Arina Ohol

Email Marketing Specialist

Як налаштувати папки у Gmail

Практично кожен користувач Gmail стикався з тим, що необхідні листи потрапляють у "Промоакції" або "Форуми", а хотілося б побачити їх у "Несортованих", щоб ніколи не пропускати. Цю проблему легко вирішити: достатньо просто налаштувати папки у Gmail.

Як листи розподіляються по вкладках

Спочатку давайте розберемося, які листи до яких папок потрапляють:

  • "Несортовані" – це частіше за все запрошення, листування з контактами, які вам відомі, або листи, які не потрапили до жодної папки.

Несортовані

  • "Соцмережі" – всі сповіщення з ваших соціальних мереж.

Соцмережі

  • "Промоакції" – рекламні та проморозсилки про сповіщення та знижки, акції та розпродажі.

Промоакції

Варто звернути увагу на те, що в "Промоакціях" також існує вкладка "Найкраще". Як і за якими критеріями листи потрапляють до неї, можна прочитати у цій статті.

  • "Сповіщення" – як правило, це автоматичні повідомлення. Зазвичай сюди розподіляються транзакційні листи, статуси замовлення, нагадування та ін.

Сповіщення

  • "Форуми" – повідомлення з форумів.

Форуми

Last post

Налаштування папок вручну

Тепер, коли ми вже розібралися, яким чином листи потрапляють до певних вкладок, перейдемо до ручного сортування листів у папках Gmail.

Варіант 1. Переміщення листів

Особисто в моїй папці "Промоакції" завжди панує хаос, але є компанії та бренди, проморозсилки яких пропускати не хотілося б. Тому саме їх я переміщую до вкладки "Несортовані". Як це зробити:

  1. Перейдіть до потрібної папки (не обов'язково "Промоакції"), виберіть відповідного відправника і перемістіть лист до необхідної папки.

Переміщення

  1. Після цього на екрані з'явиться сповіщення. Якщо ви бажаєте, щоб усі листи цього відправника відображалися в потрібній папці, підтвердіть дію, натиснувши "Так".

Підтверджені

Тепер усі листи від welcome@makeup.com.ua у моїй пошті потраплятимуть до "Несортованих", а це означає, що я буду отримувати сповіщення про ці листи і частіше читатиму їх.

Варіант 2. Налаштування фільтрів

Цей спосіб є придатним для тих, хто хоче налаштувати автоматичне потрапляння листів до потрібної папки, щоб не переміщувати їх кожного разу або перемістити всі вже існуючі листи з певними параметрами.

  1. Клікніть по налаштуванням (коліщатко) у верхньому куті екрану праворуч.

  2. Виберіть пункт "Усі налаштування":

Усі налаштування

  1. Потім перейдіть до вкладки "Фільтри та заблоковані адреси" і натисніть "Створити новий фільтр".

Фільтри та заблоковані адреси

  1. Якщо я бажаю, щоб усі листи від відправника info@artintrovert.ru потрапляли до папки "Несортовані", треба заповнити форму:

Форма

  • Від: отримані від якого адресата листи ви хочете перемістити;

  • Кому: адреса одержувача. Якщо пропустити поле (як на скріні), автоматично переміститься до вашої основної пошти;

  • Тема: конкретна тема або слова, які може містити тема листа;

  • Містить слова: які слова є в листі;

  • Не містить слова: якщо ці слова є в листі, лист не переміститься;

  • Розмір: задайте потрібний розмір листа.

Доступні чекбокси "Є прикріплені файли" і "Не шукати в чатах" – виберіть той, який є актуальним для вас. Після чого натисніть кнопку "Створити фільтр".

  1. Клікніть по списку в рядку "Додати категорію" і виберіть потрібну вам.

Додати категорію

Крім цього, усі листи, які відповідають заданому фільтру, можна видалити, переслати, позначити як прочитані та ін.

  1. Поставте галочки навпроти "Додати категорію", обов'язково "Застосувати фільтр до N існуючих ланцюжків листів" і натисніть "Створити фільтр".

Застосувати до фільтру

Тепер усі ці листи присутні в тій папці, яку ви вибрали. У нашому випадку – "Несортовані".

Несортовані

Якщо треба видалити цей фільтр, знову перейдіть до "Фільтри та заблоковані адреси", виберіть необхідний і натисніть "Видалити".

Застосування фільтрів

У цьому випадку вже існуючі листи залишаться в папці, до якої були поміщені. А наступні потраплятимуть автоматично до тієї вкладки, звідки ми їх переміщували.

Варіант 3. Видалення папок

Якщо ви бажаєте, щоб, наприклад, усі листи з папки "Форуми" потрапляли до "Несортованих", можна просто вимкнути початкову папку. Для цього треба перейти до "Всі налаштування", вкладки "Папка "Вхідні".

Папка "Вхідні"

Далі у переліку папок виберіть ту, яку треба відключити. Не можна відключити тільки папку "Несортовані":

Тип папки "Вхідні"

Для прикладу ми відключили папку "Форуми". Після цього в самому низу сторінки натисніть "Зберегти зміни".

Перейшовши на головну сторінку своєї пошти, ви побачите, що відключеної папки більше немає, а всі листи з неї перемістилися до "Несортованих".

Папки

У точно такий спосіб усі папки можна повернути, просто підтвердивши їх у налаштуваннях. Усі листи одразу повернуться до потрібної папки, а не залишаться в "Несортованих".

Варіант 4. Створення ярликів

Листи можна позначати різними ярликами і сортувати за різними категоріями.

Приклади ярликів

При цьому ліворуч у меню з'являться пункти з цими ярликами, а в них, відповідно, позначені листи.

Ярлики

Щоб створити ярлики, необхідно перейти до "Всі налаштування", вкладки "Ярлики".

Ярлики

Спустіться у самий низ і натисніть "Створити ярлик".

Створити ярлик

Надайте назву ярлику. Якщо ви бажаєте, щоб ярлик знаходився у певній групі ярликів, виберіть "Розмістити ярлик під:".

Новий ярлик

Створіть ярлик.

Знайдіть потрібний лист, клікніть по ньому правою кнопкою миші і додайте потрібний ярлик.

Додати ярлик

Після цього лист позначається і потрапляє до вибраної папки. У нас це "Макіяж":

Ярлик "Макіяж"

Варіант 5. Налаштування додаткових папок

Багато хто використовує свою пошту не для отримання розсилок від компаній, а для ділових листувань, нагадувань або спілкування з близькими. Що робити, щоб листи не загубилися, а пошта не перетворилася на величезний потік непрочитаних повідомлень? Достатньо просто налаштувати додаткові папки.

Для цього треба знову перейти у "Всі налаштування" → вкладка "Папка "Вхідні". У графі "Тип папки "Вхідні" виберіть "Додаткові папки".

Додаткові папки

Тепер необхідно заповнити ці поля:

Форма “Додаткові папки”

"Пошуковий запит" відповідає за те, як буде позначений лист, а "Назва папки" буде відповідно орієнтувати в папках. Позначати листи можна такими символами:

Символи

Щоб задати їх у "Пошуковому запиті", існують такі команди:

  • has:yellow-star (стандартна жовта зірка);

  • has:orange-star (помаранчева зірка);

  • has:red-star (червона зірка);

  • has:purple-star (фіолетова зірка);

  • has:blue-star (синя зірка);

  • has:green-star (зелена зірка);

  • has:orange-guillemet (помаранчева стрілка праворуч);

  • has:red-bang (червоний знак оклику);

  • has:yellow-bang (жовтий знак оклику);

  • has:green-check (зелена галочка);

  • has:blue-info (синій знак "i");

  • has:purple-question (фіолетовий знак питання).

Треба встановити символ для відповідної папки. Як це зробити:

  1. У графі "Пошуковий запит" введіть команду певного символу.

  2. У графі "Назва папки" пропишіть назву.

Ми вибрали створення трьох папок:

Додаткові папки

Прокрутіть сторінку вниз і виберіть розміщення створених папок в інтерфейсі. Ми вибрали "Праворуч", але можна вибрати "Над вхідними" або "Під вхідними".

Розміщення в інтерфейсі

А також відключіть маркери важливості, щоб ви самі могли визначати, які повідомлення є для вас важливими і куди вони потраплятимуть.

Маркери важливості

Потім збережіть зміни. Наразі інтерфейс мого Gmail має такий вигляд:

Інтерфейс

Вже можна помітити, що створені нами папки знаходяться праворуч. Тепер треба увімкнути зірочки, які ми задали для папок. Для цього перейдіть до "Всі налаштування" → "Загальні", проскрольте вниз і зупиніться на графі "Зірки". Оскільки ми вибрали червону зірку, знак оклику і зелену галочку, саме їх нам треба перемістити. Зробити це нескладно: просто перетягніть символи з нижнього рядка "Не використовується" до верхнього "Використовується":

Зірки

Збережіть зміни.

Після того як потрібні листи будуть позначені, перезавантажте сторінку. Можна побачити, що всі позначені листи розсортовано за потрібними папками.

Созданные папки

Створені папки

На мій погляд, цей варіант є зручним для тих, у кого емейл створений для спілкування. У цьому випадку жоден лист не залишиться непоміченим і не буде втрачений, оскільки ви заздалегідь знаєте, що у папці "Терміново" знаходяться ті листи, які не можна залишити поза увагою.

Отримати 2500 email для розсилок клієнтам

Висновок

Навести порядок у своїй пошті нескладно і це не потребує значних витрат часу. Але у таким спосіб ви  завжди підтримуватиммете порядок у вашому Gmail, а жоден важливий лист не буде втрачений.

0.0 з 5 на основі 0 оцінок

Arina Ohol

Email Marketing Specialist

An email marketer in the eSputnik team. Helping clients and writing useful articles are my main responsibilities.

Коментарі 0