Web Summit щороку зустрічає гостей в Altice Arena. Винятком став минулий рік через загальновідомі причини, але тим більш хвилюючим було очікування цієї зустрічі. Цього року зібралося всього 40 000 учасників. "Всього?" – спитаєте ви. Так, адже для порівняння у 2019 році було 70 тисяч відвідувачів. Утім це не завадило провести івент активно та цікаво.

Про сам формат заходу я не розповідатиму – ось посилання на попередній досвід. Цього разу ми трохи поговоримо про власне поїздку, доповіді, нетворкінгу і, звичайно ж, про розсилки.

Особливості поїздки на Web Summit 2021

Цього року умови в'їзду постійно змінювалися за рахунок міграції країн карантинними зонами. Тому перевіряти оновлення доводилося практично кожні три години. На щастя, організатори теж подбали про учасників, надсилаючи повідомлення, що треба із собою взяти.

Додаткові документи, які знадобилися:

• Заповнена онлайн-форма про вакцинацію для транзитних країн. Наприклад, у нашому випадку спочатку треба було заповнити дві анкети – для Австрії та Португалії. Але потім австрійська стала необов'язковою для вакцинованих пасажирім, а заповнювати довелося лише тим, хто летить із тестом.

• Лист-запрошення від Web Summit. Його, до речі, у нас на митниці не запитували, натомість запросили інформацію про готель.

• Сертифікат про вакцинацію або про негативний тест у роздрукованому вигляді. Треба було пред'являти сертифікат не лише в аеропорту, але також щодня перед входом власне на захід. Показувати код можна було і в додатку, однак із паперовим проходити було швидше, тому що звіряли тільки ПІБ та назву вакцини, тоді як із телефонів ще й сканували.

Крім того, стендистів попередили, що цього року роздаткові матеріали будуть заборонені. Але що це за конференція без сувенірів? Тому все одно невеликими порціями матеріали видавали всі, а зауваження організаторів були скоріше чисто формальними.

Другий неочікуваний момент: якщо минулого разу достатньо було посміхнутися і привітати людину, то тепер такий підхід не працював через маску. Доводилося докладати значно більших зусиль, щоб зав'язати з кимось діалог. Але з цією неприємністю ми теж впоралися: лишень погляньте на наші задоволені обличчя, коли вдалося зняти маску:

Кілька слів про розсилки конференції

Email та push-розсилки – це невід'ємна частина конференції. Що мені подобається в емейлах від Web Summit:

• Елегантне оформлення. Начебто все в кольорах івента — але настільки гармонійно, і з кольорами так цікаво граються з листа в лист.

• Їх дійсно хочеться читати. Листи щодня відправляються тим, хто придбав квиток, і в кожному можна знайти корисну інформацію про готелі, швидке проходження реєстрації, яких спікерів варто послухати і т.ін.

Цього року, ясна річ, кожен другий лист містив інформацію про ковідні обмеження, адже це питання наразі є доволі гострим.

Ще один канал зв'язку, який використовують організатори – це мобільні пуші. Основні типи розсилок у додатку:

• організаційні. До них належить інформування про реєстрацію, у яких точках її можна пройти, що із собою взяти та ін.;

• запити у друзі;

• нагадування про доповіді, на які ви раніше підписалися;

• щоденні опитування “Як пройшов ваш день”. Дрібничка, але приємно, що кожен голос буде врахований і почутий.

Про доповіді та виставку

На Web Summit українське ком'юніті є найбільшим. Серед нового та приємного – те, що українські стартапи вперше представлені з єдиним стендом країни, а також 14 стартапів презентували себе зі сцени. Детальніше хлопці та дівчата описали все у статті.

Стосовно доповідей: буде не зовсім правдою сказати, що для маркетологів, а особливо для email-маркетологів, представили якісь корисні кейси або інсайти. У нашому блозі ми вже зібрали їх більше ніж достатньо. Цього року ми скоріше мали шанс подивитися, куди прямує світ, і надихнутися цікавими доповідачами.

Натомість доповіді були дійсно на будь-який смак. Наприклад, можна було почути:

• яскравих представників Португалії: прем'єр-міністра, міністра економіки, мера Лісабона, місцевих блогерів та ін. Усе тільки з єдиною метою — закохати всіх присутніх не тільки в захід, але також у це місто та країну;

• Ayọ Tometi, співзасновницю Black Lives Matter. Надихаюча доповідь про те, з чого все починалося і як розвивається спільнота;

• Володимира Кличко, титулованого боксера і засновника KLITSCHKO Ventures. Доповідь була не про бокс, а про інвестиції;

• Tinie Tempah, музиканта. А ось тут очевидно і передбачувано, що йшлося про музику та продюсування;

• Гаррі Каспарова, шахового гросмейстера, який, окрім двох доповідей, також провів майстер-клас із одночасної гри в шахи;

• Ole Obermann, керівника музичного відділу TikTok. Доповідь була присвячена майбутньому музики в ТікТок та її впливу на учасників спільноти.

Утім все ж таки доповіді тут – не найважливіше, адже записи доповідей із головної сцени одразу публікували у відкритому доступі. Переглянути їх можна за посиланням. Головна мета для багатьох учасників – це нетворкінг. Тож одразу переходимо до нього.

Як бути ефективним на Web Summit

Так, деякі з цих рекомендацій доволі очевидні. Але! Ми там були і знаємо, що далеко не всі їх дотримуються. Тож про всяк випадок зберемо їх ще раз)

Загальні рекомендації

1. Встановити мобільний додаток принаймні за тиждень до заходу. По-перше, організатори змусять вас це зробити. По-друге, у ньому є досить корисні функції, з якими не завадить розібратися.

• Заповніть профіль, особливо інтереси. За ними інші користувачі легко зможуть знаходити вас. А якщо ви будете додаватися в друзі, то одразу буде зрозуміло, хто ви є і про що з вами можна поспілкуватися.

• Заповніть розклад, щоб не пропускати цікаві доповіді. Сповіщення надходитимуть у мобільних пушах, тож буде складно що-небудь пропустити.

• Перевірте всі наявні там вкладки. Першого дня траплялися співрозмовники, які взагалі не розуміли, що робити з додатком, як додати співрозмовника, де знаходиться список доданих та ін. 

Хоча в додатку немає нічого складного і для вивчення знадобиться не більше ніж 10 хвилин, зате у день заходу ви будете у всеозброєнні.

2. Пройти реєстрацію на Web Summit заздалегідь. За два дні до івента відкривається реєстрація в аеропорті, що суттєво заощаджує час у день заходу. Утім цього року трапилося дещо непередбачене) Ті нечисленні відвідувачі, які реєструвалися день у день, не стояли в черзі: у них була своя швидка лінія. І з цього у нас одразу випливає наступний пункт.

3. Приходьте за 30-40 хвилин до початку заходу. Особливість Web Summit залишилася незмінною: якщо прийти на огляд до початку або хоча б на 20-30 хвилин пізніше, то є велика ймовірність простояти в черзі. Цього року бейджі сканували до входу 3-4 рази, перевіряли браслети, а також дивилися сертифікати. Навіть враховуючи те, що волонтери працювали не покладаючи рук, у черзі перед входом можна було простояти від години й більше. Звичайно, якщо ви успішно знайомитеся і продаєте просто в натовпі, черги не мають вас лякати. Утім, на мою думку, краще спілкуватися в більш комфортній обстановці.

4. Призначайте зустрічі ще до події. Додаток і заповнений профіль чудово допоможуть у цьому. Окрім власне додатка, у соцмережах і тематичних спільнотах за хештегами та мітками можна знаходити учасників, які щойно збираються або вже в Лісабоні.

5. Додавайтеся до тематичних чатів і груп заздалегідь. Там ви зможете знайти однодумців, скоординуватися для зустрічей на Night Summit (вечірки після основної програми), запланувати зустрічі та ін.

6. Не покладайтеся на Wi-Fi) Це вже стало легендою, чому “Веб Саміт” переїхав із Дубліна до Лісабона. Так, саме через нестабільність Wi-Fi. Цього року були незначні проблеми зі з'єднанням, однак все ж таки краще запасатися візитівками або подбати про мобільний інтернет.

7. Продавайте і під час обідів. Поки ви стоїте в черзі або шукаєте місце, де б присісти, скрізь є шанс зав'язати невимушену бесіду, яка переросте у щось більше. А якщо такої мети немає, то можна просто провести час у приємній компанії. Для мене вже стало міні-традицією хоча б одного разу під час Web Summit пообідати з кимось із команди Booking.com. Завжди приємно дізнаватися, що в них новенького, особливо в такий неоднозначний час.

8. Уважно читайте описи на стендах. Обійти всі стенди за день і вислухати всі презентації – завдання не з легких. За досвідом окремих відвідувачів, які стрімголов кидалися у спілкування з усіма поспіль, виходить обійти максимум половину стендистів. Тож можна пропустити когось дійсно цікавого, адже стендисти змінюються щодня і вже завтра треба з усіма знайомитись заново. Цінуйте свій час. Особливо якщо ви ще маєте бажання послухати доповіді.

9. Робіть нотатки про людей. Важливо записати, про що ви спілкувалися з людиною, чого дійшли і чи їй взагалі потрібна ваша інформація. Якщо ви зробили досить багато знайомств упродовж 4 днів і додаток поповнюється новими контактами, то потім згадати якусь інформацію щодо співрозмовника буде складно. Поруч немає ручки? У такому разі надішліть співрозмовникові повідомлення з коротким саммарі діалогу.

10. Якщо ви втомилися від спілкування, розверніть ваш бейдж. Ми вважали, що це наша знахідка, але насправді багато хто теж користується цим лайфхаком, і доволі успішно ?

Для стендистів

1. Підготуйте кілька варіантів презентації. Наприклад, для учасників та інвесторів, у pdf і відеоформаті, з оглядом різних аспектів і кейсів. Також будьте готові до того, що інтернет може зникати, тож усі матеріали мають бути доступними офлайн.

2. Подавайте зрозумілий опис на стенді. Більшість відвідувачів дивитимуться спочатку на назву, потім одразу на опис — і лише після цього вирішуватимуть, чи потрібен їм ваш контакт і чи варто підійти ближче. Звичайно, це не повністю захистить вас від безцільної цікавості або від тих, хто сам намагається щось продати на вашому стенді, однак потік нецільових знайомств суттєво зменшить.
    

3. Підготуйте відповіді на типові запитання: про команду, про позиціонування і, звісно, коротко про вас. Оскільки стендів багато і відвідувач бажає побачити їх усі, слід діяти швидко і вміти зацікавити його.

4. Швидко виявляйте інтереси співрозмовника. Якщо ви презентуєте себе всім тільки заради отримання скана бейджу, то ця тактика приречена, адже можна прогавити когось дійсно вартого уваги.

5. Почитайте, про що писали у блогах і постах учасники попередніх конференцій. Оскільки історія Web Summit починається з 2009 року, повірте мені — у мережі вже є чимало описаних кейсів та історій. Тільки не відволікайтеся на "де краще поїсти" і "що краще подивитися" — це все дійсно чудово написано, однак не є важливим для поставленого завдання.

6. Носіть брендований одяг не тільки на стенді. Робіть принт цікавим, щоб його хотілося розглядати і запитувати вас, чим ви займаєтеся. Наприклад, коли ми переходили від секції до секції, нас ловили люди і запитували: “What is eSputnik? I saw so many people with this title”. Насправді нас було не надто багато, до нас просто звикли) Команду Stripo.email частіше зупиняли поточні користувачі, які хотіли подякувати або дізнатися, що нового з'явилося у продукті.

7. Призначайте зустрічі на стенді заздалегідь. Ідеальний канал для цього – ваші соцмережі, особливо LinkedIn, а також додаток конференції.

8. Підготуйте якийсь інтерактив. Навіть якщо немає можливості покликати на свій стенд гітаристів або баскетболістів (а цього року вони були), то досить непогано заходять тести й квізи — як для збирання баз, так і для більш невимушеного спілкування учасників.

9. Запитуйте у цільових клієнтів про альтернативні типи спілкування, а не тільки скануйте бейджик. Так, потім можна буде вивантажити емейл та ім'я, однак мені кілька разів траплялися підставні особи або ті, кого ніяк не знайдеш у соцмережах, а так кортіло. Наприклад, можна запропонувати одразу додати себе у LinkedIn. Адже там така сама нескладна механіка, як і в додатку: просто відскануйте код співрозмовника – і він уже напевно ваш)

Буде чудово, якщо ви доповните наш список своїми ідеями і спостереженнями, як брати участь у таких масштабних заходах із користю для себе. А ми просто хочемо побажати, щоб нарешті все повернулося до звичного стану справ і щоб можна було посміхатися новим знайомим без масок)

До нових зустрічей у нашому блозі!