Здавалося б, підписувати свої повідомлення є логічним. Але перегляньте уважніше вхідну пошту — далеко не завжди лист має підпис. Проте одержувачу ваших email-розсилок приємно знати в обличчя тих, із ким він спілкується, або принаймні знати, що "по той бік екрану" — реальна людина, до якої можна звернутися, якщо виникнуть питання.

Для чого він?

Підпис у листах є важливим для побудови відносин із підписниками, для формування довіри та позитивного іміджу компанії.

Психологи стверджують, і це загальновідомий факт, що люди найкраще запам'ятовують першу та останню частини інформації. Отже, підпис — це завершувальний елемент листа, який побачать одержувачі, і саме його вони запам'ятають!

Окрім того, заздалегідь підготувавши підпис для електронного листа, ви не  будете зайвий раз замислюватися, як його завершити й оформити.

Різновиди підписів

Підписи в листах можуть знадобитися людям і компаніям з абсолютно різних сфер діяльності. Їхній вигляд та контент теж буде різнитися. Підписи в електронних листах можна розділити на такі категорії:

• Професійні. Професіонали та експерти різних сфер бізнесу вказують у підписі ім'я, посаду та контактну інформацію, а також додають фото. Можна сказати, що це найпоширеніший різновид підпису.

• Корпоративні. Їх широко використовують у розсилках магазини, агентства нерухомості, юридичні компанії, освітні центри тощо. Тобто в тих випадках, коли вся комунікація здійснюється не від імені однієї людини, а від команди.

• Креативні та оригінальні. Наприклад, замість традиційної фотографії може бути кумедна пика:

• Лаконічні. У прикладі нижче — лише автограф автора, його ім'я та посада:

• Неформальні. Ось приклад такого підпису в листі (контент із гумором -- і підпис відповідний):

Чого варто уникати при створенні підпису

• Надлишку інформації;

• Занадто довгого переліку ваших акаунтів із соцмереж (доречно вказати основні). Ось приклад із реального підпису:

• Дублювання емейл-адреси (одержувач розсилки вже бачив, від кого надійшов лист, а якщо в полі "Відправник" все ж таки вказано іншу адресу, це є вагомим приводом зробити корективи в шаблонах ваших листів).

Спільним для цих пунктів є одне: підпис має бути лаконічним і не перевантажувати читачів листа зайвими даними.

Створюємо крутий підпис

Що можна включити до підпису:

• логотип компанії;

• фото відправника;

• посаду (якщо лист відправляється від імені конкретної особи);

• іконки соцмереж;

• додаткову контактну інформацію — телефон та адресу сайту.

Привабливий підпис для Plain-text- повідомлень

Якщо оформити всі відомості про відправника в єдиному блоці за допомогою спеціальних сервісів та створити підпис у стилі сайту, то адресати неодмінно звернуть увагу на ваше послання і запам'ятають вас!

Такий підхід до створення підпису є доречним, якщо йдеться про розсилку листів із поштовика або так званих Plain-text повідомлень.

Програма-мінімум — просто не забути додати підпис до свого листа. У Gmail це можна зробити в розділі "Налаштування":

Як зробити підпис у листі за допомогою сервісу wisestamp.com

У Gmail та інших поштовиках можна вставити привабливий підпис, зроблений за допомогою спеціального сервісу, наприклад wisestamp.com:

Цей сервіс дозволяє створити як індивідуальний підпис, так і серію підписів в єдиному стилі для групи співробітників. Остання опція є доступною в бізнес-версії цього додатка. Є безкоштовний двотижневий тестовий період, протягом якого можна випробувати всі функціональні можливості цього сервісу.

Що стосується особистого підпису, його тут можна зробити безкоштовно, і саме до цього ми зараз перейдемо:

Перший крок: користувачеві пропонується вказати сферу своєї діяльності, від цього залежатиме стиль підпису.

Далі відкривається форма для заповнення полів і завантаження фото користувача або логотипу компанії. Не обов'язково вписувати дані в усі поля: вказуйте тільки інформацію, яку ви вважаєте за потрібне донести до своїх адресатів.

Після заповнення контактної інформації та додавання посилань на акаунти соцмереж ми отримуємо підпис обраного формату:

У платній версії є можливість редагування розміру та кольору шрифта, а також параметрів іконок соцмереж.

Отриманий підпис ми можемо використовувати для свого поштовика (його можна просто скопіювати і вставити в налаштуваннях свого поштовика):

А можна довести процедуру збереження та синхронізації до кінця -- і підпис автоматично з'явиться в шаблоні листа.

На етапі збереження підпису треба обрати свій поштовик; для деяких із них, а також для отримання підпису в HTML-версії знадобиться PRO-акаунт:

Підпис майже готовий, лишилося ввійти до свого акаунта:

Після цього підпис буде додано до ваших листів:

Вигляд підпису можна змінювати. Для цього слід вибрати серед запропонованих той варіант шаблону підпису, який вам найбільше подобається:

Зберігаємо зміни й отримуємо підпис у вибраному форматі:

Для створення email signature є також інші додатки, ось деякі з них: New Old Stamp, HTMLsig, Hubspot Signature Generator.

Як зробити підпис для email-розсилок в eSputnik

Створення підпису для HTML-листа не матиме чогось складного в нашому редакторі.

Варіант 1: підпис у дві колонки

За необхідності доповнити футер листа доречно виглядатиме такий підпис:

Щоб його зробити, ми підготували картинку для підпису (у нашому випадку це фото співробітника компанії):

1. Ми додали до шаблону листа структуру з двома блоками.

2. Вставили в один блок фото, в інший — текст.

3. Після цього ми відредагували шрифти для підпису, щоб вони відповідали дизайну електронного листа

Варіант 2: підпис у три колонки

Этот вариант отличается только использованием структуры с тремя блоками. Получим следующую подпись электронного письма:

Креативні ідеї для підпису

Можна дещо покреативити й зробити різні варіанти підпису наприкінці листа. Для цього достатньо,наприклад, додати тематичних елементів до фото представника компанії. Ось так цю ідею реалізували наші клієнти, зробивши підписи на деякі випадки життя: стандартну, новорічну, до 8 березня і Дня святого Патріка.

Правила оформлення листа й підпису

Тепер ви знаєте майже все про те, як підписувати листа. Єдиних стандартів звернення в листі не існує, є лише загальноприйняті норми:

1. Створюючи підпис, беріть до уваги особливості вашої компанії та аудиторії, з якою доведеться комунікувати, розсилаючи листи. Оформлення ділового листа також може відрізнятися від інформаційного, тригерного або промо.

2. Різні категорії листів однієї й тієї ж компанії можуть мати різних відправників та абсолютно різні підписи. Наприклад, у футерах промо-розсилок — фото й контактні дані менеджера з роботи з клієнтами, а тригери із запитом відкликання відправляються від імені комерційного директора з його контактним телефоном.

3. Email-підпис хоча й не завжди є найпомітнішою частиною футера, проте він може значною мірою вплинути на просування та імідж компанії, а також на вашу професійну репутацію.
   Тому важливо приділити його створенню достатньо сил і часу. Для цього,готуючи html-шаблони листів, можна скористатися функціоналом адаптивного редактора eSputnik або спеціальними додатками для тих випадків, коли вам треба зробити оригінальний підпис для листів, які ви надсилаєте партнерам та клієнтам через поштовики.