Корпоративна пошта: що це таке та як її створити

Чимало поштових сервісів пропонують створити обліковий запис і працювати з листами безкоштовно, чим і користуються люди в усьому світі. Але якщо ви вирішили завести обліковий запис для бізнесу, то оптимальним варіантом для вас буде корпоративна пошта.

Ми підготували докладний матеріал, у якому розповімо, що таке корпоративна пошта, які її переваги та як зареєструвати акаунт у різних сервісах.

Що таке корпоративна пошта і для чого вона потрібна

Корпоративна пошта — це емейл-адреса компанії, доменом для якої є назва бренду. Адреса зазвичай має такий вигляд: subjectname@companyname.com, де:

• subjectname — ім’я менеджера, співробітника або навіть відділу (support, press, sales);
• companyname — ім’я вашої організації.

Така корпоративна адреса — одночасно зручний засіб спілкування для співробітників компанії та перевірений канал для комунікації з клієнтами й партнерами.

Головні переваги корпоративної пошти для бізнесу

Розглянемо, які переваги має створення корпоративної пошти:

• Відоме ім’я бренду: коли клієнт отримує від вас розсилку, йому достатньо одного погляду, щоб зрозуміти, від кого й чому прийшов лист.
• Робота — окремо: корпоративна пошта надає можливість розмежувати особисте і професійне листування. Дві галузі життя повноцінно розділені. Крім того, налаштуватися на робочу атмосферу простіше, коли рекламні розсилки й особисті мейли не відволікають.
• Контроль співробітника: корпоративний обліковий запис надає змогу керівнику відстежувати активність підлеглих. Наприклад, перевіряти швидкість реакції менеджера на запит.
• Вищий відсоток доставки емейл-розсилки: правильно налаштована корпоративна пошта використовує технології DKIM і SPF, що гарантовано підвищить відсоток доставлених листів порівняно з повідомленнями із загальних доменів.
• Доступ до ресурсів: завдяки корпоративній пошті в компанії з’являється можливість надавати або закривати доступ до ресурсів підприємства за доменом.
• Інші можливості: з корпоративною поштою легко використовувати різні інструменти й email-сервіси, через що з’являються нові перспективи для компанії.

Більшість організацій надають перевагу платним функціям популярних поштових сервісів, проте можна придбати персональний домен. У цьому випадку ваша корпоративна електронна пошта не залежатиме від сторонніх чинників.

Є кілька способів створення корпоративної пошти для підприємства. Кожен із них має свої переваги, проте вибір залежатиме від напряму діяльності організації, бюджету та потреб.

Як створити корпоративну пошту

Є два основні варіанти — безкоштовний та з оплатою сервісів компанії-постачальника послуги. У цьому розділі розглянемо, яка корпоративна пошта краща та як правильно реєструватися на сервісах.

Безкоштовне створення корпоративної пошти

Такий спосіб передбачає використання безкоштовного облікового запису на базі популярних поштових сервісів:

• Gmail;
• Microsoft Exchange Online;
• ProtonMail;
• Microsoft Outlook;
• Amazon WorkMail.

Такі скриньки повністю безкоштовні, прості в оформленні. Ними найчастіше користуються новачки чи невеликі компанії, оскільки мінусів у такому підході значно більше, ніж плюсів.

Серед недоліків:

• відсутність можливості індивідуального налаштування під потреби компанії;
• обмеження за кількістю скриньок для компанії та їхнім об’ємом;
• обмежені варіанти вибору імен: найкращі та найпоширеніші імена вже зайняті, їх не можна використовувати. Інші ж варіанти, наприклад, з використанням цифр (як то nataliaivanenko0712@gmail.com) виглядають як мінімум непрофесіонально;
• для безкоштовних акаунтів не надається така ж глибока підтримка, як для платних;
• страждає репутація — в адресі корпоративної пошти буде домен поштового сервісу, що може викликати сумнів у серйозності бізнесу. Якщо ви не готові витрачати гроші на забезпечення лояльності користувачів, чому клієнт має бути готовим витрачати гроші на ваші послуги? Сервіси розсилок взагалі можуть відмовитись працювати з таким відправником.

Незважаючи на значні мінуси, деякі компанії, коли їм потрібна корпоративна пошта, продовжують користуватися безкоштовними сервісами. Проте цей варіант можна обирати лише в одному випадку — якщо такі обмеження вас не лякають.

Платні можливості поштових сервісів

Цей метод передбачає використання сервісів за певну плату. Підписка надає можливість комфортно працювати з поштовиком на унікальному домені вашої компанії впродовж певного періоду часу — місяць, 6 місяців чи рік. Перед закінченням строку підписки необхідно повторно внести кошти, аби корпоративна пошта залишилася доступною.

До беззаперечних переваг належать такі:

• необмежена кількість групових адрес;
• постійна технічна підтримка з боку надавача послуг;
• можливість додавання кількох псевдонімів на одну адресу;
• відсутність реклами;
• можливість використовувати іншу функціональність сервісу;
• надійність серверів;
• значний об’єм дискового простору;
• розширене адміністрування пристроїв і налаштувань безпеки;
• використання поштової адреси на домені бренду.

Пошта на Gmail

Одним із найпопулярніших варіантів організації корпоративної скриньки є використання сервісів Gmail для бізнесу від корпорації Google.

• об’єднання і постійний доступ до хмарного офісу GoogleDocs;
• можливість розширити функціональність пошти за допомогою інсталяції додаткових плагінів;
• відсутність оголошень у поштовому інтерфейсі;
• сховище розміром 30 ГБ для кожного облікового запису або загальне безлімітне хмарне сховище (залежно від пакета);
• цілодобова технічна підтримка;
• можливість роботи з файлами й документами в офлайн-режимі;
• простий і звичний для багатьох людей інтерфейс з адресами на доменному імені компанії;
• оптимізована організація процесів, економія часу та грошей завдяки інтеграції сервісів компанії між собою.

За роки роботи на ринку компанія Google зарекомендувала себе як зручний сервіс, на якому легко створити поштову скриньку. Функцій, які бренд пропонує бізнесу, достатньо для здійснення всіх необхідних операцій. Водночас не потрібно мати особливих знань, щоб користуватися системою.

Після реєстрації облікового запису необхідно виконати лише кілька кроків для створення корпоративних облікових записів своїм співробітникам:

1. На головній консолі адміністратора виберіть розділ «Користувачі» та натисніть «Додати користувача».

2. Заповніть коротку інформацію про майбутнього користувача й підтвердіть створення у формі внизу.

Last post

Створення пошти на ресурсах хостингу

Цей варіант надзвичайно популярний для організацій, домен яких прив’язаний до стороннього хостингу. У такому випадку, щоб створити електронну пошту, необхідно розмістити в хостера email-скриньку з ім’ям бренду після @ і будь-якими іменами до значка.

Переваги такого підходу:

• переадресація повідомлень — можна налаштувати опцію так, щоб листи на адресу press@yourcompanyname.com надходили окремій групі працівників відповідного відділу;
• доступне регулювання розмірів поштових скриньок;
• робота з мейлами за допомогою мережного інтерфейсу та через інші поштові клієнти: Thunderbird, The Bat, Outlook тощо;
• створення базових фільтрів;
• можливість зробити бекап системи.

Мінуси цього методу належать до технічної частини й не стосуються безпосередньо функціональності. Зокрема, організація не має можливості для фізичного контакту з обладнанням сервера й точних налаштувань сервера під себе.

Крім того, мінусом можуть бути сусіди за хостингом — сайти, які розміщуються на одному сервері з вами. Якщо такі компанії розсилатимуть спам, ви також можете потрапити під санкції.

Трудомісткий метод

Можна розміщувати корпоративну пошту на вашому поштовому сервері. Головна складність цього підходу в тому, що для його впровадження потрібно мати:

• високошвидкісний інтернет;
• локальний серверний комп’ютер із необхідною ОС;
• налаштування DNS-зони;
• активний домен.

Спосіб також потребує фінансових витрат, проте плюси переважають усі незручності. Ви отримуєте:

• дискове сховище;
• велику кількість поштових адрес (загальна кількість залежить від вашого обладнання);
• можливість задати будь-яке ім’я на домені компанії;
• доступ до логів;
• індивідуальне налаштування переадресації;
• індивідуальний моніторинг стану сервера;
• просте створення резервних копій.

Виконання всіх цих завдань потребує уваги штатного фахівця, а значить — великих витрат, проте ваша корпоративна пошта буде незалежною та регульованою.

Серед мінусів — залежність від якості та стабільності роботи вашого провайдера та висока витратність на впровадження. Крім цього, якщо відбувається збій і комп’ютер вимикається, листи можуть не дійти одержувачам.

Будь-який із цих варіантів можна застосовувати на практиці. Оцініть завантаженість вашої компанії, подумайте про її можливості та ймовірний бюджет на впровадження власного поштовика. Це допоможе вибрати варіант, який підходить вам найкраще.

Необхідні записи для створення пошти

Створення і налаштування поштового сервісу вашої компанії потребує використання додаткових цифрових рішень.

МХ-запис для прийому листів на власному домені

МХ-запис, або mail exchange — це запис DNS для маршрутизації пошти. Вона потрібна, щоб показати поштовому агенту, на який саме сервер відправляти листи.

SPF-запис

Він забезпечує захист розсилок від підроблення спамерами.

Запис функціонує так: безпосередньо в записі відправника зазначаються IP поштових серверів, яким дозволено надсилати емейл-повідомлення від вашого домену. Приймаючий сервер здійснює перевірку запису SPF, і якщо розсилка відправлена ​​не з дозволеного сервера, повідомлення будуть блоковані.

Для кожного поштового домену допускається створення лише одного запису SPF. Зазвичай хостинги мають загальні інструкції для базового налаштування SPF або одразу вносять такий запис.

Технологія DKIM

Цей механізм поєднує в собі методи антиспаму та антифішингу для підвищення якості визначення легітимності електронної пошти. Технологія додає до листа цифровий підпис, прив’язаний до домену відправника. Сервер-одержувач автоматично зчитує його та зіставляє із чорними списками.

Працює така технологія з парою ключів, один із яких створює підпис до листа, а другий може цей підпис розшифрувати.

DKIM потрібний для того, щоб убезпечити заголовки від підроблення під час створення або пересилання листа.

В eSputnik такий запис створюється автоматично під час відправки на сервер одержувача і, крім підпису, містить список полів, що підписуються, індикатор ключа та ім’я домену.

Налаштування підписів у системі eSputnik

Наш сервіс пропонує три методи налаштування підписів для вашої корпоративної пошти.

Повний

Цей варіант потребує мінімального втручання в DNS: необхідно внести два записи й попрацювати з налаштуваннями пошти. Спершу потрібно створити технічну скриньку з вашим доменом bounce@your-domain.com і налаштувати переадресацію всіх листів, що приходять туди, на bounce@trap.esputnik.com. Це потрібно для обробки помилок доставки і скарг на спам.

Після верифікації в Gmail будуть відображатися такі заголовки:

mailed-by: your-domain.com

signed-by: your-domain.com

Складність цього варіанта полягає в необхідності створити додаткову поштову скриньку та налаштувати переадресацію. Можливо, потрібно буде звернутися за допомогою до технічного фахівця.

Повний+

Цей спосіб потребує значно менше зусиль для налаштування. Достатньо внести необхідні DNS-записи і створити піддомен, наприклад mailer.your-domain.com. У його MX-записі потрібно вказати наш поштовий сервер, який автоматично займатиметься обробкою помилок, відписок і скарг на спам.

Після перевірки Gmail відобразить заголовки:

mailed-by: mailer.your-domain.com

signed-by: your-domain.com

Серед складнощів цього способу — необхідність виділити піддомен, але це компенсується вищим коефіцієнтом доставки й незалежністю рейтингу відправника від рейтингу решти наших клієнтів. Якщо ваш IT-спеціаліст може виконати необхідні налаштування DNS, рекомендуємо використовувати саме «Повний+».

Піддомен

Цей метод для тих, хто не може скористатися двома іншими. Це той же «Повний», але з виділеним піддоменом. Крім того, відповіді обробляються на стороні CDP eSputnik.
Варіант також підійде, щоб відокремити репутацію промокампаній від сервісних та інших повідомлень.

Після верифікації в Gmail відобразяться такі заголовки:

mailed-by: mailer.your-domain.com

signed-by: mailer.your-domain.com

У такому варіанті всі листи для вашого піддомену mailer.your-domain.com приймає наш сервіс, і він же оброблятиме результати.

Водночас нам необхідно надсилати вам можливі відповіді підписників, тому для кожної адреси відправника потрібно зазначити адресу для надсилання з вашим поштовим доменом. Ми налаштовуємо свої сервери так, що всі листи, які надходять на емейл-адресу відправника, автоматично будуть відправлені на вказану поштову адресу.

Який сервіс для створення корпоративної пошти найпопулярніший

Кожна компанія обирає сервіс для корпоративної пошти на основі своїх потреб. Проте серед поштових клієнтів є і такі, функціональність яких можуть використовувати різні організації.

Згідно з дослідженням компанії SimilarTech, найпопулярнішими сервісами є:

1. GSuit від Google, який надає змогу інтегрувати доменне ім’я організації з продуктами компанії. Кількість користувачів сервісу сягає 3 034 340.
2. Microsoft Exchange із кількістю користувачів 1 748 677.
3. GoDaddy. Із цим поштовиком працюють 270 190 клієнтів.
4. QQ Mail, поштовим сервісом якого користуються 109 128 клієнти.
5. Rackspace Email — послуги компанії обрали 69 242 користувачів.

Підсумки

Корпоративна пошта — це важливий елемент будь-якої компанії, завдяки якій відбувається комунікація з партнерами і клієнтами.

Від того, який вигляд має електронна адреса, залежить рівень довіри до компанії та листів, які вона надсилає. Це також безпосередньо впливає на авторитет бренду.

Крім того, створення корпоративної пошти допоможе компанії налагодити спілкування між співробітниками. Наприклад, вона полегшує процес внутрішніх розсилок відділам чи сформованим групам.

З корпоративною поштою ви будете виглядати професійніше в очах клієнтів і партнерів, ефективно вирішуючи завдання і будуючи імідж бренду.