройка дополнительных папок

Многие используют свою почту не для получения рассылок от компаний, а для деловых переписок, напоминаний или общения с близкими. Что делать, чтобы письма не затерялись, а почта не превратилась в огромный поток непрочитанных сообщений? Достаточно просто настроить дополнительные папки.

Для этого снова необходимо перейти во “Все настройки” → вкладка “Папка “Входящие”. В графе “Тип папки “Входящие” выберите “Дополнительные папки”.

Дополнительные папки

Теперь необходимо заполнить данные поля:

Форма "Дополнительные папки"

“Поисковый запрос” отвечает за то, как будет помечено письмо, а “Название папки”, соответственно, ориентировать в папках. Помечать письма можно такими символами:

Символы

Чтобы задать их в “Поисковом запросе”, существуют такие команды:

  • has:yellow-star (стандартная желтая звезда);

  • has:orange-star (оранжевая звезда);

  • has:red-star (красная звезда);

  • has:purple-star (фиолетовая звезда);

  • has:blue-star (синяя звезда);

  • has:green-star (зеленая звезда);

  • has:orange-guillemet (оранжевая стрелка вправо);

  • has:red-bang (красный восклицательный знак);

  • has:yellow-bang (желтый восклицательный знак);

  • has:green-check (зеленая галочка);

  • has:blue-info (синий знак “i”);

  • has:purple-question (фиолетовый вопросительный знак).

Нужно задать символ соответствующей папке. Как это сделать:

  1. В графе “Поисковый запрос” введите команду необходимого символа.

  2. В графе “”Название папки” пропишите название.

Мы выбрали создание трех папок:

Дополнительные папки

Прокрутите страницу вниз и выберете расположение созданных папок в интерфейсе. Мы выбрали “Справа”, но можно выбрать “Над входящими” и “Под входящими”.

Расположение в интерфейсе

А также отключите маркеры важности, чтобы вы сами могли определять, какие письма для вас важны и куда они будут попадать.

Маркеры важности

Далее сохраните изменения. Сейчас интерфейс моего Gmail выглядит так:

Интерфейс

Уже можно заметить, что созданные нами папки находятся справа. Теперь нужно включить звездочки, которые мы задали для папок. Для этого перейдите во “Все настройки” → “Общие”, проскролльте вниз и остановитесь на графе “Звезды”. Так как мы выбрали красную звезду, восклицательный знак и зеленую галочку, их нам и нужно переместить. Сделать это несложно: просто перетащите символы из нижней строки “Не используется” в верхнюю “Используется”:

Звезды

Сохраните изменения.

После того как нужные письма будут помечены, перезагрузите страничку. Можно увидеть, что все помеченные письма рассортировались по нужным папкам.

Созданные папки

На мой взгляд, этот вариант удобен для тех, у кого емейл создан для общения. В таком случае все письма не останутся незамеченными и упущенными, так как вы заранее знаете, что в папке “Срочно” письма, которые нельзя оставить без внимания.

Получить 2500 email для рассылок клиентам

Вывод

Навести порядок в своей почте не сложно и не занимает большого количества времени. Но таким образом в вашем Gmail всегда будет оставаться порядок, а все важные письма не будут упущены.

5.0 из 5 на основе 4 оценок

Арина Оголь

Email-маркетолог

Email-маркетолог в команде eSputnik. Помогать клиентам и писать полезные статьи - моя главная задача.

Комментарии 0