Открытие CSV-файла после экспорта

В eSputnik доступны следующие варианты экспорта контактов в CSV-файл:

• Из списка контактов
• Из списка групп
• Из отчетов

Экспорт из списка контактов

Контакты можно выгрузить из раздела “Контакты” → “Все контакты”.

1. Перейдите на вкладку “Контакты” → “Все контакты” и выберите категорию контактов в меню слева. По умолчанию выбраны все категории.

Для экспорта доступны любые категории, кроме дубликатов.

Нажмите кнопку “Экспорт” и в выпадающем меню выберите “В CSV”.

Экспорт из списка групп

1. Перейдите на вкладку “Контакты” → “Группы”.

2. Выберите группу контактов, напротив нужной нажмите на три точки и выберите вариант экспорта “В CSV”.

Экспорт из отчетов

Экспорт контактов из отчетов описан в отдельной инструкции.

После того как вы экспортировали контакты одним из выше перечисленных вариантов, можно приступать к работе с файлом.

Работа с файлом CSV

Сама аббревиатура “Comma-Separated Values” переводится, как “значения, разделенные запятыми”. В файле данного формата содержится текстовая информация, а в качестве разделителя может быть либо запятая, либо точка с запятой (в зависимости от языковой версии системы, которая сгенерировала csv-файл).

Чтобы информация  всегда отображалась корректно при открытии файла в Excel и любом другом офисном приложении для таблиц, вам потребуется:

• выбрать подходящую кодировку и знак разделителя;
• при необходимости разбить текст на столбцы.

Выбор кодировки

При открытии CSV-файла в Excel через двойное нажатие на левую кнопку мыши, кодировки и разделители не всегда могут совпадать, и вы можете увидеть набор нечитабельных символов.

1. Воспользуйтесь мастером текстов через импорт данных.

Откройте Excel и создайте пустой лист. Затем перейдите на вкладку “Данные”, нажмите на панели “Получение внешних данных”, выберите “Из текста”.

2. Откроется окно, в котором вам нужно перейти к расположению целевого файла, выделить его и нажать кнопку “Импорт”.

3. Откроется окошко “Мастер текстов”. Укажите формат данных: с разделителем.

Кодировка: Юникод (UTF-8) либо Кириллица (DOS) — они самые популярные и чаще всего подходят для работы с нашими файлами. Проверьте, какая кодировка подходит, ориентируясь на предпросмотр. Остальные параметры чаще всего не требуют настройки, поэтому жмите кнопку “Далее”.

4. Дальше определитесь с символом, который служит разделителем. Поскольку наш документ был создан в русскоязычной версии интерфейса eSputnik, выбирайте точку с запятой. Здесь, как и с кодировкой, есть возможность попробовать разные варианты, оценивая результат в области предпросмотра (можно, в том числе, указать свой собственный символ, выбрав опцию “другой”). Задав требуемые настройки, снова нажмите кнопку “Далее”.

5. На последнем шаге, если требуется изменить формат какого-то столбца, сначала кликните по нему в нижней части окна (поле “Образец разбора данных”), после чего выберите подходящий вариант формата. По готовности жмите “Готово”.

Появится окошко, в нем выберите способ импорта данных (на текущем или на новом листе) и нажмите OK.

• В первом случае надо указать адрес ячейки (или оставить значение по умолчанию), которая будет являться самым верхним левым элементом импортируемого содержимого. Сделать это можно вручную, прописав координаты с помощью клавиатуры, или просто щелкнув по нужной ячейке на листе (курсор при этом должен находиться в соответствующем поле для ввода информации).

• Если выберете вариант импорта “Новый лист”, тогда координаты указывать не нужно.

Результат выбора подходящей кодировки и разделителя: корректно отображенный CSV-файл в Excel.

Разделение текста по столбцам

Разбить текст по столбцам необходимо когда, например, вы открыли файл после экспорта и заметили, что Имя и Фамилия записаны в одной ячейке.

В таком случае добавьте пустую колонку справа от  колонки “Имя”.

Выделите колонку “Имя” и нажмите на кнопку “Текст по столбцам”.

Откроется Мастер текстов. В пункте “Формат данных” укажите “с разделителями” и нажмите кнопку “Далее”.

На следующем шаге укажите символ разделителя: пробел. Проверьте, как разбиваются данные в области предпросмотра. При необходимости можете задать другой разделитель. Если все корректно на превью — жмите “Далее”.

На последнем шаге можете поменять формат столбцов, выделив нужный на предпросмотре. После чего нажмите “Готово”.

Программа предложит заменить содержимое конечных ячеек. Для этого мы и создавали пустую колонку справа. В нее запишутся фамилии. Нажмите “Ок”.

Результат: таблица с разделенными по колонкам именем и фамилией.