Коли база підписників збільшується в геометричній прогресії — це успіх. Але у стрімкого зростання є зворотний бік: інструменти, що працювали вчора, тепер починають гальмувати масштабування бізнесу.

Саме з таким викликом зіткнулася освітня платформа Prometheus. Коли загальна кількість підписників сягнула 3 мільйонів, стало очевидно, що для подальшого масштабування команді потрібна не тільки ESP-платформа, але й можливості поглибленої сегментації та деталізованої аналітики.

У цьому кейсі розкажемо, як усього за 8 тижнів Prometheus вдалося успішно мігрувати ядро бази з понад 1,5 млн активних контактів із платформи Sendy на CDP eSputnik.

Це історія про те, як швидко перевести масштабний проєкт на нові “рейки”, зберігши бездоганну репутацію домену та забезпечивши високий рівень залученості аудиторії.

База	1,5+ млн. користувачів
Канал комунікації	Email
Завдання	Мігрувати емейл-маркетинг з ESP на CDP eSputnik. Прогріти домен email-розсилок, зберігаючи репутацію на рівні High.
Результат	Досягли рівня відправок з домену — 1 358 734 контакти. Підтримали репутацію на рівні High — під час прогріву та після.
Тривалість робіт	8 тижнів
Ресурси	Маркетолог компанії Prometheus Маркетолог агенції eSputnik

Про проєкт

Prometheus — найбільша онлайн-платформа професійного розвитку в Україні, заснована у 2014 році. Проєкт спеціалізується на створенні професійних програм та локалізації найкращих світових навчальних матеріалів, роблячи експертизу провідних викладачів доступною кожному. Протягом 11 років платформа допомагає партнерам систематизувати їхній досвід, а також забезпечує освітню підтримку найважливіших державних реформ.

Перехід від ESP до можливостей CDP: як і чому Prometheus змінили платформу 

Перехід на нову платформу має свої ризики: нові технічні налаштування, можливі збої в доставці та репутаційні загрози для домену. В Prometheus зважилися на цей крок усвідомлено: адже коли загальна база зросла до 3 мільйонів підписників, наявний інструментарій перестав відповідати рівню амбіцій та темпам розвитку команди.

Ось як це рішення визрівало — і чому платформа вибрала саме eSputnik.

Мета зміни платформи: чому Prometheus “переріс” ESP

Компанія понад 5 років використовувала для масових email-кампаній ESP Sendy.

Це був надійний інструмент на етапі становлення проєкту, проте стрімкий розвиток і масштабування висунули нові вимоги до комунікації. Бізнес фактично переріс можливості сервісу розсилок, а потреба в автоматизації стала критичною. 

Головні чинники, що спонукали до пошуку нового рішення та міграції: 

• Ручне управління. Система розсилок не була глибоко інтегрована в платформу навчання. Команді доводилось вручну експортувати та імпортувати дані, що забирало час і збільшувало ризики помилок.
• Брак даних для сегментації. Через технічні обмеження розсилки йшли на широкі сегменти (“на всіх”), хоча проєкт потребував точкового досягнення різних аудиторій одночасно. 
• Обмеженість в тестах. Можливості ESP обмежували гнучкість маркетингу: команда не могла повноцінно експериментувати з контентом, перевіряти гіпотези чи впроваджувати автоматизовані тригерні сценарії, що реагують на дії користувачів у реальному часі

Чому обрали саме CDP eSputnik

Стратегія “паралельного старту”: як мігрувати без пауз у комунікаціях та втрати доходів

Найбільший страх будь-якого бренду під час міграції — це комунікаційний вакуум, адже пауза в розсилках може призвести до зниження залученості та прямих збитків. Щоб нівелювати ці ризики, команда Prometheus обрала стратегію поступового переходу.
Протягом 8 тижнів міграції та прогріву проєкт працював у двох сервісах паралельно.

Плюси паралельної роботи: 

• Збереження стабільності: поки в eSputnik проходили технічні налаштування та прогрів, критично важливі розсилки робили через стару ESP. 
• Безпечний перенос даних: завдяки паралельній роботі двох сервісів, налаштування автоматичної передачі контактів із реєстрацій проходило без ризику втратити дані нових користувачів.
• Оптимізація витрат: хоча одночасна оплата двох платформ — це додаткове навантаження на бюджет, у масштабах бази в 3 млн контактів це допомогло уникнути потенційної втрати лояльності аудиторії через переривання сценаріїв навчання. 

Команда Prometheus провела основний етап міграції самостійно, спираючись на документацію eSputnik. 

План переходу Prometheus на eSputnik

1. Перенос контактної бази: 1,5 млн найактивніших контактів для експорту та подальшого імпорту в CDP, щоб сфокусувати прогрів на найбільш лояльних клієнтах,. Решту контактів залишили на старій ESP для подальшої реактивації. 
2. Верифікація доменів, задіяних в Sendy, оскільки вони вже були прогріті на великі обʼєми відправок і малу гарну репутацію та впізнаваність. 
3. Контентна адаптація та дизайн. Перенос шаблонів в eSputnik, налаштування верстки.
4. Автоматична передача даних із сайту. Налаштування передачі контактів з реєстрації на сайті.
5. Прогрів відправника. Поступове нарощування обсягів відправки, щоб досягти дозволених лімітів і перейти на розсилку з власними цифровими підписами Prometheus. 

Які інструменти використовували протягом першого року співпраці

Протягом першого року команда Prometheus використовувала базові можливості CDP, зосередившись на автоматизації збору даних та аналітиці. 

Що саме використовували:

• Інтеграція з навчальною платформою: налаштували автоматичну передачу контактів із реєстрацій у відповідні групи за інтересами користувачів.
• Модуль A/B-тестування: для перевірки контент-гіпотез (наприклад, впливу ефекту FOMO на Open Rate).
• Аналітична панель та Postmaster Tools: для щоденного контролю репутації домену “очима” Google та відстеження помилок доставки (Hard/Soft Bounce).
• Гнучкий редактор eSputnik: для самостійного створення адаптивних листів без залучення розробників. Це дозволило відійти від стандартних макетів старої системи та реалізувати складні технічні параметри: підтримку темної теми, коректне відображення на мобільних пристроях та суворий ліміт ваги до 100 КБ, що є критичним для стабільного доставлення в Gmail. 

Як прогріти домен на 1,5 млн контактів: покроковий алгоритм для Prometheus

Команда Prometheus вже мала власні напрацювання, проте для мінімізації ризиків та підсилення стратегії, звернулася до агенції eSputnik за супроводом. Співпраця команд дозволила поєднати глибоке знання аудиторії Prometheus із досвідом агенції eSputnik у роботі з великими базами даних. Це допомогло адаптувати темпи прогріву під реальну реакцію поштових сервісів і ліміти eSputnik на розсилку конкретним провайдерам.

Маркетолог eSputnik допоміг адаптувати план прогріву до обсягів бази та моніторив результати на кожному етапі. 

Етап 1. Підготовка сегментів

Базу в 1,5 млн контактів розділили за двома критеріями: 

• Сегментація за активністю

Виділили тих, хто активно взаємодіяв із попередньою розсилкою: 661 контакт із різними доменами. Висока залученість контактів допомогла створити ідеальний початковий репутаційний профіль домену. 

• Розподіл за типом доменів

Далі базу розділили на користувачів Gmail, які становили близько 79% аудиторії (1,23 млн). Кількість інших доменів була незначною, прогрів на них не потребував тривалих і планомірних дій,тому їх об’єднали в спільний сегмент: 21%, або 331 тис. Розподіл за типом доменів допоміг створити гнучкий графік відправок, що враховував власні ліміти поштових провайдерів.

Етап 2. Розробка контент-стратегії для прогріву

Після формування сегментів ключовим завданням стає вибір змісту повідомлень. Пріоритет — відкриття листів та переходи за посиланнями.

Критерії до контенту:

• Максимальна релевантність: теми, що цікавлять широке коло користувачів платформи.
• Легкість взаємодії: наявність зрозумілих та привабливих елементів, на які хочеться клікнути.
• Відсутність агресивного маркетингу: відмова від нав’язливих знижок чи прямого продажу курсів.
• Акцент на цінності: орієнтація на безпосередню користь та соціальну значущість для отримувача

Для кампанії з прогріву поєднали святковий інфопривід із гейміфікацією. До 10-річчя Prometheus підготували розіграш призів, який мотивував користувачів взаємодіяти з листом.

Щоб реалізувати прогрів обрали кампанію з розіграшем, яку поділили на два листи.

1. У першому листі Prometheus анонсували розіграш і запропонували підписникам взяти у ньому участь. Призи підібрали відповідно до освітньої тематики проєкту : сертифікати на платні курси Prometheus, профільні книги та можливість поставити запитання лекторам на закритій Q&A-сесії.
2. Другий лист був із результатами розіграшу. Оскільки підписники чекали на оголошення переможців, він мав потенціал отримати високі показники відкриттів та допомогти швидше сформувати позитивну репутацію нового відправника в поштових сервісах.

Етап 3. Підготовка листів: текст, дизайн та верстка

Для прогріву великої бази важливо підготувати якісні з технічного погляду листи. На доставлюваність впливає: тема, структура листа, співвідношення тексту й зображень, вага HTML, адаптивність і навіть наявність Alt-текстів.

Тому перед запуском команда перевіряла кожен лист за базовим чек-листом:

• Релевантність. Тема листа відповідала змісту всередині, без клікбейту й завищених очікувань.
• Баланс тексту та зображень. Лист не був суцільною картинкою: орієнтир — щонайменше 60% текстового контенту і до 40% візуального. Це допомагає поштовим сервісам краще “читати” лист і знижує ризик потрапляння в спам.
• Доступність. Для зображень додавали Alt-тексти, а посилання на відписку залишали помітним і зрозумілим.
• Технічна гігієна. HTML листа тримали в межах до 100 КБ, щоб Gmail не “обрізав” частину контенту.
• Адаптивність. Листи перевіряли на десктопі, смартфонах і в темній темі, щоб вони коректно виглядали для всіх користувачів.

А/В-тестування: яка тема спрацювала краще?

На одному з перших етапів прогріву команда протестувала теми листа на меншому сегменті бази. Перевіряли, що краще працює для відкриттів: FOMO чи пряма вигода. Тему-переможця використали в наступних хвилях із більшим обсягом відправлень.

• Варіант A: 🏆 Встигніть забрати свій приз! Великий розіграш до 10-річчя Prometheus 
• Варіант B: 🔥 Ваш шанс виграти курс: святкуємо 10-річчя Prometheus! 

Тестування тривало 1 місяць — саме стільки часу знадобилося, щоб досягти потрібного розміру вибірки для коректної оцінки результатів.

Результати тестування:

Варіант теми	Open Rate
🏆 Встигніть забрати свій приз! Великий розіграш до 10-річчя Prometheus 🔥	30,9%
🔥 Ваш шанс виграти курс: святкуємо 10-річчя Prometheus!	27%

Перемога першого варіанту: OR 30,9% проти 27% у другого варіанту підтвердила, що заклики до дії, що містять елемент терміновості (“встигніть”), забезпечують значно вищий рівень залучення.

Фінальний доказ успіху: лист про результати 

Найбільший сплеск активності дав лист із оголошенням переможців. Завдяки високому очікуванню результатів він отримав Open Rate 68,6% та CTR 39,7%.

Результати залучення отримані з листа з результатами розіграшу:

Лист отримали	12 505 учасників розіграшу
Open Rate листа	68,6%
CR листа	27,2%
CTR	39,7%

Етап 4. Графік прогріву: від перших 600 до 1,3 млн листів

Головне завдання графіка — забезпечити плавне навантаження на поштові сервіси без різких сплесків активності, які можуть бути сприйняті як спам. Для Prometheus прогрів тривав 8 тижнів і базувався на принципі “контрольованої швидкості”.

Важливо. Збільшуйте обсяг розсилки електронних листів поступово. В перший день прогріву з нового домену можна відправити не більше ніж 1000 листів, в іншому випадку, розсилка може бути помічена поштовим сервером як небажана активність. 

Prometheus почали прогрів обережно, відправивши за перший день всього 585 повідомлень на активний сегмент тих, хто взаємодіяв з попередньою розсилкою.
Розпочали з десяти відправок на хвилину і далі діяли по підготовленому графіку: 

1. В перший день використали сегмент активної аудиторії тих ,хто читав та переходив з відправленого листа прогріву, який готувала команда Prometheus:

•  Gmail домен — 383 контакти;
•  інші домени — 202 контакти.

Перший день прогріву

Домен	Об'єм відправки
gmail	383 контакти
інші	202 контакти

2. Далі продовжили роботу з раніше підготовленим сегментом активної аудиторії — тими, хто читав попередні листи: 54 189 контактів. Його також було розбито на підгрупи за доменами:

• з найбільшою кількістю (Gmail) — 37 802;
• контакти з інших доменів об’єднали в одну групу — 13 984 .

Далі підгрупи також було розбито — для поступового нарощування обсягів відправлення за кількістю відправлених повідомлень.

Об’єми відправки на другий день прогріву

Домен	Кількість контактів
yahoo.com	992
lll.kpi.ua	613
gmail	567
oa.edu.ua	526
icloud.com	529
інші домени	504
ukr.net	463
outlook.com	272
hotmail.com	167
meta.ua	103
i.ua	117
bigmir.net	25
Всього об’єм відправки за день	4878

За тією ж аналогією, було складено графік на наступні дні прогріву домену — обсяги нарощувалися щодня, орієнтуючись на реакцію провайдерів

З детальною інструкцією з розігріву домену можна ознайомитись в базі знань eSputnik.

Приклад графіку прогріву за доменом gmail за весь період прогріву:

Денний ліміт для відправки на домен gmail на сегмент тих, хто відкривав листи
День	Об’єми відправки
1	383
2	567
3	1 116
4	2166
5	4071
6	6 270
7	9 080
8	14 505
9	20 894
10	30 195
11	35 908
12	40 261
13	9 536
14	9 445
15	10 324
16	11 178
17	11 925
18	12 671
19	13 414
20	14 938
21	16 478
22	17 772
23	19 990
24	20 989
25	22 040
26	23 730
27	23 736
28	25 121
29	27 168
30	28 786
31	30 752
32	55 218
33	80 030
34	120 387
35	153 618
36	198 531

Гнучкість замість жорсткого плану: кейс дня 13

Наявність графіка не означає, що його не можна змінювати. Навпаки, цінність досвіду Prometheus — у вмінні вчасно зреагувати на сигнали поштових сервісів.

На 12-й день обсяги відправок сягнули піку — 40 261 лист. Проте Postmaster Tool зафіксував погіршення показників, тому команда миттєво скоригувала план на 13-й день: 

1. Обсяг відправок за доменом Gmail знизили до 9 536 листів (встановивши безпечний ліміт до 10 000 на добу).
2. Наступні кілька днів обсяг нарощували дуже обережно (близько 10—12 тисяч), доки репутація в Postmaster не стабілізувалася.
3. Лише після досягнення репутації «High» команда повернулася до масштабного зростання, досягнувши на 36-й день показника у 198 531 відправлень. 

Технічний моніторинг. Під час прогріву команда постійно відстежувала ключові показники, щоб вчасно коригувати обсяги відправок і не ризикувати репутацією відправника:

1. Google Postmaster Tools — перевіряли репутацію домену та IP, рівень скарг і технічні помилки. Це допомагало зрозуміти, як Google оцінює нову активність відправника.
2. Аналітика eSputnik — контролювали відписки, помилки доставки Hard Bounce / Soft Bounce та Open Rate. Це дозволяло оцінювати якість сегментів і підтримувати гігієну бази на кожному етапі прогріву.

Підсумки прогріву та стан репутації

Проєкт Prometheus завершив роботи з прогріву домену із показниками, що підтвердили правильність обраної стратегії. Протягом 8 тижнів команда вибудувала надійний фундамент для подальшого розвитку екосистеми навчання.

Бездоганна репутація та охоплення

Головним технічним досягненням став успішний прогрів домену до рівня 1,35 млн контактів. За даними Google Postmaster Tools, репутація відправника протягом усього періоду стабільно залишалася на найвищому рівні.

Це свідчить про повну довіру з боку поштових сервісів: листи безперешкодно потрапляють в папку “Вхідні”, а кількість скарг на спам зведена до мінімуму.

Залученість на піку: аналітика останніх днів

Показники останніх 5 днів прогріву (на прикладі сегмента Gmail) показують стабільну зацікавленість аудиторії навіть за різкого нарощування обсягів відправок.

День	Відправлено повідомлень	OR листа	CR листа	CTR
32	55 218	28.6%	1.1%	3.9%
33	80 030	28.6%	1.1%	3.7%
34	120 317	28.6%	1.1%	3.8%
35	149 209	28.3%	1.1%	3.8%
36	198 414	28.2%	1.0%	3.7%

Після завершення прогріву на 16.12.2024 (перша відправка була 05.11.2024) охоплена прогрівом база становила 1 358 734 контакти.

Найвищу залученість продемонстрував лист із оголошенням переможців розіграшу. Завдяки майстерному використанню очікування аудиторії, він отримав рекордний Open Rate 68,6% та CTR 39,7%

Від інтуїції до цифр: стратегічна зміна підходу

Перехід на CDP eSputnik дозволив Prometheus подолати обмеження ESP та вийти на новий рівень прийняття рішень на основі даних. Проєкт отримав інструменти для детального відстеження результатів, що миттєво позначилося на якості маркетингових рішень.

Плани на майбутнє

Зараз проєкт Prometheus переходить до наступного стратегічного етапу — глибокої технічної інтеграції. Це дозволить трансформувати email-канал з інструменту масових розсилок на систему персоналізованої комунікації, яка адаптується до поведінки кожного користувача в реальному часі.

Завдяки можливостям CDP eSputnik, команда планує посилити ефективність маркетингу за рахунок поглибленої сегментації та запуску автоматизованих сценаріїв, що реагують на дії користувачів:

• Welcome-серія: для якісного онбордингу нових підписників та знайомства з цінностями бренду.
• Покинутий перегляд лендингу: автоматичне повернення зацікавлених відвідувачів на сторінки курсів.
• Незавершене навчання: персоналізовані тригери, що стимулюють студентів продовжувати освітній шлях.
• Реактивація: системна робота з пасивними контактами для відновлення їхньої активності.

Поєднання масових розсилок із автоматизованими тригерними ланцюжками дозволить Prometheus супроводжувати кожного користувача на його шляху до нових знань.

---

Якщо ви теж плануєте зміну ESP або прогрів контактної бази, почніть із фахової підтримки. Запишіться на безплатну консультацію зі спеціалістами eSputnik та отримайте можливість перезапустити ваш маркетинг на рівні лідерів ринку. 

Отримати персональну консультацію