Logo

Ксения Петрина

Email-маркетолог

Корисні інструменти для командної роботи у дистанційному режимі

Традиційно наприкінці кожного року видавці Оксфордського словника вибирають слово або словосполучення, яке найкращим чином описує рік. 2020 був настільки насиченим, що замість одного слова лінгвісти склали список із 16 таких слів. А поза загальним рейтингом особливу увагу привернуло слово "remotely" ("віддалений", "дистанційний") – як таке, що найсильніше змінилося протягом року. Якщо раніше люди частіше використовували його в поєднанні зі словами "острів", "село", “локація", а також "моніторинг" і "контроль", то тепер все більше говорять про дистанційну роботу і навчання.

Хтось вже повністю переформатувався на роботу в дистанційному режимі, а хтось і досі шукає зручні інструменти для організації робочого процесу. Особливо це стосується командної роботи, адже треба забезпечити повноцінну взаємодію між усіма членами команди. Пропонуємо ознайомитися зі списком корисних сервісів і програм, які допоможуть продуктивно працювати з будь-якої точки світу (або принаймні з дому).

Управління проектами

Можливо, раніше ви вели проекти в електронних таблицях або за допомогою інших офісних додатків, але вони були недостатньо ефективними через обмеження у функціональності. Сьогодні існує багато спеціальних платформ для Enterprise Performance Management (EPM) – управління проектами, що забезпечує видимість усіх процесів. Майже кожен такий сервіс запевняє на своїй головній сторінці, що "це зручний потужний інструмент для командної роботи" і "тут ви отримаєте єдине рішення для всіх завдань", тому вибір може виявитися складним. Щоб визначитися з платформою, з’ясуйте, чи відповідає вона вашим першочерговим потребам: можливостям гнучкого планування, аналізу та створення звітів, автоматизації процесів, обліку часу, управління бюджетом або, наприклад, швидкої комунікації. А ми поки зупинимося на двох інструментах, які полюбилися багатьом.

Asana

Asana допомагає чітко вибудовувати стратегії та послідовності процесів і розподіляти плани на кожен день. Ви можете налаштовувати візуалізацію на власний розсуд: у вигляді списку, дошок або графіків. Кожен проект ділиться на завдання, для яких можна встановлювати пріоритетність, терміни і призначати відповідальних. Великі завдання можна розділяти на більш детальні, а за допомогою додаткових розширень можна оцінювати витрати часу на виконання окремого кроку. При цьому ви не заплутаєтеся у своїх завданнях, адже для вас щодня формується to-do список із запланованими справами, а повторювані робочі процеси можна автоматизувати.

Для координації з командою в додатку передбачено багато функцій:

  • чат під кожним завданням;

  • форми із запитами;

  • обмін оновленнями статусу щодо виконання завдання;

  • можливість додавати вкладення та ін.

І навіть якщо ви ніколи не користувалися подібними сервісами, початок роботи не становитиме жодних труднощів, адже Asana може запропонувати понад 50 шаблонів проектів, які можна адаптувати до своїх потреб. А широкий спектр інтеграцій допоможе вам прив’язати додаток до інструментів, якими ви вже звикли користуватися: Gmail, Microsoft Teams, Slack, Zoom, Salesforce, Jira та ін.

Інтерфейс Asana

Вартість: тариф Basic – безкоштовно, тариф Premium – від $10,99 за користувача на місяць, тариф Business – від $24,99 за користувача на місяць, індивідуальні ціни у тарифі Enterprise.

Trello

На відміну від попереднього сервісу, цей додаток не може похвалитися продвинутими функціями планування і розподілу навантаження, тож його навряд чи можна назвеш повноцінним програмним забезпеченням для управління проектами. Однак для когось простота не є недоліком, а навпаки перевагою. Не бажаєте довго розбиратися з налаштуваннями масштабних платформ – вам лише треба швидко отримати уявлення, на якому етапі виконання знаходяться завдання? Використовуйте Trello.

Наочність прогресу досягається за рахунок використання канбан-дошок: кожна картка із завданням розміщується в колонці відповідного етапу. Це може бути не тільки логіка "заплановано – у процесі – виконано", але й певний ланцюжок послідовності дій, наприклад "створення макету – узгодження з клієнтом – верстка".

Картки в Trello

У картках можна зібрати максимум інформації про завдання:

  • додавати розширений опис;

  • приєднувати учасників;

  • ставити мітки для фільтрації;

  • призначати терміни виконання;

  • прикріплювати вкладення;

  • залишати коментарі.

Trello дозволяє налаштовувати кнопки створення карток і дошок, створювати шаблони для повторюваних завдань, а завдяки функції автоматизації можна налаштовувати команди і тригери на основі правил. Наприклад, при перенесенні картки до певної колонки для неї буде встановлено заданий термін виконання або за замовчуванням будуть додані учасники.

Додаток є сумісним з іншими інструментами – Dropbox, Google Drive, Slack, Confluence, Evernote, Jira та ін. Крім цього, різноманітні доповнення дозволять розширити можливості Trello: використовувати тайм трекер, проводити голосування, складати привабливі звіти, налаштовувати кастомні поля та ін.

Вартість: є безкоштовний тарифний план та Business Class – від $10 за користувача на місяць. Для великих компаній передбачений тариф Enterprise з індивідуальним розрахунком вартості.

Інші популярні рішення для ведення корпоративних проектів, на які варто звернути увагу: Wrike, Toggl Plan, Monday, Zoho Projects, Basecamp, Podio.

Спілкування: відеозв'язок і месенджери

Більшість людей недолюблює змішувати приватні листування з робочими, тому для спілкування всередині команди краще уникати звичних Telegram, Viber та WhatsApp. На щастя, зручних альтернатив більш ніж достатньо.

Slack

Корпоративний месенджер Slack позиціонує себе як єдину платформу для спілкування в команді під час організації робочого процесу. Тут можна обмінюватися миттєвими текстовими повідомленнями, здійснювати голосові дзвінки (як внутрішні, так і на номери мобільних операторів) і проводити відеоконференції, а створення окремих каналів здатне замінити довгі ланцюжки електронних листів.

Каналами зручно користуватися для:

  • обговорення різних проектів – ви залучаєте тільки задіяних співробітників;

  • спілкування всередині та між відділами компанії – наприклад, створити діалог з IT-спеціалістами з питань ПО та багів;

  • комунікації з партнерами та співробітниками на аутсорсі – Slack дозволяє об'єднувати в одному діалозі різні організації.

Звичайно, ви можете скористатися і приватним листуванням для прямого спілкування. У месенджері можна прикріплювати файли, тегати весь канал або окремих учасників. Реалізовано зручний пошук за повідомленнями і вкладеннями. Окремою перевагою сервісу є можливість інтеграції з багатьма популярними програмами. Так, ви зможете погоджувати відпустки і заявки на відрядження за допомогою AttendanceBot або Google Таблиць, створювати нагадування про важливі завдання з Google Календаря та ін. Крім цього, Slack приділяє велику увагу захисту даних, що буде особливо актуальним, якщо ви турбуєтеся про цифрову безпеку.

Десктопна і мобільна версії Slack

Вартість: безкоштовна версія, Standard – від $6,67 за активного користувача на місяць, Plus – від $12,50 за активного користувача на місяць, тарифний план Enterprise Grid обговорюється у приватному порядку з відділом продажів.

Workplace від Facebook

Якщо ви звикли зависати у цій відомій соцмережі, то у Workplace почуватиметеся як риба у воді. Сервіс призначений для корпоративного спілкування і використовує ті самі функції, що й Фейсбук, зокрема стрічку новин, групи і відеодзвінки в режимі реального часу. Ні, співробітники не побачать, що ви постили сьогодні смішне відео з тваринками — ваші акаунти у Workplace і Facebook жодним чином не пов'язані. Це також означає, що ваші робочі дані не будуть використовуватися для таргетування реклами в соцмережі. У Workplace реклами немає.

Workplace від Facebook

Що пропонує додаток, крім звичного інтерфейсу?

  • Зручний чат для обміну миттєвими повідомленнями.

  • Обмін файлами.

  • Проведення опитувань.

  • Голосові дзвінки і проведення відеоконференцій без кодів доступу і часових обмежень. Щоправда, об'єднати на таких зібраннях можна максимум 50 осіб.

  • Живі відеотрансляції, де можна в режимі реального часу залишати коментарі, запитання і реакції. Є функція додавання субтитрів і перекладу іншою мовою. І навіть якщо ви пропустили трансляцію, надолужити пропущене нескладно — відео автоматично публікуються в групі.

  • Можливість створення бібліотеки знань для зберігання всіх потрібних для роботи посібників.

  • Інтеграція з понад 50 популярними сервісами, зокрема Google Workspace, Office 365, Dropbox, Zoom, Salesforce та ін.

  • Персоналізована стрічка новин у кожного співробітника, створена за допомогою штучного інтелекту.

Індивідуальні товарні рекомендації для ваших клієнтів

Вартість: Workplace надає безкоштовну версію тарифу Advanced на 30 днів, вартість якого після закінчення пробного періоду складає $4 за користувача на місяць. Розширені можливості доступні в тарифі Enterprise, в якому треба платити $8 за користувача на місяць.

Google Meet+Google Chat

Безумовною перевагою використання гуглівських продуктів є їхня взаємна автоматична інтеграція. Погодьтеся, це зручно – переходити до онлайн-відеозустрічі або надсилати іншим учасникам запрошення поштою безпосередньо з Календаря із заходами. Крім цього, важливою складовою відеоконференцій є безпека і конфіденційність даних. Саме на цьому наголошує Гугл, презентуючи свій продукт Google Meet.

Залежно від тарифного плану можна проводити наради з кількістю учасників до 250 осіб, а також використовувати додаткові функції:

  • демонстрація екрану;

  • збереження запису зустрічі;

  • інтелектуальне шумопоглинання;

  • автоматичні субтитри (наразі доступні тільки для англійської мови);

  • пряма трансляція в домені до 100 000 глядачів.

Також доступна сумісність з іншими платформами для відеоконференцій, а користувачі індивідуального тарифу можуть створювати спеціальний номер для підключення до зустрічі без доступу до інтернету, наприклад у дорозі.

Ще один простий і зручний інструмент екосистеми – Google Chat. Він створений для приватних і групових листувань і може використовуватися як окремий сервіс або у Gmail. Для ведення проектів можна організовувати віртуальні кімнати, щоб разом працювати із документами з офісного пакету Гугла, створювати спільні завдання і заходи, а також спрощувати роботу за допомогою ботів і підказок. Так само як у Meet, у Chat підтримується підключення зовнішніх користувачів.

Вартість: для Google Meet є безкоштовний план, у межах тарифного пакету Google Workspace Essentials за кожного активного користувача оплачується $8 на місяць. Індивідуальна вартість – у тарифі Google Workspace Enterprise.

Google Chat доступний тільки у платних тарифних планах Google Workspace: $5,40 за користувача на місяць у Business Starter, $10,80 – у Business Standard, $ 18 – у Business Plus. Для кожного пакету можна вибрати безкоштовний 14-денний період.

Last post

Zoom

Ця платформа не потребує окремого представлення. Спочатку вона стала одним із найпопулярніших сервісів для конференц-зв'язку, а потім отримала нову хвилю слави, але вже сумної: через уразливості в безпеці паролі та персональні дані багатьох користувачів були розкриті, а до відеозустрічей могли втрутитися хакери. Після цього розробники внесли багато змін, а самі користувачі почали краще розбиратися в налаштуваннях приватності. Якщо ви впевнені, що здатні забезпечити безпеку своїх даних, використовуйте можливості Zoom для різних типів зв'язку:

  • відеоконференції до 500 осіб;

  • широкі функції телефонії, в тому зокрема міжнародної;

  • трансляції для необмежених аудиторій на YouTube, Facebook Live та в індивідуальних сервісах потокового мовлення;

  • відеовебінари з функціями шерінгу екрану, опитувань, текстових чатів, усного перекладу, запису та розшифровки. Окремо слід виділити можливість інтегруватися з CRM і системами автоматизації маркетингу для збирання інформації про учасників.

Вартість: ціни в Zoom диференціюються залежно від продукту – конференції, телефонія, вебінари та ін. Для відеоконференцій можна використовувати базовий безкоштовний тариф, $149,90/рік оплачується за ліцензію в плані "Професійний", $199,90/рік – у плані "Бізнес", $240/рік – у плані "Підприємство". Є комплексні пакети Zoom United з різними комбінаціями сервісів.

Ще кілька платформ, у яких можна організувати продуктивне спілкування з командою: Skype, Discord, Flock, Microsoft Teams.

Офісні пакети

Перевага хмарних сервісів для створення офісних документів полягає в тому, що вам не треба по кілька разів пересилати колезі і завантажувати один і той самий файл для спільного редагування. Не потрібно купувати ліцензійне ПЗ для встановлення, шукати його зламану версію або безкоштовні аналоги з меншим набором функцій. Комп'ютер не перевантажується десятками файлів, і вас не спіткає прикра ситуація, коли ви прийшли нарешті попрацювати до офісу, але забули скинути на флешку потрібний документ.

Сервіси Google

До офісних додатків Google належать Документи, Таблиці, Презентації та Форми. Перші три здатні замінити продукти користувацької версії Microsoft Office. А за допомогою Google Форм можна створювати зручні опитування і веб-форми для колег і клієнтів.

Додатки офісного пакету Google підтримують більшість популярних форматів файлів, тож ви матимете змогу редагувати і переглядати файли, створені в інших програмах. До того ж можна редагувати документи без підключення до інтернету, якщо налаштувати офлайн-доступ.

Працювати над одним файлом можуть кілька користувачів одночасно, а всі зміни зберігаються автоматично. При цьому в документі відображається, в якому місці робить зміни інший користувач, тому ви з колегою не заповните випадково одну й ту саму клітинку. В налаштуваннях доступу також можна обмежити редагування, надавши тільки право коментування та внесення пропозицій.

Спільне редагування документа Google

Вартість: можна використовувати безкоштовно, а також в усіх тарифах Google Workspace, про які ми згадували раніше.

До речі, в eSputnik також передбачене управління користувачами. Ви можете призначати співробітникам різні ролі залежно від їхніх обов'язків і контролювати, до яких функцій у системі вони матимуть доступ.

Microsoft 365

До Microsoft 365 входять звичні додатки Office у поєднанні з усіма перевагами хмарної платформи. Це означає, що ваші документи завжди будуть поруч на будь-якому пристрої, а редагувати їх можна разом із колегами в режимі реального часу.

Перехід на Microsoft 365 має дві основні переваги: ​​по-перше, співробітникам не потрібно переучуватися і звикати до нових інтерфейсів інших додатків. По-друге, сервіси постійно обростають новими корисними функціями і ви одразу отримуєте всі оновлення. Наприклад, вбудований редактор тепер вміє не тільки вказувати на помилки, але й перевіряти текст на плагіат. А завдяки функції Presenter Coach у PowerPoint можна відрепетирувати промову для презентації без "е-е-е" та "м-м-м": штучний інтелект проінформує вас про монотонність, запинки і слова-паразити (поки що підтримується тільки англійська мова, але на найближчий час планується впровадження інших мов).

Крім класичних офісних додатків, Microsoft 365 включає до себе OneNote, Publisher (тільки для ПК) та Access (тільки для ПК). Використовуючи його разом з іншими продуктами корпорації – Microsoft Teams, OneDrive та ін., – ви створите єдиний робочий простір з інструментами для бізнесу.

Вартість: є безкоштовна версія. Також додатки Office можна придбати в окремому пакеті без корпоративної пошти і Microsoft Teams з оплатою $ 8,25 за користувача на місяць. До того ж ці сервіси входять до інших тарифних планів: Business Базовий ($5/міс. за користувача), Business Стандарт ($12,50/міс. за користувача), Business Преміум ($20/міс. за користувача). Будь-яку з версій можна безкоштовно спробувати протягом 1 місяця.

Здавалося б, навіщо шукати альтернативи топовим офісним додаткам? Але якщо вони все ж таки з якоїсь причини вас не влаштовують, зверніть увагу на такі варіанти: Zoho, Only Office, Quip.

Хмарні сховища

Вибір хмарного сервісу на перший погляд є очевидним: працюєш із Gmail і гуглівським офісним пакетом – користуйся Google Диском, працюєш в екосистемі Microsoft – ось тобі, будь ласка, OneDrive. А якщо користуєшся зовсім іншими інструментами? Або треба завантажити дуже важкий файл? А якщо на першому місці безпека даних? Пройдемося основними особливостями популярних (і не дуже) хмарних сховищ.

Google Диск

  • Пропонує безкоштовно 15 ГБ для зберігання даних, а в стандартних тарифах – до 5 ТБ для кожного користувача. Крім цього, можна отримати "стільки місця для зберігання, скільки вам потрібно" за індивідуальною ціною.

  • Підтримка понад 100 типів файлів, завантаження і зберігання файлів високої якості без стискання.

  • Спільна робота з файлами. Можна переглядати, хто змінював файли протягом останніх 30 днів, і повертатися до будь-якої попередньої версії.

  • Можливість налаштувати офлайн-доступ до файлів і працювати з ними без інтернету.

  • Сумісність з великою кількістю сторонніх сервісів і широкий список доповнень, які розширюють можливості роботи зі сховищем.

Десктопна та мобiльна версiя Google Drive

Вартість: безкоштовна версія, стандартні тарифи Google Workspace ($5,40-18/міс. за користувача, а також індивідуальний тариф)

OneDrive

  • Обсяг сховища безкоштовної версії – 5 ГБ, бізнес-тарифи пропонують максимум 25 ТБ для одного користувача.

  • Режим спільного редагування.

  • Журнал з історією зміни файлів.

  • Підтримка завантаження файлів розміром до 100 ГБ.

  • Можливість попереднього перегляду файлів понад 320 форматів.

  • Для захисту файлів можна встановлювати паролі та обмежувати час спільного доступу.

Вартість: безкоштовний тариф; у межах тарифів Microsoft 365 Business – від $5/міс. до $20/міс. за користувача; тільки сховище – $5/міс. або $10,50/міс. за користувача.

Dropbox

  • Безкоштовне сховище обсягом 2 ГБ, необмежений обсяг у тарифі Advanced.

  • Просте відновлення видалених файлів і старих версій файлів за допомогою 30- або 180-денного журналу.

  • Гнучкі налаштування доступу, спільна робота.

  • Функція Dropbox Transfer для пересилання файлів до 100 ГБ за один раз.

  • Інструменти підвищення продуктивності на кшталт заміток, списку завдань і нагадувань (так, подібне є не лише у Google та Microsoft) і широкі можливості інтеграцій.

Вартість: безкоштовний Basic тариф; бізнес пакети пропонують варіанти з щомісячною оплатою $12,50 або $20 за користувача, а також індивідуальну вартість для ваших потреб. Є 30-денний безкоштовний період.

Mega

  • Під час реєстрації користувач отримує 15 Гб дискового простору і може безкоштовно збільшити його до 50 ГБ, здійснивши певні дії. Використовуючи професійний план, ви отримаєте 16 ТБ на диску.

  • Немає обмеження розміру завантаження.

  • Додавати файли до вашої папки можуть користувачі, які не зареєстровані в сервісі.

  • Тарифи значно нижчі, ніж у конкурентів.

  • Сервіс робить ставку на наскрізне шифрування за допомогою пароля від акаунта, переконуючи користувачів у максимальній безпеці. Це також означає, що у разі втрати пароля і ключа для його відновлення доступ до ваших даних буде втрачено.

Вартість: безкоштовно, індивідуальні тарифи – від $49,99 до $299,99 на рік (або від $4,99 до $29,99 щомісяця), бізнес тариф – € 10 за 1 користувача на місяць.

pCloud

  • 10 ГБ для користування у вільному доступі, до 2 TБ у преміум-версіях.

  • Можливість оплатити пожиттєву підписку, уникаючи щомісячних і щорічних платежів.

  • Можна завантажувати файли будь-якого розміру.

  • Функція розширеної історії дозволяє зберігати всі зміни файлів протягом 360 днів, завдяки чому можна відновлювати дані протягом року після їхнього видалення або редагування.

  • Компанія позиціонує себе як "Найбезпечніше хмарне сховище в Європі" і навіть влаштовувала pCloud Encryption-челендж зі зламу своєї системи. Поки що ніхто не впорався :)

pCloud

Вартість: вільний тариф; індивідуальні плани: "Преміум" (€47,88/рік або €175 разовий платіж на все життя), "Преміум Плюс" (€95,88/рік або €350 одноразово); бізнес тарифи стартують від € 7,99 за користувача на місяць.

Говорячи про захист даних в цілому, більшість файлообмінних хостингів дотримуються принципу: підвищений рівень безпеки за збільшену вартість.

Ознайомтеся з пропозиціями інших сервісів: Box, MediaFire, SpiderOak, iDrive, Яндекс.Диск.

Mind Mapping

Офісного фліпчарту недостатньо, щоб поділитися з колегами своєю ідеєю? Заплуталися в якомусь логічному ланцюжку? В умовах дистанційної роботи дошку і кольорові маркери замінюють сервіси для створення інтелектуальних мап. Окрім яскравої візуалізації, вони надають багато зручних можливостей, доступних тільки онлайн.

Miro

У Miro у вас не закінчиться простір для малювання. Крім безкінечного полотна, сервіс пропонує багато інструментів для створення яскравих схем: різні кольори маркерів, геометричні фігури, стікери, медіафайли (картинки, відео, pdf-файли та ін.). Працювати з дошкою можна синхронно з іншими учасниками команди, при цьому обговорюючи завдання в текстовому, голосовому або відеочаті. Для Miro доступні 20+ інтеграцій, також є можливість поділитися результатом у блозі, на сайті або в соціальних мережах.

Можливості Miro

Вартість: тариф Free – безкоштовно; тариф "Team" – $8 за користувача на місяць, "Business" – $8 за користувача на місяць, індивідуальний розрахунок у тарифі "Enterprise".

Mindmeister

Провести мозковий штурм, наочно пояснити складний бізнес-процес або розкрити певні зв'язки за допомогою схем у Mindmeister не становитиме жодних труднощів, адже його інтерфейс простий і зрозумілий, а бібліотека містить понад 300 000 шаблонів.

Інтелект-мапа у Mindmeister

Цей веб-ресурс також дозволяє завантажувати різноманітний медіаконтент і працювати з однією дошкою разом із колегами. Крім цього, завдяки вбудованому віджету MeisterTask його можна використовувати також як планувальник завдань. Окремі кроки вашої схеми можна призначати колегам у вигляді завдань, встановлювати їхню пріоритетність, задавати терміни виконання, а також відправляти нагадування про них електронною поштою. При цьому режим історії допоможе відстежити, що, коли і ким було виконано.

Вартість: базовий безкоштовний тариф; платні пакети передбачають $2,49, $4,19 і $6,29 за користувача на місяць.

diagrams.net

Привабливі картинки і продвинуті фічі – це, звичайно, добре, але більшість таких переваг доступна тільки у платних версіях додатків, причому частіше за все у найдорожчих. У базовому плані ви можете бути обмежені навіть кількістю ментальних мап, які можна зберегти в своєму акаунті. Якщо ви не переслідуєте мету ефектної візуалізації та розширених функцій, виберіть варіант "безкоштовно, без реєстрації та смс" – сервіс diagrams.net.

Схема у diagrams.net

Тут можна створювати скільки завгодно діаграм, блок-схем та інтелект-мап. Для їхньої побудови ви знайдете найпотрібніші інструменти, при цьому всі функції програми залишаються безкоштовними. У diagrams.net не можна працювати одночасно з іншими користувачами, зате сервіс інтегрується з Google Workplace, Google Диском, OneDrive, Office 365, GitHub, Dropbox та ін., також є багато варіантів для збереження готового результату – від простого посилання до зображення або html-файлу.

Вартість: безкоштовно.

Вибрати інший ресурс для mindmapping ви зможете, ознайомившись із нашою статтею.

Сервіси тайм-менеджменту

Дистанційна робота передбачає як спокусу відволіктися на особисті справи або неважливі дрібниці, так і ймовірність засидітися над проектом допізна, адже вам не треба поспішати додому. Як наслідок – розсинхронізація з командою, або ви просто не можете згадати, скільки часу від вас потребувало те чи інше завдання. У цьому випадку на допомогу приходять програми обліку робочого часу і боротьби з прокрастинацією.

Focus Booster

Простий "помідорний" таймер. Допомагає зосередитися на виконанні поставленого завдання. Витрачений час можна відстежувати в зручних звітах, фільтруючи записи за датою або клієнтом. Доступна ручне корегування часу, якщо ви раптом забули увімкнути таймер.

Вартість: вільний безкоштовний тариф, індивідуальний план – $2,99 на місяць за користувача, професійний – $4,99 на місяць за користувача. Можна спробувати безкоштовно протягом 30 днів.

Toggl Track

Потужний інструмент для аналізу робочого часу. Сервіс дозволяє запускати таймер одним кліком у розширенні браузера, веб-, десктопному або мобільному додатку, а також автоматично відстежувати час залежно від сайту або ПЗ, із яким ви працюєте на поточний момент. Інтеграція з календарем та іншими додатками (Asana, Todoist, Trello і ще 100+) допоможе не тільки дізнатися, чим були зайняті ваші колеги раніше, але й які завдання у них заплановані на найближчий час. Це дозволить не відволікати їх у потрібний момент або визначитися із часом проведення спільних заходів.

Крім цього, за допомогою Toggl можна відстежувати прямий зв'язок між прибутком від проекту і витраченим на нього часом. Прогнозуйте терміни, бюджети, спостерігайте прогрес і можливі відхилення – інструменти оцінювання і система сповіщень допоможуть оптимізувати робочий процес.

Інтерфейс Toggl Track

Вартість: безкоштовна версія, тариф "Starter" - від $9/міс. за користувача, тариф "Premium" - від $18/міс. за користувача, індивідуальні розцінки в пакеті "Enterprise".

Calendly

Приємний і зручний сервіс, який "домовиться" за вас про ваші зустрічі. Calendly підключається до календарів (Google, iCloud, Outlook або Office 365) і показує, коли ви доступні. Поділіться посиланням на свою сторінку з колегами та клієнтами, щоб позбутися типових запитань "А коли б вам було зручно...?". Сервіс має гнучкі налаштування для планування, тож ви можете захистити себе від несподіваних запитів на зустріч через 2 хвилини, а інтеграція зі сторонніми додатками допоможе повністю автоматизувати процес запису.

Вартість: базовий безкоштовний тариф, версія "Преміум" - $8/міс. за користувача, версія "Pro" - $12/міс. за користувача.

Автоматизація розсилок без програмістів

Worldtimebuddy

Працюєте в міжнародній команді? Залишайтеся тактовними і не турбуйте колег у занадто пізній або ранній час. Різницю часових поясів не обов'язково тримати в голові, для цього достатньо тримати поруч сторінку сайту worldtimebuddy.com. Тут ви можете додати ваші міста і звірятися з конвертером часу під час вирішення різних питань.

Часові пояси у Worldtimebuddy

Вартість: безкоштовно.

Інші помічники для ефективного управління часом: I Done This, Weekdone, RescueTime, Harvest.

+ Кілька неочевидних, але корисних сервісів

Можливо, ви одразу не подумали про ці інструменти, організовуючи віддалену роботу команди, але вони точно можуть вам знадобитися у певний момент.

Корпоративна база знань

Сховище інструкцій, регламентів і будь-яких інших документів із FAQ, що стосуються роботи вашої компанії, буде актуальним не лише під час онбордингу новачка. Час від часу співробітники задають одне одному типові запитання, а в бізнес-процесах з'являються нововведення. Крім цього, кожен працівник накопичує власний безцінний досвід, яким, можливо, варто поділитися з колегами. У таких випадках корпоративна бібліотека знань допоможе кожному швидко знаходити потрібну інформацію, не відволікаючи інших і таким чином заощаджуючи їхній час.

Звичайно, організувати knowledge base можна всередині робочого простору, яке ви вже використовуєте. Деякі програмні продукти, наприклад Workplace, Бітрікс24, , Flowlu, вже містять рішення для створення бази знань.

Якщо ви не працюєте в таких системах, то можете просто створити загальнодоступну папку з потрібними матеріалами на хмарному сервісі або спеціальні розділи у вашій корпоративній платформі. З одного боку, ви реалізуєте ведення багатьох завдань в одному місці і не витрачаєте кошти на додатковий софт. З іншого боку, такі бази можуть бути недостатньо гнучкими. Щоб користувач міг ефективно використовувати бібліотеку знань, треба перш за все чергу забезпечити чітку структурованість інформації та її легкий пошук. З таким завданням впораються спеціальні ресурси, які створюють повноцінний корпоративний wiki-простір.

Atlassian Confluence

  • Документи оформлюються у вигляді привабливих веб-сторінок, які підтримують зображення, мапи, таблиці та ін.

  • Спрощений пошук завдяки дереву сторінок і ярликів.

  • Налаштування конфіденційності дозволяють робити документи доступними для всіх або окремих команд.

  • Брати участь у редагуванні можуть кілька користувачів одночасно.

  • Є функції призначення завдань, прив'язки до календаря, згадування учасників і чат з емоджі та гіф-анімаціями.

  • Велика бібліотека шаблонів для різних галузей і багато можливостей інтеграції.

Приклад сторінки в Atlassian Confluence

Вартість: тариф Free, версія "Standard" – $5/міс. за користувача, версія "Premium" – $10/міс. за користувача, тариф "Enterprise" – вартість за запитом.

MediaWiki

  • Дозволить вашій базі знань мати вигляд як у сторінок Вікіпедії.

  • Ресурс є безкоштовним незалежно від кількості користувачів і обсягу контенту (можлива оплата тільки за сервер).

  • Редагувати можуть усі користувачі, але при цьому зберігаються попередні версії. Доступ до правок можна обмежити.

  • Спочатку платформа не має великої кількості функцій, але наявні доповнення суттєво розширюють її можливості. Крім цього, MediaWiki – це продукт із відкритим початковим кодом, отже потрібне розширення можна дописати самостійно.

Вартість: безкоштовно.

Зберігати важливі знання можна також на DokuWiki, Zoho Wiki, Яндекс.Вікі.

Дистанційний доступ

"Я нічого не чіпав, воно саме зламалося". Працюючи в офісі, ви могли покликати на допомогу співробітника з IT-відділу (або будь-якого іншого знаючого колегу), щоб розібратися з якимись налаштуваннями. Вирішити подібні проблеми в умовах дистанційної роботи допоможуть програми для віддаленого доступу. Вони також можуть бути корисними, якщо ви працювали на різних комп'ютерах і не зберегли потрібний файл у хмару або на знімний диск. Іноді в таких випадках простіше отримати доступ до пристрою, самому знайти і скопіювати документ, аніж намагатися згадати і пояснити колезі, в якій із "Нових папок" треба шукати.

TeamViewer

  • Доступний для більшості платформ, у тому числі мобільних.

  • Просте підключення за допомогою id та згенерованого пароля.

  • Можливість надавати доступ тільки до певних програм

  • Підтримує передавання файлів.

  • Є функції конференції для демонстрації екрану іншим користувачам, запису сеансів на відео, а також текстовий і голосовий чат.

  • Підтримка з виходом за межі екрану – додаток для доповненої реальності TeamViewer Pilot дозволяє оцінювати стан обладнання, механізмів та інших об'єктів за допомогою камери смартфона.

Додаток TeamViewer Pilot

Вартість: безкоштовна версія, ліцензія Business – $24/міс., ліцензія Premium – $39/міс., ліцензія Corporate – $73/міс.

AnyDesk

  • Кросплатформеність і стабільність роботи навіть у старих версіях операційних систем (наприклад, Windows 7, якщо нею хтось ще користується :)).

  • Просте передавання файлів і віддалений друк.

  • Дошка для малювання інструкцій, запис сеансів, презентації та чат для спілкування.

  • Можливість ефективного використання з низькою швидкістю з'єднання.

  • Автономна робота без доступу до інтернету при підключенні до власної мережі.

  • Гнучкий підхід до конфіденційності та налаштовувані рішення для підприємств з індивідуальними політиками безпеки.

Вартість: безкоштовний тариф, план "Lite" – €8,49/міс., план "Professional" – €16,99/міс., план "Power" – €41,99/міс.

Дістатися до іншого комп'ютера ви можете також за допомогою Chrome Remote Desktop, Real VNC, Remote Utilities.

Менеджери паролів

Ми вже перелічили стільки сервісів, що можна заплутатися в рахунках. Щоб вибрати для себе найкращі варіанти, треба не лише почитати огляди та відгуки в інтернеті, але й самому познайомитися із програмою, спробувати різні функції і просто зрозуміти, наскільки вам приємно працювати з нею. Більшість платформ пропонують авторизацію за допомогою акаунтів Google, Microsoft, Apple або соціальних мереж. Але якщо ви віддаєте перевагу реєстрації через емейл і пароль, рано чи пізно можна заплутатися і забути дані для доступу. До того ж ви напевно маєте кілька облікових записів в додатках, які вже використовуєте в роботі. Щоб не втрачати час на відновлення доступу через пошту (а іноді туди додається і телефон) і зайвого разу не турбувати ваших адміністраторів, використовуйте менеджери паролів, які допоможуть запам'ятати потрібні дані. Приділіть увагу їхній політиці безпеки, щоб звільнити свою пам'ять і при цьому залишатися впевненими щодо надійності зберігання даних.

Dashlane

  • Сумісність з усіма популярними ОС та браузерами.

  • Автоматичне заповнення форм збереженими паролями.

  • Функція прикріплення файлів і створення заміток.

  • Можливість надати доступ до свого облікового запису довіреній особі без розкриття паролів.

  • Розділення особистих та робочих акаунтів.

  • Відстеження стану вашої безпеки в мережі та сповіщення про витік даних.

  • Архітектура безпеки з нульовим розголосом, яка гарантує, що доступ до ваших даних маєте тільки ви. Розробники сервісу стверджують, що у Dashlane жодного разу не було порушень безпеки.

Вартість: безкоштовно, тариф "Team" – $5/міс. за користувача, план "Business" – $8/міс. за користувача.

NordPass

  • Мультиплатформеність і підтримка багатьох браузерів.

  • Зберігання необмеженої кількості паролів і заміток.

  • Автоматичне введення даних під час входу в додатки.

  • Створення списку довірених контактів для безпечного передавання даних.

  • Сортування паролів за категоріями.

  • Сканування витоку даних, виявлення слабких місць у безпеці і рекомендації щодо її поліпшення.

  • Можливість імпорту з іншого менеджера паролів.

  • Протокол з нульовим розголошенням, двофакторна аутентифікація і захист за допомогою біометрії.

Десктопна і мобільна версії NordPass

Вартість: безкоштовно, індивідуальний тариф стартує від $1,49/міс., бізнес-тарифи – від $3,59/міс. за користувача.

З погляду зручності використання і надійності також добре себе зарекомендували LastPass, 1Password, LogMeOnce, RoboForm.

Можливо, у вашому власному списку теж є інструменти, які ви однозначно могли б порадити іншим? Поділіться з нами в коментарях, чим би ви доповнили добірку. Тенденції remote work вже міцно закріпилися в суспільстві, тому ваш досвід напевно буде корисним :)

5.0 з 5 на основі 1 оцінок

Ксения Петрина

Email-маркетолог

Коментарі 0