Вузлик на пам'ять, хрестик на руці або стікер на моніторі — кожен з нас напевно хоча б раз у житті користувався якимось із цих методів, щоб не забути щось важливе. Сьогодні, щоб люди все частіше застосовують чек-листи, щоб розвантажити свій мозок від запам'ятовування десятків завдань. Чек-листи являють собою список певних дій, виконання яких потрібно перевірити.
Упорядкованість пунктів допомагає легше впоратися з великими завданнями, а завдяки сучасним технологіям чек-листи завжди знаходяться поруч, де б ми не були.
У цій статті ми розповімо, де можна створити чек-лист, який допоможе вам не лише в особистих справах, але й у роботі — самостійній та командній.
Як створити чек-лист
Чек-листи дещо відрізняються від звичайних списків справ — to-do-листів. Останні найчастіше складаються разово, ситуативно: це може бути план роботи на день, перелік покупок або речей, які треба взяти з собою у відрядження. Чек-листи дозволяють не лише перевірити список завдань, складений для конкретного випадку, — їх можна використовувати багаторазово, наприклад як інструкції, щоб уникнути типових помилок під час email-розсилк. Якщо узагальнити, контрольні списки використовуються для різноманітних цілей:
-
перевірка — коли перевіряється власне факт виконання завдання;
-
побудова послідовності процесу — для створення алгоритму, який допоможе зрозуміти, куди рухатися далі;
-
оцінка — для визначення відповідності необхідним параметрам;
-
моніторинг — для виявлення будь-яких патернів у певних ситуаціях.
Коли згадують про чек-листи, зазвичай на думку спадає якийсь список, де можна позначати галочкою (хрестиком, кружком) завершені дії. Проте залежно від мети використання чек-листи можуть мати абсолютно різний зовнішній вигляд: крім списку з чек-боксами, можна додати перевірку відповідності певній умові, шкалу оцінювання або поле, в якому можна записувати будь-які значення.
Крім цього, перед створенням чек-листа треба вибрати, який тип є більш придатним для ваших потреб:
-
Read-Do (прочитай-зроби): список, у якому завдання виконуються покроково. Переходити до наступного пункту треба після виконання попереднього. Такий варіант підходить для нових завдань, коли ви ще не зовсім знайомі з процесом.
-
Do-Confirm (зроби-підтвердь): більш гнучкий список, де можна виконувати завдання у довільному порядку. Призначений скоріше для самоконтролю, що нічого не залишилось поза увагою.
Визначившись із структурою та зовнішнім виглядом чек-листа, візьміть на замітку кілька універсальних рекомендацій щодо його складання.
-
Чіткість формулювань. Суть завдання має бути ясною для будь-якого виконавця. Навіть якщо ви плануєте використовувати чек-лист самостійно, краще одразу робити конкретні описи, ніж згадувати, що ви мали на увазі під словами "Зібрати все, що потрібно для поїздки".
-
Простота і лаконічність. У той самий час не варто перевантажувати зайвими деталями зрозумілі завдання. Занадто довгий список може втомлювати і викликати бажання якнайшвидше відзначити всі пункти, не дуже замислюючись про якість їхнього виконання.
-
Зручність структури. Розбивайте великі завдання на менші, а подібні об'єднуйте в одну категорію. Дотримуйтеся принципу "один рядок — одне завдання". Так вам не тільки буде простіше орієнтуватися в процесах, але можна буде також швидше побачити прогрес, що є додатковим фактором для мотивації.
-
Гнучкість. Навіть якщо вам здається, що ви все врахували, з часом може виникнути потреба внести певні корективи. Залиште можливість легко вносити зміни до чек-листа.
Вибираючи програмне забезпечення для створення чек-листа, визначтеся зі своїми очікуваннями. Чи потрібні вам складні структури або вистачить простих списків? Чи необхідна участь інших людей? Чи важливі для вас функції нагадування і повторюваних завдань? На якому пристрої ви найчастіше використовуватимете чек-лист, і що вам може дати безкоштовна версія?
Може здаватися, що під час вибору сервісу для створення чек-листів спочатку треба створити чек-лист і відмічати у ньому наявність потрібних функцій у кожного з додатків :)
Щоб полегшити ваш вибір, ми підготували добірку, яка допоможе визначитися з оптимальним варіантом для складання to-do-списків і чек-листів.
Сервіси для створення чек-листів
Чек-лист і нічого більше
Один із найпростіших і найшвидших способів скласти звичайний перевірочний список з чек-боксами — використовувати спеціальні веб-сервіси. Ці сайти допоможуть вам легко створити чек-листи для будь-якої мети з нуля або за допомогою готових макетів.
Скоріше за все ви знайдете цю назву в топі видачі Google за запитом "створити чек-лист". Зручність конструктора полягає в можливості заповнювати чек-листи необмежену кількість разів онлайн і наочно відстежувати виконання за допомогою прогрес-бару. Цей варіант дуже доречний у ситуаціях, коли ви виконуєте велику кількість типових завдань, але при цьому треба проконтролювати всі їхні етапи.
Під час складання чек-листа можна додавати зображення до кожного пункту, вставляти клікабельні посилання, залишати коментарі та вибирати його тип: для особистого, командного або публічного використання.
При цьому існує можливість брендувати список, додаючи свій логотип або банер. Створений чек-лист можна зберігати у хмарі, завантажувати у форматі PDF та вбудовувати в інші сайти за допомогою iframe. А якщо ви не знаєте, з чого почати, використовуйте готові шаблони, які пропонує "Чек-лист | Експерт" для різних категорій.
Англомовний аналог "Чек-лист | Експерт". За допомогою цього ресурсу також можна заповнювати перевірочні листи в онлайні, ділитися ними з іншими, вбудовувати в сайт і зберігати у вигляді файлу. Під час оформлення чек-листа є можливість додавати банер і об'єднувати пункти в розділи заради зручності заповнення.
Цифровий записник та олівець
Можливо, ви настільки звикли записувати перелік справ на аркушику або в щоденнику, що навіть при використанні смартфона або ПК вам більше подобається робити нотатки у простому текстовому редакторі.
Сучасні сервіси для створення нотаток дозволять вам підготувати максимально ефективні чек-листи, які неможливо було б зробити в паперовому вигляді.
Notion був розроблений, щоб зібрати ваші справи в одному місці і звільнити від потреби працювати з великою кількістю програм і сервісів. Хаотичні нотатки в текстових редакторах, хмарні сервіси, закладки в браузері, розділ "Збережені" у месенджерах, жорсткий диск ПК… — де у вас ще зберігається інформація? Об'єднавши потрібні дані в Notion, ви зможете не тільки складати ефективні контрольні списки, але й повноцінно управляти проектами і створювати бази знань.
У додатку передбачено створення текстових документів, таблиць, зберігання веб-посилань, фото, аудіо- та відеоматеріалів, мап і багатьох інших різновидів контенту. Можливість командної роботи над проектами, інтеграція з популярними сервісами (Google Drive, Figma, Twitter, Slack, Invision та ін.) І великий набір шаблонів для ведення завдань ще більше розширюють функціональність сервісу. На перший погляд робота з Notion може здатися важкуватою, однак згодом вона зможе замінити безліч інших інструментів: від закладок у браузері та офісного пакету програм до систем управління проектами.
Один із найпопулярніших додатків для створення нотаток допоможе не лише скласти to-do-списки, але й зберегти потрібну інформацію в різних форматах. Ось далеко не повний перелік можливостей Evernote:
-
групувати нотатки в записники;
-
створювати нагадування;
-
додавати медіафайли;
-
ділитися і обговорювати завдання з іншими користувачами;
-
записувати аудіо зустрічі;
-
сканувати документи;
-
зберігати веб-сторінку як закладку і навіть розпізнавати рукописний текст.
Підвищити ефективність роботи можна за допомогою інтеграції з різними широко використовуваними додатками, серед яких Google Drive, Outlook, Salesforce та Slack.
Сервіс також може похвалитися великою колекцією шаблонів чек-листів, які стануть у нагоді в роботі, навчанні та повсякденному житті.
Сервісом користуються мільйони людей, але на ринку є й інші пропозиції: evernote alternatives >>
400+ привабливих шаблонів для email-розсилки
Спробувати зараз"Ваш цифровий записник" – коротко і зрозуміло. Саме це зазначено на головній сторінці веб-версії сервісу OneNote. Якщо ви звикли до офісного пакету Microsoft, робота з інтерфейсом програми буде для вас справді легкою.
Сервіс дійсно нагадує електронний записник: можна створювати розділи і сторінки, робити нотатки на полях і навіть малювати так само, як ви це робите у звичайному записнику. Щоправда, рукописний текст тут не розпізнається, хоча підтримується рукописне введення. У OneNote передбачено широкий набір налаштувань для оформлення зовнішнього вигляду нотаток, роботу з тегами і спільний доступ з іншими учасниками. До переваг цифрової версії щоденника варто додати можливість вставляти до нотаток файли (зокрема онлайнові відео- та аудіокоментарі), зберігати веб-сторінки та їхні фрагменти за допомогою Web Clipper.
Цей пункт найбільшою мірою відрізняється від інших у списку, оскільки Todo.txt – це не програма або додаток, а технологія роботи із завданнями. Система Todo.txt передбачає створення простих файлів, з якими можна працювати як у звичайному "Блокноті", так і в різних спеціальних сервісах. Одні назвуть його способом для мінімалістів, інші – для гіків.
Щоб скласти чек-лист, треба записати кожне завдання в окремому рядку текстового файлу і зберегти його як todo.txt. Працюючи з таким форматом, можна встановлювати пріоритети для завдань, додавати до них теги і групувати в проекти, а також позначати виконані пункти. Для цього вам знадобляться лише літери алфавіту і три символи: "@", "+" та "х". От і все – жодних величезних списків, що розкриваються, десятків прапорців і настирливих нагадувань. Видається складним і недостатньо наочним? Але насправді цей метод має низку переваг:
-
просте оформлення не відволікає на дрібниці і дозволяє сфокусуватися на головному;
-
практично на кожному пристрої є додатки для читання текстових файлів, тому ваш to-do-список завжди буде поруч, якщо зберегти його у хмарному сховищі;
-
у вас не буде неприємних несподіванок у вигляді нав'язливої пропозиції придбати преміум або новини про закриття програми;
-
вже розроблено багато клієнтів для роботи з todo.txt, які допомагають візуалізувати завдання.
Планувальники завдань
Розмаїття існуючих сьогодні програм планування завдань здатне задовольнити будь-якого користувача. Хтось хоче простий інтерфейс без зайвих елементів для самостійної роботи, комусь потрібен інструмент для зберігання всіх даних щодо проекту і повноцінної роботи з командою, а когось мотивує гейміфікація всередині додатку. Перевагою більшості сучасних таск-менеджерів є синхронізація між пристроями, тож ви матимете змогу працювати зі своїми чек-листами де завгодно.
Якщо вам потрібен простий перелік денних справ, який завжди буде поруч, скористайтеся кросплатформним сервісом To Do від Microsoft. Ця програма зі зручним інтерфейсом і мінімалістичним дизайном дозволяє планувати завдання, робити їх повторюваними, розбивати на кілька етапів і розподіляти за категоріями. Для будь-якого завдання можна встановити нагадування, додати нотатку або прикріпити вкладення. За допомогою функції інтелектуальних підказок To Do вміє аналізувати ваші попередні записи і рекомендувати розподіл завдань на підставі часу, на який вони заплановані, і списків, до яких вони належать. Також ви можете ділитися списками завдань з іншими користувачами і синхронізувати сервіс із Outlook та Office 365.
Знову повернулися з магазину і вже вдома згадали, що чогось не купили? Залишили поза увагою важливий момент у робочому процесі? "Ви більше ніколи не забудете про молоко (або про щось інше)", – обіцяє презентація сервісу Remember The Milk. Нагадування про завдання, створені в цьому планувальнику, можуть надходити на пошту, в месенджери, через SMS, мобільні додатки і навіть у Twitter. Більше того, можна навіть вказати місце, в якому вам має надійти повідомлення. Завдяки прив'язці до Google Maps ви отримаєте повідомлення, щойно опинитеся в місці призначення.
Щодо власне створення завдань, набір функцій тут доволі простий: ви можете об'єднувати завдання в списки, доручати виконання іншим користувачам, додавати теги та коментарі. А от створення підзавдань вже доступне тільки у платній pro-версії. Однак якщо вам потрібен планувальник для нескладних завдань, Remember The Milk буде вашим надійним помічником.
Ця платформа поєднала в собі привабливий мінімалістичний інтерфейс і більшість найнеобхідніших функцій для планування завдань. Ви можете налаштовувати час нагадувань, прикріплювати до завдань мітки, додавати підзавдання та примітки, а також прикріплювати файли і працювати над завданнями разом із близькими та колегами. Any.do синхронізується з "Google Календарем", завдяки чому ваші події та завдання будуть зібрані в одному місці. Також серед особливостей сервісу – автоматичний розподіл покупок за категоріями, розпізнавання мови і просте жестове управління в мобільних додатках.
Серед цікавих можливостей платної версії можна виділити отримання нагадувань, прив'язаних до локації, та режим Focus. Ця опція базується на методі "помідора" – техніці, яка допомагає зосередитися на завданні шляхом встановлення обмеженого часу. Наскільки часто ви відволікаєтеся від справ, зазираючи в соцмережі або відповідаючи на особисті повідомлення? При використанні Focus Mode для завдання встановлюється таймер, і протягом цього часу у вашому телефоні росте віртуальне дерево. Щойно ви спробуєте відкрити гру або іншу програму, дерево зникне, чого ви точно не побажаєте! Чим більше часу ви приділяєте своїм завданням, тим більше дерев стає у вашому лісі, що робить додаток Any.do чудовим візуальним мотиватором.
Ще один простий на перший погляд менеджер завдань, у якому реалізовано широкий набір як стандартних функцій, так і продвинутих фішок. TickTick пропонує користувачам налаштування часу повідомлень, об'єднання справ у списки, встановлення пріоритетності, а також додавання підзавдань, тегів і коментарів. Створення нових нагадувань здійснюється не лише шляхом текстового набору або голосового введення, але також із використанням листів з вашої електронної пошти.
Крім цього, приємним бонусом буде "помідорний" таймер і можливість задавати локацію для повідомлень у безкоштовній версії.
Якщо вам не подобаються помідори або ви не хочете вирощувати digital-дерева, можна подбати про свою карму разом із сервісом Todoist. Успішно виконуючи завдання зі списку, ви заробляєте віртуальні бали до карми і в такий спосіб наочно оцінюєте свою продуктивність.
У додатку можна створювати проекти, розбивати їх на окремі завдання і займатися ними разом із командою. Більшість таких популярних функцій, як нагадування, мітки, пріоритетність, завантаження файлів, коментарі та фільтри, доступна тільки у преміум-версії.
Утім цей сервіс також має чим приємно здивувати користувачів. Це стосується перш за все шанувальників методу канбан – організації процесу роботи за допомогою візуальної дошки з розділами "Треба виконати", "Виконується", "Виконано". Картки із завданнями зміщуються в процесі виконання зліва направо – із першого стовпчика до останнього. Завдяки можливості створювати канбан-дошки в Todoist ви отримаєте зручне візуальне уявлення про етапи роботи.
Другий бонус може знадобитися абсолютно кожному – на сайті додатку є багато готових шаблонів чек-листів, розділених за категоріями: від маркетингу і продажів до особистих списків, які стосуються покупок або переїзду. Шаблони легко додаються до акаунта, змінюються і можуть бути використані як інструкція або приклад для натхнення.
Програма, яка сподобалася користувачам завдяки автоматичному складанню списку завдань, до яких слід переходити далі. MyLifeOrganized дозволяє вибудовувати гнучкі ієрархії та створювати залежності між діями. Завдяки цьому формується дерево завдань і система показує окремим списком наступні кроки. Такий підхід особливо зручно використовувати для чек-листів типу Read-Do, коли ви виконуєте дії в певній послідовності.
Додаток не передбачає спільної роботи з іншими користувачами, однак завдяки широким можливостям упорядкування завдань, а також функції одержання нотифікацій за місцем і часом ви отримаєте якісний інструмент для ведення власних справ.
Найбільш неординарний пункт у нашому списку планувальників. Цей менеджер завдань не запропонує вам нагадування, додавання файлів або командну роботу над проектом. Замість цього ви можете... перемагати разом із друзями монстрів і отримувати в нагороду за продуктивність екіпірування та вихованців. Habitica спочатку була створена для формування корисних звичок, ведення особистих завдань і досягнення мети.
Для цього у додатку використовується ігрова механіка. Виконуючи завдання зі списку, ви прокачуєте свого персонажа, отримуючи більш продвинуті обладунки, навички і артефакти. Серед стандартних функцій вам доступні підзавдання, теги і налаштування часу виконання. Навіть якщо ви не належите до геймерів, рольова гра може стати чудовою мотивацією для підвищення персональної ефективності.
Інші
Сервіси Google
Сьогодні Google-аккаунт є практично в кожного, тому для створення простого чек-листа не обов'язково розбиратися з інтерфейсами нових програм. Це можна зробити за допомогою знайомих усім інструментів.
Гугл-таблиці скоріше придатні не для складання списку справ, а для перевірки часто повторюваних завдань. Тут зручно створювати певний алгоритм для контролю, який можна використовувати багаторазово. Для цього ви можете копіювати таблицю на окремі аркуші або документи, або кожного разу доведеться очищати колонку з чек-боксами і заповнювати її наново.
Сервіс пропонує мінімальний набір необхідних можливостей для складання to-do-листа: групування за списками, поділ на підзавдання, встановлення дати і часу, а також налаштування періодичності повторення. Створювати завдання можна не тільки звичайним введенням тексту, але також за допомогою листів із Gmail. Ваші завдання одразу додаються до "Google Календар", який дозволяє оптимально розподілити плани.
Якщо ж вам хочеться прикріплювати до чек-листа картинки, встановлювати нагадування і додавати співавторів, використовуйте сервіс для створення нотаток Google Keep. Зручність управління і синхронізація з гугл-календарем роблять цей інструмент надійним другом під час створення нескладних списків завдань.
Естетика і натхнення
Можливо, вас зовсім не цікавить безліч продвинутих функцій під час створення чек-листа. Ви не плануєте використовувати його багато разів, тому простої pdf-версії для друку буде достатньо. Ви хочете зробити список швидко, і бажано привабливим. У цьому випадку доречні такі рішення.
Популярний інструмент, що дозволяє створювати привабливі графічні матеріали без залучення дизайнера. Не має значення, для якої мети вам знадобиться чек-лист – для особистої або робочої – за допомогою бібліотеки шаблонів Canva ви легко створите ефектний документ.
Сервіс, який позиціонує себе як інструмент для створення інфографіки. Так само як більшість подібних онлайн-конструкторів, Venngage пропонує багато шаблонів для графічного дизайну, серед яких є презентації, банери, діаграми, звіти, листівки, оффер та ін. Серед усього цього багатства ви знайдете розділ із контрольними списками, де зможете створити власний привабливий чек-лист для роботи і повсякденного життя.
Щодо візуальної складової, цей сайт значно поступається попереднім двом пунктам. Однак тут ви знайдете багато нестандартних форматів чек-листів: крім звичних списків з пунктами для галочки, тут є цікаві шаблони для челенджу, трекерів звичок і ведення bullet journal. Завітавши до цього сервісу, щоб створити власний контрольний список, можна знайти безліч надихаючих ідей для зовсім інших цілей.
Отже, тепер ви знаєте, на які сервіси звернути увагу залежно від завдань, які ви плануєте вирішувати з їхньою допомогою. Спробуйте просто зараз скласти свій перший чек-лист і переконайтеся на власному досвіді, наскільки це зручний інструмент для самоперевірки.