​​​​​​​Полезные инструменты для командной работы на удаленке

Традиционно в конце каждого года издатели Оксфордского словаря выбирают слово или словосочетание, наилучшим образом описывающее год. 2020 был настолько насыщенный, что вместо одного слова лингвисты составили список из 16 таких слов. А вне общего рейтинга особое внимание заслужило слово “remotely” ("удаленный", “дистанционный”) – как изменившееся за год сильнее всего. Если ранее люди чаще использовали его в сочетании со словами “остров”, “деревня”, локация”, а также “мониторинг” и “контроль”, то теперь все больше говорят об удаленной работе и обучении.

Кто-то уже полностью переформатировался на работу в дистанционном режиме, а кто-то до сих пор находится в поиске удобных инструментов для организации рабочего процесса. Особенно это касается командной работы, ведь нужно обеспечить полноценное взаимодействие между всеми членами команды. Предлагаем ознакомиться со списком полезных сервисов и программ, которые помогут продуктивно работать из любой точки мира (или хотя бы дома).

Управление проектами

Возможно, раньше вы вели проекты в электронных таблицах или с помощью других офисных приложений, но они были недостаточно эффективны из-за ограничений в функциональности. Сегодня существует множество специальных платформ для Enterprise Performance Management (EPM) – управления проектами, которое обеспечивает видимость всех процессов. Почти каждый такой сервис на своей главной странице уверяет, что “это удобный мощный инструмент для командной работы” и “здесь вы получите единое решение для всех задач”, поэтому выбор может оказаться затруднительным. Чтобы определиться с платформой, изучите, отвечает ли она вашим первоочередным требованиям: возможностям гибкого планирования, анализа и создания отчетов, автоматизации процессов, учета времени, управления бюджетом или, например, быстрой коммуникации. А мы пока остановимся на двух полюбившихся многим инструментах.

Asana

Asana помогает четко выстраивать стратегии, последовательности процессов и распределять планы на каждый день. Вы можете настраивать визуализацию своему вкусу: в виде списка, досок или графиков. Каждый проект делится на задачи, для которых можно устанавливать приоритетность, сроки и назначать ответственных. Крупные задачи можно делить на более детальные, а с помощью дополнительных расширений можно оценивать затраты времени на выполнение отдельного шага. При этом вы не запутаетесь в собственных задачах, ведь каждый день для вас формируется to-do список с запланированными делами, а повторяющиеся рабочие процессы можно автоматизировать.

Для координации с командой в приложении предусмотрено множество функций:

• чат под каждой задачей;

• формы с запросами;

• обмен обновлением статуса о выполнении задачи;

• возможность добавлять вложения и т. д.

И даже если вы никогда не пользовались подобными сервисами, начать работу не составит никакого труда, ведь Asana может предложить более 50 шаблонов проектов, которые можно адаптировать под свои потребности. А широкий спектр интеграций поможет вам связать приложение с инструментами, которыми вы уже привыкли пользоваться: Gmail, Microsoft Teams, Slack, Zoom, Salesforce, Jira и др.

Стоимость: тариф Basic – бесплатно, тариф Premium – от $10,99 за пользователя в месяц, тариф Business – от $24,99 за пользователя в месяц, индивидуальные цены в тарифе Enterprise.

Trello

В отличие от предыдущего сервиса, это приложение не похвастается продвинутыми функциями планирования и распределения нагрузки, поэтому его вряд ли назовешь полноценным программным обеспечением для управления проектами. Однако для кого-то простота является не недостатком, а, наоборот, преимуществом. Не хотите долго разбираться в настройках масштабных платформ, и вам просто нужно получить быстрое представление о том, на каком этапе находятся задачи? Используйте Trello.

Наглядность прогресса достигается за счет использования канбан-досок: каждая карточка с задачей располагается в столбце соответствующего этапа. Это может быть не только логика “запланировано – в процессе – сделано”, а и, например, некая цепочка последовательности действий, например, “создание макета – согласование с клиентом – верстка”.

В карточках можно собрать максимум информации о задаче:

• добавлять расширенное описание;

• присоединять участников;

• ставить метки для фильтрации;

• назначать сроки выполнения;

• прикреплять вложения;

• оставлять комментарии.

Trello позволяет настраивать кнопки создания карточек и досок, создавать шаблоны для повторяющихся задач, а благодаря функции автоматизации можно настраивать команды и триггеры на основе правил. Например, при переносе карточки в определенную колонку для нее установится заданный срок выполнения или по умолчанию добавятся участники.

Приложение совместимо с другими инструментами – Dropbox, Google Drive, Slack, Confluence, Evernote, Jira и др. Кроме этого, множество дополнений позволит расширить возможности Trello: использовать тайм трекер, проводить голосования, составлять красивые отчеты, настраивать кастомные поля и т. д.

Стоимость: есть бесплатный тарифный план и Business Class – от $10 за пользователя в месяц. Для крупных компаний предусмотрен тариф Enterprise с индивидуальным просчетом стоимости.

Другие популярные решения для ведения корпоративных проектов, на которые стоит обратить внимание: Wrike, Toggl Plan, Monday, Zoho Projects, Basecamp, Podio.

Общение: видеосвязь и мессенджеры

Большинство людей не любит смешивать личные переписки с рабочими, поэтому для общения внутри команды лучше уйти от привычных Telegram, Viber и WhatsApp. К счастью, удобных альтернатив предостаточно.

Slack

Корпоративный мессенджер Slack позиционирует себя как единую платформу для общения в команде при организации рабочего процесса. Здесь можно обмениваться мгновенными текстовыми сообщениями, совершать голосовые звонки (как внутренние, так и на номера мобильных операторов) и проводить видеоконференции, а создание отдельных каналов способно заменить длинные цепочки электронных писем.

Каналами удобно пользоваться для:

• обсуждения различных проектов – вы привлекаете только задействованных сотрудников;

• общения внутри и между отделами компании – например, создать диалог с IT-специалистами по вопросам ПО и багов;

• коммуникации с партнерами и сотрудниками на аутсорсе – Slack позволяет объединять в одном диалоге различные организации.

Конечно, вы можете воспользоваться и личной перепиской для прямого общения. В мессенджере можно прикреплять файлы, тегать весь канал или отдельных участников. Реализован удобный поиск по сообщениям и вложениям. Особым преимуществом сервиса является возможность интеграции со многими популярными приложениями. Так, вы сможете согласовывать отпуска и заявки на командировки с помощью AttendanceBot или Google Таблиц, создавать напоминания о важных задачах из Google Календаря и т. д. Кроме этого, Slack уделяет большое внимание защите данных, что будет особенно актуальным, если вы беспокоитесь о цифровой безопасности.

Стоимость: бесплатная версия, Standard – от $6,67 за активного пользователя в месяц, Plus – от $12,50 за активного пользователя в месяц, тарифный план Enterprise Grid обсуждается в частном порядке с отделом продаж.

Workplace от Facebook

Если вы привыкли зависать в этой известной соцсети, то в Workplace будете чувствовать себя как рыба в воде. Сервис предназначен для корпоративного общения и использует те же функции, что и Фейсбук, включая ленту новостей, группы и видеозвонки в режиме реального времени. Нет, сотрудники не увидят, что вы постили сегодня смешное видео с животными — ваши аккаунты в Workplace и Facebook никак не связаны. Это также означает, что ваши рабочие данные не будут использоваться для таргетинга рекламы в соцсети. В Workplace рекламы нет.

Что дает приложение кроме привычного интерфейса?

• Удобный чат для обмена мгновенными сообщениями.

• Обмен файлами.

• Проведение опросов.

• Голосовые звонки и проведение видеоконференций без кодов доступа и ограничений по времени. Правда, объединить на таком собрании можно максимум 50 человек.

• Живые видеотрансляции, где можно в реальном времени оставлять комментарии, вопросы и реакции. Есть функция добавления субтитров и перевода на другой язык. И даже если вы пропустили трансляцию, наверстать упущенное легко — видео автоматически публикуются в группе.

• Возможность создания библиотеки знаний для хранения всех необходимых руководств для работы.

• Интеграция более чем с 50 популярными сервисами, среди которых Google Workspace, Office 365, Dropbox, Zoom, Salesforce и др.

• Персонализированная лента новостей у каждого сотрудника, подобранная искусственным интеллектом.

Стоимость: Workplace предоставляет бесплатную версию тарифа Advanced на 30 дней, стоимость которого по окончанию пробного периода составляет $4 за пользователя в месяц. Расширенные возможности доступны в тарифе Enterprise, в котором необходимо платить $8 за пользователя в месяц.

Google Meet+Google Chat

Безусловное преимущество использования гугловских продуктов – их автоматическая интеграция друг с другом. Согласитесь, удобно сразу из Календаря с мероприятиями перейти в онлайн-видеовстречу или отправить другим участникам приглашения по почте. Помимо этого, важной составляющей видеоконференций является безопасность и конфиденциальность данных. Именно на этом делает акцент Гугл, представляя свой продукт Google Meet.

В зависимости от тарифного плана можно проводить совещания с числом участников до 250 человек, а также использовать дополнительные функции:

• демонстрация экрана;
• сохранение записи встречи;
• интеллектуальное шумоподавление;
• автоматические субтитры (пока доступно только для английского языка);
• прямая трансляция в домене до 100 000 зрителей.

Также доступна совместимость с другими платформами для видеоконференций, а пользователи индивидуального тарифа могут создавать специальный номер для подключения к встрече без доступа к интернету, например, в дороге.

Еще один простой и удобный инструмент экосистемы – Google Chat. Он создан для личных и групповых переписок и может использоваться в качестве отдельного сервиса или в Gmail. Для ведения проектов можно организовывать виртуальные комнаты, чтобы совместно работать над документами из офисного пакета Гугла, создавать общие задачи и мероприятия, а также упрощать работу с помощью ботов и подсказок. Как и в Meet, в Chat поддерживается подключение внешних пользователей.

Стоимость: для Google Meet есть бесплатный план, в рамках тарифного пакета Google Workspace Essentials за каждого активного пользователя оплачивается $8 в месяц. Индивидуальная стоимость – в тарифе Google Workspace Enterprise.

Google Chat доступен только в платных тарифных планах Google Workspace: $5,40 за пользователя в месяц в Business Starter, $10,80 – в Business Standard, $18 – в Business Plus. Для каждого пакета можно выбрать бесплатный 14-дневный период.

Zoom

Эта платформа не нуждается в особом представлении. Сначала она стала одним из самых популярных сервисов для конференц-связи, а затем получила новую волну славы, но уже печальной: из-за уязвимостей в безопасности пароли и личные данные многих пользователей были раскрыты, а в видеовстречи могли вторгнуться взломщики. После этого разработчики внесли много изменений, а сами пользователи стали лучше разбираться в настройках приватности. Если вы уверены, что способны обеспечить своим данным безопасность, используйте возможности Zoom для различных видов связи:

• видеоконференции до 500 человек;

• широкие функции телефонии, в том числе международной;

• трансляции для неограниченных аудиторий на YouTube, Facebook Live и в индивидуальных службах потокового вещания;

• видеовебинары с функциями шэринга экрана, опросов, текстовых чатов, устного перевода, записи и расшифровки. Отдельно стоит выделить возможность интегрироваться с CRM и системами автоматизации маркетинга для сбора информации об участниках.

Стоимость: цены в Zoom дифференцируются в зависимости от продукта — конференции, телефония, вебинары и т. д. Для видеоконференций можно использовать базовый бесплатный тариф, $149,90/год оплачивается за лицензию в плане “Профессиональный”, $199,90/год – в плане “Бизнес”, $240/год – в плане “Предприятие”. Есть комплексные пакеты Zoom United с различными комбинациями сервисов.

Еще несколько платформ, где можно организовать продуктивное общение с командой: Skype, Discord, Flock, Microsoft Teams.

Офисные пакеты

Облачные сервисы для создания офисных документов хороши тем, что вам не нужно по несколько раз пересылать коллеге и скачивать один и тот же файл для совместного редактирования. Не нужно покупать лицензионное ПО для установки, искать его взломанную версию или бесплатные аналоги с меньшим набором функций. Компьютер не забивается десятками файлов, и вас не настигнет досадная ситуация, когда вы пришли наконец поработать в офис, но забыли скинуть на флешку нужный документ.

Сервисы Google

К офисным приложениям Google относятся Документы, Таблицы, Презентации и Формы. Первые три способны заменить продукты потребительской версии Microsoft Office. А с помощью Google Форм можно создавать удобные опросы и веб-формы для коллег и клиентов.

Приложения офисного пакета Google поддерживают большинство популярных форматов файлов, поэтому вы сможете редактировать и просматривать файлы, созданные и в других программах. К тому же, настроив офлайн-доступ, можно редактировать документы без подключения к интернету.

Работать над одним файлом могут несколько пользователей одновременно, а все изменения сохраняются автоматически. При этом в документе отображается, в каком месте вносит изменения другой пользователь, поэтому вы с коллегой не заполните случайно одну и ту же ячейку. В настройках доступа также можно ограничить редактирование, предоставив только право комментирования и внесения предложений.

Стоимость: можно использовать бесплатно, а также во всех тарифах Google Workspace, о которых мы упоминали ранее.

Кстати, в eSputnik также предусмотрено управление пользователями. Вы можете назначать сотрудникам различные роли в зависимости от их обязанностей и контролировать, к каким функциям в системе они имеют доступ.

Microsoft 365

В Microsoft 365 входят привычные приложения Office в сочетании со всеми преимуществами облачной платформы. Это значит, что ваши документы всегда будут под рукой на любом устройстве, а редактировать их можно совместно с коллегами в режиме реального времени.

Переход на Microsoft 365 имеет два основных преимущества: во-первых, сотрудникам не нужно переучиваться и привыкать к новым интерфейсам других приложений. Во-вторых, сервисы постоянно обрастают новыми полезными функциями, и вы сразу получаете все обновления. Например, встроенный редактор теперь умеет не только указывать на ошибки, но и проверять текст на плагиат. А благодаря функции Presenter Coach в PowerPoint можно отрепетировать речь для презентации без “эээ” и “ммм”: искусственный интеллект будет информировать вас о монотонности, запинках и словах-паразитах (пока поддерживается только английский язык, но планируется ближайшее внедрение и других).

Помимо классических офисных приложений, Microsoft 365 включает OneNote, Publisher (только для ПК) и Access (только для ПК). Используя его с другими продуктами корпорации – Microsoft Teams, OneDrive и т.д., – вы создадите единое рабочее пространство с инструментами для бизнеса.

Стоимость: есть бесплатная версия. Также приложения Office можно купить в отдельном пакете без корпоративной почты и Microsoft Teams с оплатой $8,25 за пользователя в месяц. Также эти сервисы входят в другие тарифные планы: Business Базовый ($5/мес. за пользователя), Business Стандарт ($12,50/мес. за пользователя), Business Премиум ($20/мес. за пользователя). Любую из версий можно бесплатно попробовать в течение 1 месяца.

Казалось бы, зачем искать альтернативы топовым офисным приложениям? Но если они все-таки по какой-то причине вас не устраивают, присмотритесь к следующим вариантам: Zoho, Only Office, Quip.

Облачные хранилища

Выбор облачного сервиса на первый взгляд очевиден: работаешь с Gmail и гугловским офисным пакетом – пользуйся Google Диском, работаешь в экосистеме Microsoft – вот тебе, пожалуйста, OneDrive. А если пользуешься совсем другими инструментами? А если нужно загрузить очень тяжелый файл? А если на первом месте безопасность данных? Пройдемся по основным особенностям популярных (и не очень) облачных хранилищ.

Google Диск

• Предлагает бесплатно 15 ГБ для хранения данных, а в стандартных тарифах – до 5 ТБ для каждого пользователя. Кроме этого, можно получить “столько места для хранения, сколько вам нужно” по индивидуальной цене.

• Поддержка более 100 типов файлов, загрузка и хранение файлов высокого качества без сжатия.

• Совместная работа над файлами. Можно просматривать, кто изменял файлы в течение 30 последних дней, и вернуться к какой-либо предыдущей версии.

• Возможность настроить офлайн-доступ к файлам и работать с ними без интернета.

• Совместимость с большим количеством сторонних сервисов и широкий список дополнений, увеличивающих возможности работы с хранилищем.

Стоимость: бесплатная версия, стандартные тарифы Google Workspace ($5,40-18/мес. за пользователя, а также индивидуальный тариф)

OneDrive

• Объем хранилища бесплатной версии – 5 ГБ, бизнес-тарифы предлагают максимально 25 ТБ для одного пользователя.

• Режим общего редактирования.

• Журнал с историей изменения файлов.

• Поддержка загрузки файлы размером до 100 ГБ.

• Возможность предварительного просмотра файлов более 320 форматов.

• Для защиты файлов можно устанавливать пароли и ограничивать время общего доступа.

Стоимость: бесплатный тариф; в рамках тарифов Microsoft 365 Business – от $5/мес. до $20/мес. за пользователя; только хранилище – $5/мес. или $10,50/мес. за пользователя.

Dropbox

• Бесплатное хранилище в 2 ГБ, неограниченный объем в тарифе Advanced.

• Легкое восстановление удаленных файлов и старых версий файлов с помощью 30- или 180-дневного журнала.

• Гибкие настройки доступа, совместная работа.

• Функция Dropbox Transfer для пересылки файлов до 100 ГБ за один раз.

• Инструменты повышения продуктивности вроде заметок, списка задач и напоминаний (да, такое есть не только у Google и Microsoft) и широкие возможности интеграций.

Стоимость: бесплатный Basic тариф; бизнес пакеты предлагают варианты с месячной оплатой $12,50 или $20 за пользователя, а также индивидуальную стоимость под ваши запросы. Есть 30-дневный бесплатный период.

Mega

• При регистрации пользователь получает 15 ГБ дискового пространства и может бесплатно увеличить его до 50 ГБ, выполнив определенные действия. Используя профессиональный план, вы получите 16 ТБ на диске.

• Нет ограничения в размере загружаемого файла.

• Добавлять файлы в вашу папку могут пользователи, не зарегистрированные в сервисе.

• Тарифы значительно ниже, чем у конкурентов.

• Сервис делает на ставку сквозное шифрование с помощью пароля от аккаунта, убеждая пользователей в максимальной безопасности. Это также означает, что при потере пароля и ключа для его восстановления доступ в вашим данным будет утрачен.

Стоимость: бесплатно, индивидуальные тарифы – от $49,99 до $299,99 в год (или от $4,99 до $29,99 ежемесячно), бизнес тариф – €10 за 1 пользователя в месяц.

pCloud

• 10 ГБ для пользования в свободном доступе, до 2 TБ в премиум-версиях

• Возможность оплатить пожизненную подписку, избегая ежемесячных и ежегодных платежей.

• Можно загружать файлы любого размера.

• Функция расширенной истории позволяет сохранять все изменения файлов в течение 360 дней, благодаря чему можно восстанавливать данные в течение года после их удаления или редактирования.

• Компания позиционирует себя как “Самое безопасное облачное хранилище в Европе” и даже устраивала pCloud Encryption-челлендж по взлому своей системы. Пока никто не прошел:)

Стоимость: свободный тариф; индивидуальные планы: “Премиум” (€47,88/год или €175 разовый платеж на всю жизнь), “Премиум Плюс” (€95,88/год или €350 разово); бизнес тарифы стартуют от €7,99 за пользователя в месяц.

Говоря о защите данных в общем, большинство файлообменных хостингов придерживаются принципа: повышенный уровень безопасности за повышенную стоимость.

Ознакомьтесь с предложениями других сервисов: Box, MediaFire, SpiderOak, iDrive.

Mind Mapping

Не хватает офисного флипчарта, чтобы поделиться с коллегами своей идеей? Запутались в какой-то логической цепочке? В условиях удаленной работы доску и цветные маркеры заменяют сервисы для создания интеллектуальных карт. Помимо яркой визуализации, они дают много удобных возможностей, доступных только онлайн.

Miro

В Miro у вас не закончится пространство для рисования. Помимо бесконечного холста сервис предлагает множество инструментов для создания ярких схем: различные цвета маркеров, геометрические фигуры, стикеры, медиафайлы (картинки, видео, pdf-файлы и т. д.). Работать над доской можно синхронно с другими участниками команды, при этом обсуждая задачи в текстовом, голосовом или видеочате. Для Miro доступно 20+ интеграций, а также есть возможность поделиться результатом в блоге, на сайте или в социальных сетях.

Стоимость: тариф Free – бесплатно; тариф “Team” – $8 за пользователя в месяц, “Business” – $8 за пользователя в месяц, индивидуальный просчет в тарифе “Enterprise”.

Mindmeister

Провести мозговой штурм, наглядно объяснить сложный бизнес-процесс или раскрыть некие связи с помощью схем в Mindmeister не составит никакого труда, ведь его интерфейс простой и понятный, а библиотека содержит более 300 000 шаблонов.

Этот веб-ресурс также позволяет загружать различный медиаконтент и работать над одной доской совместно с коллегами. Кроме этого, благодаря встроенному виджету MeisterTask его можно использовать и как планировщик задач. Отдельные шаги вашей схемы можно назначать коллегам в виде заданий, устанавливать их приоритетность, задавать сроки выполнения, а также отправлять напоминания о них по электронной почте. При этом режим истории поможет отследить, что, когда и кем было выполнено.

Стоимость: базовый бесплатный тариф; платные пакеты предполагают $2,49, $4,19 и $6,29 за пользователя в месяц.

diagrams.net

Красивые картинки и продвинутые фичи – это, конечно, хорошо, но большинство таких благ доступно в приложениях только в платных версиях, причем зачастую в самых дорогостоящих. В базовом плане вы можете быть ограничены даже количеством ментальных карт, которые можно сохранить в своем аккаунте. Если вы не гонитесь за эффектной визуализацией и расширенными функциями, выберите вариант “бесплатно, без регистрации и смс” – сервис diagrams.net.

Здесь можно создавать сколько угодно диаграмм, блок-схем и интеллект-карт. Для их построения вы найдете самые необходимые инструменты, при этом все функции приложения остаются бесплатными. В diagrams.net не получится работать одновременно с другими пользователями, зато сервис интегрируется с Google Workplace, Google Диском, OneDrive, Office 365, GitHub, Dropbox и др., а также имеет множество вариантов для сохранения готового результата – от простой ссылки до изображения или html-файла.

Стоимость: бесплатно.

Выбрать другой ресурс для mindmapping вы сможете, ознакомившись с нашей статьей.

Сервисы тайм-менеджмента

Удаленная работа предполагает как соблазн отвлечься на личные дела или неважные мелочи, так и вероятность засидеться над проектом допоздна, ведь вам не нужно спешить домой. Как результат – рассинхронизация с командой, или вы просто не можете вспомнить, сколько времени у вас заняла та или иная задача. В таком случае на помощь приходят приложения для учета рабочего времени и борьбы с прокрастинацией.

Focus Booster

Простой “помидорный” таймер. Помогает сосредоточиться на выполнении поставленной задачи. Затраченное время можно отслеживать в удобных отчетах, фильтруя записи по дате или клиенту. Доступна ручная корректировка времени, если вы вдруг забыли включить таймер.

Стоимость: свободный бесплатный тариф, индивидуальный план – $2,99 в месяц за пользователя, профессиональный – $4,99 в месяц за пользователя. Можно попробовать бесплатно в течение 30 дней.

Toggl Track

Мощный инструмент для анализа рабочего времени. Сервис позволяет запускать таймер в один клик в расширении браузера, веб-, настольном или мобильном приложении, а также автоматически отслеживать время в зависимости от сайта или ПО, с которым вы работаете в данный момент. Интеграция с календарем и другими приложениями (Asana, Todoist, Trello и еще 100+) поможет определить не только чем были заняты ваши коллеги ранее, но и какие задачи у них запланированы на ближайшее время. Это позволит не отвлекать их в нужный момент или определиться со временем проведения совместных мероприятий.

Кроме этого, с помощью Toggl можно отслеживать прямую связь между доходом от проекта и временем, затраченным на него. Прогнозируйте сроки, бюджеты, наблюдайте прогресс и возможные отклонения – инструменты оценки и система оповещений помогут оптимизировать рабочий процесс.

Стоимость: бесплатная версия, тариф “Starter” – от $9/мес. за пользователя, тариф “Premium” – от $18/мес. за пользователя, индивидуальные расценки в пакете “Enterprise”.

Calendly

Приятный и удобный сервис, который “договорится” за вас о ваших встречах. Calendly подключается к календарям (Google, iCloud, Outlook или Office 365) и показывает, когда вы доступны. Поделитесь ссылкой на свою страницу с коллегами и клиентами, чтобы избавиться от типичных вопросов “А когда бы вам было удобно…?”. Сервис имеет гибкие настройки для планирования, поэтому вы можете оградить себя от неожиданных запросов на встречу через 2 минуты, а интеграция со сторонними приложениями поможет полностью автоматизировать процесс записи.

Стоимость: базовый бесплатный тариф, версия “Премиум” – $8/мес. за пользователя, версия “Pro” – $12/мес. за пользователя.

Worldtimebuddy

Работаете в международной команде? Оставайтесь тактичными и не беспокойте коллег в слишком позднее или слишком раннее время. Разницу часовых поясов не обязательно держать в голове, для этого достаточно держать под рукой страницу сайта worldtimebuddy.com. Здесь вы можете добавить интересующие вас города и сверяться с конвертером времени при решении различных вопросов.

Стоимость: бесплатно.

Другие помощники для эффективного управления временем: I Done This, Weekdone, RescueTime, Harvest.

+ Несколько неочевидных, но полезных сервисов

Возможно, организовывая удаленную работу команды, вы не подумали сразу об этих инструментах, но они точно могут вам понадобиться в определенный момент.

Корпоративная база знаний

Хранилище инструкций, регламентов и любых других документов с FAQ, касающихся работы вашей компании, будет актуальным не только при онбординге новичка. Время от времени сотрудники задают друг другу типичные вопросы, а в бизнес-процессах возникают нововведения. Кроме этого, каждый работник получает свой бесценный опыт, которым, возможно, стоит поделиться с коллегами. В таких случаях корпоративная библиотека знаний поможет каждому быстро находить нужную информацию, не отвлекая других, и тем самым экономя их время.

Конечно, организовать knowledge base можно внутри рабочего пространства, которое вы уже используете. Некоторые программные продукты, например, Workplace та Flowlu уже содержат в себе решения для создания базы знаний.

Если вы не работаете в таких системах, то можете просто создать общедоступную папку с нужными материалами на облачном сервисе или специальные разделы в вашей корпоративной платформе. С одной стороны, вы реализуете ведение множества задач в одном месте и не потратитесь на дополнительный софт. С другой, такие базы могут быть недостаточно гибкими. Чтобы пользователь мог эффективно использовать библиотеку знаний, нужно в первую очередь обеспечить четкую структурированность информации и ее легкий поиск. С такой задачей справляются специальные ресурсы, которые создают полноценное корпоративное wiki-пространство.

Atlassian Confluence

• Документы оформляются в виде красивых веб-страниц, которые поддерживают изображения, карты, таблицы и т. д.

• Упрощенный поиск благодаря дереву страниц и ярлыкам.

• Настройки конфиденциальности позволяют делать документы доступными для всех или отдельных команд.

• Принимать участие в редактировании могут несколько пользователей одновременно.

• Есть функции назначения задач, привязки к календарю, упоминаний участников и чат с эмоджи и гиф-анимациями.

• Большая библиотека шаблонов для различных отраслей и множество возможностей для интеграции.

Стоимость: тариф Free, версия “Standard” – $5/мес. за пользователя, версия “Premium” – $10/мес. за пользователя, тариф “Enterprise” – стоимость по запросу.

MediaWiki

• Позволит вашей базе знаний выглядеть как страницы Википедии.

• Бесплатный ресурс вне зависимости от количества пользователей и объема контента (возможна оплата только за сервер).

• Редактировать могут все пользователи, но при этом сохраняются предыдущие версии. Доступ к правкам можно ограничить.

• Изначально платформа не обладает большим количеством функций, но существующие дополнения значительно увеличивают ее возможности. Кроме этого, MediaWiki – это продукт с открытым исходным кодом, поэтому нужное расширение можно дописать самому.

Стоимость: бесплатно.

Хранить важные знания также можно на DokuWiki, Zoho Wiki.

Удаленный доступ

“Я ничего не трогал, оно само сломалось”. Работая в офисе, вы могли позвать на помощь сотрудника из IT-отдела (или любого другого знающего коллегу), чтобы разобраться с какими-то настройками. Решить такие вопросы при дистанционной работе помогут программы для удаленного доступа. Они также могут быть полезны, если вы работали на разных компьютерах и не сохранили нужный файл в облако или на съемный диск. Иногда в таких случаях проще получить доступ к устройству, самому найти и скопировать документ, чем пытаться вспомнить и объяснять коллеге, в какой из “Новых папок” нужно искать.

TeamViewer

• Доступен для большинства платформ, в том числе мобильных.

• Простое подключение с помощью id и сгенерированного пароля.

• Возможность предоставлять доступ только к определенным программам

• Поддерживает передачу файлов.

• Есть функции конференции для демонстрации экрана другим пользователям, записи сеансов на видео, а также текстовый и голосовой чат.

• Поддержка с выходом за пределы экрана – приложение для дополненной реальности TeamViewer Pilot позволяет оценивать состояние оборудования, механизмов и других объектов с помощью камеры смартфона.

Стоимость: бесплатная версия, лицензия Business – $24/мес., лицензия Premium – $39/мес., лицензия Corporate – $73/мес.

AnyDesk

• Кроссплатформенность и стабильность работы даже в старых версиях операционных систем (например, Windows 7, если все еще кто-то ей пользуется:)).

• Простая передача файлов и удаленная печать.

• Доска для рисования инструкций, запись сеансов, презентации и чат для общения.

• Возможность эффективного использования с низкой скоростью соединения.

• Автономная работа без доступа в интернет при подключении к собственной сети.

• Гибкий подход к конфиденциальности и настраиваемые решения для предприятий с индивидуальными политиками безопасности.

Стоимость: бесплатный тариф, план “Lite” – €8,49/мес., план “Professional” – €16,99/мес., план “Power” – €41,99/мес.

Добраться к другому компьютеру вы можете еще при помощи Chrome Remote Desktop, Real VNC, Remote Utilities.

Менеджеры паролей

Мы уже перечислили столько сервисов, что можно сбиться со счета. Чтобы выбрать для себя лучшие варианты, нужно не только почитать обзоры и отзывы в интернете, но и самому познакомиться с программой, попробовать различные функции и просто понять, насколько вам приятно работать с ней. Большинство платформ предлагают авторизацию с помощью аккаунтов в Google, Microsoft, Apple или социальных сетей. Но если вы предпочитаете регистрацию через емейл и пароль, рано или поздно можно запутаться и забыть данные для доступа. К тому же, вы наверняка имеете несколько учетных записей в приложениях, которые уже используете в работе. Чтобы не терять время на восстановление доступа через почту (а иногда туда добавляется и телефон) и не беспокоить лишний раз ваших администраторов, используйте менеджеры паролей, которые помогут запомнить нужные данные. Уделите внимание их политике безопасности, чтобы освободить свою память и в то же время оставаться уверенными в надежности хранения данных.

Dashlane

• Совместимость со всеми популярными ОС и браузерами.

• Автоматическое заполнение форм сохраненными паролями.

• Функция прикрепления файлов и создания заметок.

• Возможность предоставить доступ к своей учетной записи доверенному лицу без раскрытия паролей.

• Разделение личных и рабочих аккаунтов.

• Отслеживание состояния вашей безопасности в сети и оповещения об утечке данных.

• Архитектура безопасности с нулевым разглашением, которая обеспечивает, что доступ к вашим данным имеете только вы. Разработчики сервиса утверждают, что у Dashlane ни разу не было нарушений безопасности.

Стоимость: бесплатно, тариф “Team” – $5/мес. за пользователя, план “Business” – $8/мес. за пользователя.

NordPass

• Мультиплатформенность и поддержка множества браузеров.

• Хранение неограниченного количества паролей и заметок.

• Автоматический ввод данных при входе в приложения.

• Создание списка доверенных контактов для безопасной передачи данных.

• Сортировка паролей по категориям.

• Сканирование утечки данных, выявление слабых мест в безопасности и рекомендации по ее улучшению.

• Возможность импорта из другого менеджера паролей.

• Протокол с нулевым разглашением, двухфакторная аутентификация и защита с помощью биометрии.

Стоимость: бесплатно, индивидуальный тариф стартует от $1,49/мес., бизнес-тарифы – от $3,59/мес. за пользователя.

С точки зрения удобства использования и надежности также хорошо себя зарекомендовали LastPass, 1Password, LogMeOnce, RoboForm.

Возможно, в вашем личном списке тоже есть инструменты, которые вы однозначно могли бы посоветовать другим? Поделитесь с нами в комментариях, чем бы вы дополнили подборку. Тенденции remote work уже надежно закрепились в обществе, поэтому ваш опыт наверняка будет полезен:)