10 способов правильно составить свой список дел

Одна из составляющих успеха — уметь ставить правильные цели и их добиваться. Для каждого делового человека особо важны два ограниченных человеческих ресурса: время и энергия. Не менее значимо и то, на что в течении дня, недели, месяца мы тратим эти ресурсы.

10 особенностей при подготовке To Do

Чтобы лучше организовать своё время и увеличить работоспособность нужно составлять список дел или задач. Есть люди, которые считают, что это бесполезные «пожиратели» времени. Я тоже так считала, пока для себя не начала делать по утрам или вечерам To Do List. Главное достоинство которого — меньше напрягаться и вспоминать, что же так хотелось сделать. Взять хотя бы этот неловкий момент, когда ты заходишь в соц.сети и… забываешь зачем.

1. Составляйте список, только если он нужен

По словам психологов — список задач необходим, если накапливается больше 7 дел. Если вы и так прекрасно справляетесь со всем и помните, что нужно сделать — это прекрасно, но иногда бывает и 5 задач трудно запомнить. Так что не стесняйтесь делать для себя списки дел, как только почувствуете, что это надо. Можно даже скачать уже готовые приложения управления временем на мобильный или компьютер, с готовыми предложениями задач.  

2. Записывайте всё

Неважно в бумажном или печатном виде будет ваш список дел. Главное, чтобы вы его не носили в голове, а могли записывать и делать пометки. Если вас кто-то отвлёк — можно быстро просмотреть что выполнено, а что нет.

Самое простое: вы сделали письмо и нет вдохновения придумать прехедер, да и протестировать тоже. Вас отвлекли и вы возвращаясь на рабочее место смотрите на письмо — вроде бы всё готово. И только после отправки с ужасом замечаете:

3. Расставляйте приоритеты

Сколько бы ни было задач, всегда есть важные дела и те, что подождут. Если не получается определить что же наиболее важное — напишите план выполнения каждой задачи и картина станет более ясной.

Доктор Нил Фьоре, автор книги «Привычка делать сейчас» рекомендует для важных дел составлять схему, и расставить возле каждого пункта степень важности и время, когда вы должны начать работу и когда закончить. Пускай не сразу получится уложиться во времени, зато будет к чему стремиться.  

Можно сделать универсальную табличку с временем: на задачу с приоритетом №1 максимум можно потратить 2 часа; №2 — 1,5 часа и т.д. За быстрое выполнение придумать бонусы: сделал быстро — оставшееся время перейдёт к более сложным задачам.

4. Выполняйте самые важные дела в первую очередь

Иными словами, делайте сначала то, что вы в первом пункте обозвали «Приоритетом №1». Чем раньше вы избавитесь от самой трудной задачи — тем свободнее будет ваш остаток дня. Хотя чаще всего мы делаем всё наоборот, в надежде, что задача сама собой решится или хотя бы чудом станет проще. Но, справившись с самой трудной задачей с самого утра, вы зададите тон остальному дню. Это дает вам толчок и укрепляет веру в собственные силы, а и то и другое быстрее и ближе продвигает вас к цели.

5. Планируйте вечера сегодня

Когда вы составляете список задач на завтра — ваше подсознание уже будет работать над тем, чтобы подыскать варианты решения. Утро начнётся не с судорожных мыслей что же нужно сделать и в каком порядке, а с просмотра списка.

Если вы на день запланировали три email рассылки, две SMS рассылки и создать новое приветственное письмо — вы уже должны знать в каком порядке вы всё будете выполнять и что для этого понадобиться. Сами того не заметите, как работа сделается быстрее.  

6. Учитывайте возможные нестыковки

Жизнь всегда вносит свои коррективы. Допустим у вас было запланировано запустить email рассылку, но ваш маркетолог стоит где-то в пробке на мосту, где плохо ловит связь и в лучшем случае будет через час. В таком случае записывайте дополнительные пути решения ещё до постановки задач или планируйте немного с запасом, чтобы можно было безболезненно её перенести.  

7. Разбивайте крупные задачи на более мелкие

Сделать всю работу одним махом бывает сложно. Добавляйте небольшие подпункты для громоздких задач — так будет проще в них разобраться.   

8. Акцентируйтесь на значении, а не актуальности

Честно говоря, многие из нас тратят слишком много времени на срочные дела и не хватает времени на важные вещи. Выполняйте всего три шага каждый раз, когда строите или сортируете список дел:

• Подумайте о разнице между тем, что срочно и что важно

• Просмотрите все пункты вашего списка

• Делайте то, что важно в первую очередь

Вскоре вы будете знать и без вопросов, какие можно отложить задачи на потом, а что нужно сделать сейчас.  

9. Придерживайтесь поставленных целей

Не позволяйте другим запутать вас. Вы выстроили перед собой чёткий план, но кто-то начинает давать непрошеные советы. Если замечания будут категоричны и справедливы — обязательно учтите их и постарайтесь не откладывать до следующего раза. Когда ваш оппонент сможет на каждый свой вопрос  «Почему?» дать ответ «Как сделать» — смело вносите поправки. Ведь на каждое замечание у вас уже будут варианты решения.

10. Учитесь выполнять всё сразу

Бывает настолько лень приступать к выполнению того или иного пункта, что легче написать список, чтобы со временем пересмотреть. И список из невыполненных списков растёт, стопка накапливается, задания никто не делает, невыполненных задач уже столько, что книгу можно писать.

Есть два выхода для невыполненных задач:

1. Распрощайтесь с ними — возможно, они вам просто не нужны и даром пылятся.  

2. Установите лимит на их число. Дошли до 7 — пора приступать к выполнению.

3. Найдите того, кто поможет вам их сделать ещё до того, как они станут невыполненными.

Если у вас есть регулярные задачи — делайте для себя небольшие чек-листы, которые помогут быстро проверять выполнение каждой из них.

Возможно, у вас есть готовые образцы списков дел — с удовольствием их рассмотрим;)