Анна Забудская

Email-маркетолог

Как автоматизировать работу с заявками с сайта через email-канал

Введение

Кто такие “uDevs”

Компания uDevs помогает талантливым специалистам с переездом в Кремниевую Долину по визе О1 (Visa for Extraordinary – для лиц с исключительными способностями или достижениями). Сооснователь компании Виктория Бородина на YouTube ведет популярный канал о релокейте, где публикует видеоинтервью с топовыми специалистами из Google, Amazon, Facebook, честно рассказывает о плюсах и минусах жизни в Кремниевой долине. Большая часть лидов для uDevs поступает именно с ее ютуб-канала.

Как это происходит:

Кандидат подает заявку на сайте и ему назначается звонок, в ходе которого стороны узнают друг друга, отвечают на вопросы, и если кандидат подходит под требования, то:

  1. Ему предлагаются условия соглашения о доле дохода.
  2. Он оплачивает гарантийный депозит 2987$.
  3. Проводится несколько рабочих звонков, в ходе которых клиенту объясняют рабочий процесс, инструменты и строится дорожная карта для будущей работы по визе O1.
  4. uDevs помогает в подготовке виз, поиске работы, переезде и адаптации.
  5. Клиент оплачивает услуги uDevs после получения первого квалифицированного дохода в США.

Созвоны с кандидатами проводит лично Виктория. Назначить звонок для компании означает, что кандидат настроен поговорить по делу.

“Мы решили автоматизировать этот процесс и высвободить ресурсы для более важных задач, т. к. этим процессом занималась Виктория. Мы разработали схему автоворонки после заполнения формы и обратились в eSputnik за реализацией.”

Андрей Головко, Project Manager uDevs

А теперь по порядку: как все было...

С чем стартовали

Емейл-маркетинг в компании uDevs не велся до старта нашего сотрудничества. Поэтому все нужно было делать с нуля: верификация домена, настройки отправителя, дизайн писем, реактивация базы и прогрев домена. После этого мы взяли в работу автоворонку.

Коллеги из uDevs предоставили схему. В ней отобразили свое видение и логику прохождения контакта от подачи заявки до отправки письма “Календарь” со ссылкой на Calendly Виктории.

Предложенная схема автоматической цепочки после заявки

Задачи для нас

- Сделать красивые письма в дизайне сайта.

- Сохранить логику цепочки (кроме отправки письма в LinkedIn).

- Реализовать автоворонку на стороне eSputnik.

Что сделано

Дизайн шаблонов писем

Наш дизайнер разработал унифицированный шаблон писем для рассылок uDevs в спокойном стиле. При создании оформления опирались на цветовые решения сайта и ютуб-канала Виктории.
В шаблоне учтены блоки с заголовками, иконками, фонами, кнопками, которые могут пригодиться для массовых и триггерных рассылок.

Шаблон для писем

Этот шаблон мы сохранили в аккаунте eSputnik и настроили сквозные модули. Обновлять повторяющиеся блоки в письмах теперь можно, не открывая каждое письмо, а по нажатию на кнопку “Обновить сквозные модули”.

Функция обновления сквозных модулей во всех письмах

Интеграция формы заявки

Чтобы не пропустить ни одну заявку, важно настроить корректную передачу данных с заполненной формы.
Форма заявки на сайте uDevs – одна и в ней 9 обязательных полей. Информация из заполненных полей помогает составить первичный портрет кандидата, т. е. отрезюмировать, с чем он пришел. Например: заявку заполнил Эдуард с емейлом ***@gmail.com, живет в Беларуси, имеет опыт работы от 3 до 5 лет и готов переехать в США в течение года. В заявке кандидат прилагает ссылку на резюме в LinkedIn и указывает, из какого источника узнал про сайт uDevs. Эта информация будет храниться в карточке контакта до следующего обновления полей, если он вновь подаст заявку.

Форма заявки на сайте

Передача данных осуществляется с помощью API-ресурса методом v1/contact/subscribe. Он помогает разделять новые и существующие контакты, подвязывать сценарии для них. Оффер автоцепочки должен быть отправлен всем заполнившим заявку на сайте. А вот приветственная серия отправляется только 1 раз и только новым контактам.

По окончании автоворонки отдельным письмом мы добавили вопрос о желании оставаться в рассылке. В нем мы сообщаем, что емейл у нас в базе и раз в неделю/две мы делаем рассылки для тех, кому это интересно. Предлагаем отметить свои предпочтения и остаться с нами, либо отписаться.

Предложение остаться в рассылке и пройти опрос указав предпочтения

Чтобы иметь данные из всех полей контактов с сайта, мы создали в аккаунте eSputnik еще 7 дополнительных полей. Данные передавались в таком формате:

{
	"contact": {
		"firstName": "Иван",
		"lastName": "Иванов",
		"channels": [{
				"type": "email",
				"value": "test@test.com"
			},
			{
				"type": "sms",
				"value": "380667777777"
			}
		],
		"fields": [{
				"id": 147960,
				"value": "some text"
			},
			{
				"id": 147963,
				"value": "France"
			},
			{
				"id": 148426,
				"value": "tel_nick"
			},
			{
				"id": 148421,
				"value": "some text"
			},
			{
				"id": 147959,
				"value": "some text"
			},
			{
				"id": 148425,
				"value": "link"
			},
			{
				"id": 147962,
				"value": "543543-54354"
			}
		]
	},
	"groups": ["Подписчики"],
	"formType": "site"
}

После проведенных на стороне uDevs настроек, стали приходить события:

  • subscribeFromAPI-site – форму заполнил новый для системы контакт;

  • subscribeUpdateFromAPI-site – форму заполнил существующий в системе контакт.

Таким образом появилась возможность отделять новые контакты от повторно заполнивших. Но это не решало вопрос с тем, что существующий контакт может созреть для повторной заявки либо не найти в почте ответные письма после предыдущего заполнения.

Поэтому для повторно заполнивших заявку мы тоже назначили отправку разработанной цепочки.

Разница вот в чем:

  • Новые контакты получают приветственную серию. А те, кто повторно заполняет заявку на сайте, проверяются на вхождение в группу “Получали приветственную серию”. В эту группу попадают контакты, которым доставлено хотя бы одно письмо из приветственной серии.

Сценарий автоматической проверки получения приветственной серии

Если контакт не входит в группу получавших приветственную серию, то для него запускается событие welcome, инициирующее старт приветственной цепочки.

Чтобы каждому контакту приветственная серия отправилась только один раз, сценарию welcome-цепочки задано правило запуска для уникального контакта “раз за все время”.

Welcome-серия состоит из трех писем:
1) Приветствуем в рассылке + анкета “Укажите свои предпочтения по частоте и тематике писем”.

2) Как выплачивают зарплату специалистам в США.

3) Будьте с нами в соцсетях.

Как мы реализовали схему

Суть автоцепочки в том, чтобы автоматически реагировать на заявки и предложить сформулировать вопросы для звонка. А если кандидат не ответил, то напомнить ему двумя письмами follow-up о том, что мы все еще ждем обратной связи.

Переложив схему на возможности eSputnik, получили такой сценарий, по которому будут двигаться контакты после заполнения заявки:

Сценарий автоцепочки

Так как ключ проверки для разветвления схемы – ответ на письмо, то возникал вопрос: как отследить ответ в eSputnik, чтобы контакт двигался дальше по воронке.

Во всех письмах цепочки есть призыв отправить свои вопросы Виктории:
“Прежде чем мы отправим Вам календарь-запись на звонок, пришлите, пожалуйста, список Ваших вопросов. Это поможет сделать наше общение максимально продуктивным”.

Решение по отслеживанию ответа

Перебрав варианты, мы пришли к тому, что главное – это не факт ответа, а наличие вопросов от конкретного пользователя. Поэтому разработали внутреннюю анкету для сбора вопросов и предлагали ее к заполнению в каждом письме автоцепочки.

Анкета для вопросов

Анкета теперь настроена так, что когда контакт попадает на экран успешного заполнения, то в системе генерируется событие “Заполнил вопросы”, которое проверяется в сценарии.

Триггер для ответа

Для события о заполнении вопросов был настроен отдельный сценарий:


Сценарий с уведомлением Виктории и отправкой календаря

  1. Виктории на почту приходит уведомление, что поступил новый ответ от кандидата. В это письмо добавлена подгрузка ответа от кандидата и кнопка авторизации в eSputnik. Это нужно, чтобы в карточке контакта оценить резюме специалиста, его опыт и готовность к переезду:

Письмо с уведомлением Виктории

  1. Контакту, заполнившему анкету, сразу отправляется письмо “Календарь” со ссылкой для записи на звонок в Calendly Виктории.

Письмо со ссылкой на звонок

Ход проверок

В сценарии автоворонки таймер ждет сутки и делает проверку события “Заполнил вопросы”. Если нет, то отправляется письмо – 1-й фоллоу ап:

Первое напоминание

Дальше такая же схема: ждем сутки и проверяем, были ли заполнены вопросы. Если по-прежнему нет, система отправляет 2-й фоллоу ап “Последняя попытка связаться”:

Второе напоминание

Результаты использования автоворонки

Виктории стало удобнее получать ответы кандидатов и видеть детальную информацию, собранную в карточке контакта в eSputnik.

К этой информации можно быстро получить доступ прямо из письма-уведомления о новом ответе. Достаточно скопировать емейл кандидата, войти в аккаунт, вбить контакт в поиск по базе и откроется сводка со всеми его заполненными данными.

Карточка контакта с данными

В активности контакта можно увидеть, после какого письма цепочки он заполнил вопросы или получил все напоминания и так и не выполнил целевое действие.

История активности контакта

Отслеживание статистики теперь не просто детальное, но и наглядное. Интерфейс отчетов предоставляет ключевые показатели для анализа цепочки. В отчете можно:

  • смотреть, сколько контактов находится на каждом этапе;

  • открыть список тех, кто уже получил письмо с записью на звонок;

  • проанализировать карту кликов (процент переходов по каждой ссылке);

  • изучить график со временем реакции на каждое письмо;

  • отследить на графике показатели доставляемости;

  • выгрузить контакты и построить по ним сегменты (например, экспортировать в отдельную группу всех, кто не отреагировал ни на одно письмо).

Реактивация базы и добор заявок

В базе для рассылок были контакты, которые когда-то подавали заявку, но клиентами не стали.

Чтобы не потерять эти контакты, для них провели реактивацию. В письме предложили оставить заявку на сайте, если они готовы к релокейту. И рассказали, почему полезно оставаться в рассылке, если пока не готовы к переезду.

 Реактивационная рассылка

Ранее реактивация этих контактов не проводилась. Поэтому запуск рассылки проводился в два этапа: первая порция со скоростью 50 контактов в час, вторая – 100 в час. Процент ошибок составил всего 1,7%, что не превышает допустимый порог по условиям сервиса.  Рассылка пошла в пользу прогрева домена и хорошо повлияла на репутацию. Из тысячи контактов мы реактивировали 34% емейлов и дополнительно добрали 5 заявок с этого канала.

В будущем планируем автоматически отправлять реактивационную рассылку контактам, не читавшим массовые рассылки 3 месяца.

Итоги

  1. Автоматизировали воронку для заявок сайта:

    • Настроили автоматический ответ на заявку.

    • Установили проверки ответа от кандидата.

    • Добавили автоматическую отправку уведомления о новом ответе на почту Виктории.

    • Автоматизировали отправку напоминаний. 

  2. Разработали дизайн шаблона для писем.

  3. Упростили работу с письмами за счет сквозных модулей.

  4. Реактивировали треть контактов потенциальных клиентов, с которыми давно не велась коммуникация.

Планы на будущее

За время работы в базе накопилось много емейлов специалистов, которые в прошлом заполняли заявку, но по каким-либо причинам не подошли по требованиям: недостаточный опыт работы, не готов к переезду. Эти лиды очень важны для компании, так как они сами пришли в базу. А наша задача – разогреть их интерес. То есть делать регулярные проморассылки, сегментировать и прогревать существующую аудиторию, развивать лояльность к бренду и выращивать новые лиды, начиная с велком-цепочки.

Этим мы и займемся в будущем, результатами обязательно поделимся с вами. До новых встреч!

5.0 из 5 на основе 4 оценок

Анна Забудская

Email-маркетолог

Маркетолог в агентстве eSputnik. Я придерживаюсь творческого подхода к маркетинговым статьям, взаимодействию с клиентами и дизайну емейл-рассылок.

Комментарии 2

Олег Еремин 1 месяц назад

Круто! Стоит попробовать создать подобное для своего https://jobni.ru/?city=69194&show=false

Анна Забудская 1 месяц назад

Спасибо! Можете обращаться к нам за помощью при реализации support@esputnik.com , sales@esputnik.com ;)