Рано чи пізно розвиток бізнесу приводить до необхідності масштабувати також відділ емейл-маркетингу. Ви поступово збираєте власну зіркову команду, до якої входять розробники, дизайнери, копірайтери, стратеги, аналітики і навіть QA-спеціаліст. Ви залучаєте виключно талановитих людей, які мають разом сформувати ефективну команду, що працює як надточний механізм.

Однак помилки продовжують траплятися. Десь прослизнула помилка, десь додали не те посилання, прострочили дедлайн... Чому помилки трапляються і як запобігти ним?

Чим більша емейл-команда — тим більше помилок?

Аналітики сервісу Email on Acid провели масштабне дослідження помилок в емейл-кампаніях і виявили цікавий взаємозв’язок між розмірами команди й кількістю допущених помилок.

Учасників опитування попросили розповісти, скільки fuck-up-листів вони відправили протягом останніх 12 місяців. З’ясувалося, що чим більшою є команда, тим більше помилок.

Звичайно, більші команди частіше відправляють електронні листи і відповідно частіше припускаються помилок. Але це не єдина причина. Іншою ймовірною причиною збільшення кількості помилок у більших командах є складність комунікації.

Дослідження розміру та продуктивності команди

Проблема, з якою стикаються більші емейл-команди, може бути обумовлена ​​законом Брукса "Міфічний людино-місяць". Якщо коротко, його суть полягає в тому, що після певної межі кількість спеціалістів, залучених для вирішення завдання, починає не прискорювати, а гальмувати його виконання. Адже чим більше людей, тим більше часу їм потрібно для взаємодії. На графіку нижче це показано наочно: якщо в команді з трьох осіб треба налаштувати лише три лінії зв'язку, то команді з десяти спеціалістів для ефективної роботи знадобиться 45 таких ліній.

Ще однією причиною зниження ефективності великої команди у Harvard Business Review називають "соціальне неробство". Люди, у яких більше колег, відчувають меншу відповідальність за результат, оскільки сподіваються, що інші виконають їхню роботу.

Опитування Thinkwise, проведене в 2015 році, показало, що керівники середніх та великих організацій з більшою ймовірністю скажуть, що їхні команди працюють недостатньо ефективно. Лише 17% представників компаній, що мають понад 50 співробітників, вважали, що їх співробітники достатньо вкладаються в роботу.

Таким чином, перед вами може виникнути дилема: з одного боку, вам потрібно більше людей до відділу емейл-маркетингу, бо кількість завдань збільшилась. З іншого боку, вам слід уникнути ризиків, пов'язаних зі збільшенням команди.

Поширені проблеми під час розвитку маркетингових команд

• До команди приєднується новачок, не знайомий з вашими робочими стандартами і процесами.

• Лінії спілкування переплутуються, і важлива інформація перестає надходити за адресою.

• Надлишок залучених до процесу співробітників призводить до того, що зміни до кампаній вносяться в останній момент без належного тестування.

• Ризик людської помилки збільшується пропорційно кількості залучених до робочого процесу людей.

Автоматизація як спосіб розвивати емейл-маркетинг і застрахуватися від помилок

Автоматизація маркетингу докорінно змінює спосіб ведення бізнесу в дуже різних командах. За результатами опитування, проведеного в 2017 році серед IT-колективів, автоматизація може суттєво підвищити продуктивність праці співробітників:

• 69% респондентів заявили, що автоматизація може допомогти зменшити витрати часу;

• 59% опитаних вважають, що вони могли б заощадити не менш ніж 6 годин на тиждень, якби повторювані аспекти їхньої роботи були автоматизовані;

• 72% спеціалістів упевнені, що вони використовували б заощаджений час, щоб зосередитися на більш креативних завданнях.

Автоматизуйте комунікацію з клієнтами

Головне маркетингове завдання будь-якої компанії — відправляти повідомлення, які в слушний момент та за допомогою зручного для них каналу отримають люди, що їх потребують. Загальновизнаний факт, що це є саме автоматизовані повідомлення.

Коли ви автоматизуєте базові маркетингові комунікації, вам буде набагато простіше контролювати випадкові помилки. Адже тепер не доведеться щодня виконувати рутинну роботу — автоматичні повідомлення створюються одного разу, після чого працюють без вашої участі. Достатньо один раз ретельно перевірити критичний шаблон і протестувати сценарій розсилки, щоб потім не перейматися щодо випадкових помилок.

Щоб глибше зануритися в тему, читайте нашу статтю "Принципи автоматизації email-маркетингу".

Автоматизуйте тестування

Автоматизація тестування розсилок — це надійний спосіб захисту від неминучих людських помилок.

За спостереженнями аналітиків Email on Acid, близько 43% емейл-маркетологів тестують розсилки вручну, відправляючи їх всередині компанії на різні пристрої та в різні поштові сервіси. Такий спосіб тестування залишає ймовірність помилок надто великою.

Інші 43% використовують інструменти автоматизації тестування, наприклад Campaign Precheck. Не варто й  казати про те, що це більш надійний спосіб вберегтися від витратних помилок.

Сервіси тестування покажуть, як ваш лист відобразиться в різних поштових акаунтах і на різних девайсах. Залежно від сервісу та вибраного тарифу буде перевірено орфографію, доступність, посилання та зображення.

До того ж у деяких подібних сервісів є функція перевірки доставлення — ви заздалегідь дізнаєтеся про можливі проблеми зі спам-фільтрами доменів ваших підписників.

Де автоматичне тестування не допоможе

Важливо пам'ятати, що навіть найкращі сервіси не забезпечують 100%-й контроль коректності розсилки. Наприклад:

1. Правильне написання, але неправильне вживання слів: вибір того чи іншого слова часто залежить тільки від контексту, який автоматичні програми зазвичай не зчитують (молода компанія — рекламна кампанія).

2. Коректність посилань: сервіси перевіряють активність посилань у листі, але не знають, куди ви насправді збиралися вести одержувачів.

3. Коректність показу зображень: платформи тестування покажуть, як виглядає лист на різних девайсах та в різних поштовиках, але не можуть оцінити правильність — тут не обійтися без участі людини.

Автоматизуйте внесення виправлень

Уявіть, що ви помітили помилку в футері листа. І це універсальний елемент структури, який ви використовуєте в усіх промо-, тригерних і транзакційних розсилках. Якщо виправляти його вручну:

а) це триватиме пару робочих днів;

б) є великий шанс, що виправлення будуть внесені не скрізь;

в) разом із виправленнями можна легко припуститися нових помилок.

Спеціально для таких ситуацій ми створили наскрізні модулі: вам достатньо зберегти елемент листа в бібліотеці, вказати, що він є наскрізним, і додати до потрібних розсилок. Відтепер внесення змін у модулі триватиме лічені хвилини: необхідно буде тільки внести їх у будь-який із листів і натиснути кнопку "Оновити наскрізні модулі". Потрібні виправлення внесені в усі ваші розсилки!

А спростити й прискорити роботу з версткою контенту для різних мовних груп допоможе функція мультимовності.

Детальніше про те, як за допомогою автоматизації спростити рутинні завдання й уникнути ризику помилок, читайте в статті Актуалізація розсилок: редизайн, автоматизація, впровадження нових фішок.

Висновки

Від помилок не застрахований ніхто, але існують ефективні методи суттєво зменшити вірогідність того,  що вони траплятимуться. Чим більше робочих процесів автоматизовано, тим меншою є ймовірність, що людський фактор призведе до небажаних наслідків.

Використовуйте системи перевірки розсилок, перш ніж відправляти листа. Це надійний спосіб переконатися, що лист має хороший рівень доставлення і що всі ваші підписники побачать його таким, яким ви його створювали.

Збільшуйте продуктивність вашої команди за допомогою автоматизації — це ефективніше й безпечніше, ніж нескінченно роздувати штат. Оптимально налаштовані робочі процеси і правильно вибрані інструменти автоматизації — ваш ключ до успіху!